Objetivos e resultados-chave (OKRs)

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Objectives and Key Results (OKRs) é a ferramenta de definição de metas usada por empresas como IBM, Google, LinkedIn, Twitter, Dropbox, Spotify, Disney e BMW para fazer com que milhares de funcionários alcancem as mesmas metas ambiciosas.

Mas você não precisa ser uma empresa multinacional - ou mesmo um líder de equipe - para se beneficiar dos OKRs. Essa estrutura orientada por dados é igualmente poderosa para definir metas pessoais também. Em resumo, é um sistema para garantir que o que você quer que aconteça, aconteça.

Teste as OKRs se você...

• Adora dados e está procurando uma maneira mais rigorosa de definir e acompanhar metas

• Trabalha muito, mas sente que não está progredindo nas coisas certas

• Tem dificuldade em dizer “não” e em manter suas prioridades

• Sente que está estagnado em seu crescimento pessoal e quer se desafiar

• Necessidade de definir prioridades e alinhar ações em uma empresa, divisão ou equipe

Este guia se baseia nas lições de John Doerr - capitalista de risco, evangelista de OKRs e autor do best-seller do New York Times Measure What Matters - para lhe dar uma visão geral do que são OKRs e como fazê-los funcionar, individualmente ou como parte de uma equipe.

O que são OKRs?

Vamos começar com o básico. OKRs significam objetivos e resultados-chave. Em termos simples, os objetivos descrevem para onde você está indo. Os principais resultados são como você chega lá.

Aqui está um exemplo simples de um OKR pessoal para ilustrar:

Em Measure What Matters (Meça o que importa), Doerr descreve os objetivos e os principais resultados como o yin e o yang da definição de metas. Sem resultados-chave que os tornem acionáveis, os objetivos são apenas desejos. Sem objetivos que os fundamentem em uma estratégia e propósito mais elevados, os principais resultados são apenas uma lista de tarefas sem direção.

No entanto, quando considerados em conjunto, os OKRs representam o melhor dos dois mundos, combinando ambições inspiradoras com ações concretas. Metas grandes e de alto nível podem motivar e dar propósito, mas são suas ações de curto prazo que, em última análise, geram resultados. Você precisa de ambos para ser eficaz.

Exemplos de OKR

Quanto mais exemplos de OKRs você vir, mais fácil será entendê-los. Aqui estão três exemplos de OKRs em ação: dois exemplos de equipe e um pessoal.

Com que frequência você deve definir OKRs?

Não há uma cadência de OKR prescrita que você deva seguir, mas Doerr acredita que 1 a 3 meses é o ponto ideal - tempo suficiente para ver os resultados, mas curto o bastante para que a ação pareça urgente. Você também pode ter cronogramas sobrepostos. Por exemplo, você pode definir OKRs anuais de alto nível e depois dividi-los em OKRs trimestrais ou até mensais mais curtos.

Para continuar com um dos exemplos de OKRs acima, se o objetivo anual da sua empresa for “melhorar a taxa de retenção de clientes em um mês em 20%”, o resultado-chave “renovar a série de boas-vindas por e-mail” pode se tornar o objetivo do primeiro trimestre da sua equipe de crescimento com seus próprios resultados-chave:

Lembre-se de que seus objetivos podem permanecer os mesmos por anos a fio, mas seus principais resultados devem ser limitados no tempo.

O que torna os OKRs eficazes?

Dada a simplicidade dos OKRs, é tentador descartar a estrutura como sendo apenas uma reformulação da marca do Vale do Silício de todas as outras abordagens de definição de metas. Mas não é a estrutura em si, mas a mentalidade por trás dela que torna os OKRs transformadores.

Em Measure What Matters, Doerr descreve os quatro “superpoderes” dos OKRs que diferenciam o sistema de outras estruturas de definição de metas:

Foco

Os OKRs criam uma compreensão clara do que precisa ser priorizado. Eles dão a você e à sua equipe permissão para dizer não a todo o resto. Doerr descreve como os OKRs foram libertadores em seu início de carreira na IBM: “Quando as pessoas me procuravam no meio do trimestre com pedidos para redigir novas planilhas de dados, eu sentia que podia dizer não sem medo de repercussão.

Alinhamento

A beleza dos OKRs é que eles são uma abordagem tanto de cima para baixo quanto de baixo para cima para a definição de metas. Enquanto a empresa define OKRs estratégicos e de alto nível (de cima para baixo), as equipes e os indivíduos são capacitados a definir seus próprios OKRs (em consulta com seus gerentes) para melhor atender às metas da empresa (de baixo para cima). Em seguida, eles se apropriam dessa parte específica do trabalho.

Doerr escreve sobre alinhamento no contexto de corporações com centenas ou milhares de funcionários, mas isso também se aplica à definição de metas individuais. Quando bem utilizados, os OKRs individuais alinham suas ações cotidianas com as metas e os objetivos maiores que você definiu para si mesmo.

Responsabilidade

Os OKRs apóiam o que Doerr chama de “espírito de responsabilidade sem julgamento”. Prazos claros criam urgência, a medição objetiva elimina a subjetividade e os check-ins regulares garantem que uma ação imediata seja tomada se um resultado-chave sair do caminho ou precisar ser ajustado. Na era do trabalho do conhecimento, em que muitas vezes é difícil medir e definir o resultado, os OKRs podem ser um ponto de referência mutuamente acordado para avaliar o que está funcionando, o que está bloqueando e o que precisa mudar.

Crescimento

Quando usados corretamente, os objetivos e principais resultados podem ser uma poderosa força motivadora para que você, sua equipe ou sua empresa se esforcem além de suas capacidades atuais. A definição de OKRs deve fazer com que você se sinta desconfortável e, ao mesmo tempo, fazer com que o fracasso e o aprendizado subsequente sejam uma parte natural do processo.

7 princípios fundamentais para fazer as OKRs funcionarem

Os OKRs podem parecer simples na superfície, mas isso não significa que sejam fáceis de implementar na prática. Doerr resume décadas de experiência ajudando empresas a implementar OKRs em 7 lições essenciais para fazê-los funcionar em qualquer contexto:

Menos é mais

Doerr recomenda de 3 a 5 resultados-chave por objetivo. Mais do que isso e a clareza e o foco que os OKRs proporcionam serão enfraquecidos.

Defina metas de baixo para cima

Como observou o especialista em gestão Peter Drucker, “quando as pessoas escolhem um curso de ação, é mais provável que o levem a cabo”. Doerr recomenda que as equipes e os indivíduos definam cerca de metade de seus próprios OKRs em consulta com seus gerentes, em vez de todas as metas virem do topo.

Sem imposições

Mesmo os OKRs de alto nível e de cima para baixo definidos pelos líderes da empresa devem ser obtidos por meio de um processo colaborativo e inclusivo. O acordo coletivo e a adesão são essenciais para o sucesso.

Mantenha a flexibilidade

Os OKRs devem ser ágeis em resposta às mudanças nas circunstâncias. Os principais resultados podem ser modificados no meio do ciclo ou até mesmo descartados se ficar claro que não fazem mais sentido. Embora os objetivos tendam a ser mais de longo prazo, eles também podem mudar conforme necessário para se adaptar a novas realidades e informações. Por exemplo, quando a Motorola começou a roubar participação no mercado em 1979, a IBM teve que mudar rapidamente as prioridades em resposta. Em um nível mais pessoal, se você se lesionar durante o treinamento para uma maratona, precisará ajustar o foco em um novo objetivo de recuperação. Sem flexibilidade, os OKRs rapidamente se tornarão irrelevantes.

Defina metas "esticadas"

Você não deve atingir 100% de seus OKRs. O Google é famoso por ter como meta uma taxa de sucesso de 60 a 70%. Uma taxa de sucesso de 100% significa que você jogou muito seguro com suas metas. Os objetivos e principais resultados devem levar você, sua equipe e/ou sua empresa a ir além do que você é capaz de fazer no momento. Se um subconjunto de seus objetivos e principais resultados o fizer sentir-se desconfortável, você está fazendo a coisa certa.

Nunca atrele as OKRs a incentivos financeiros

Para as empresas, Doerr deixa claro que, para que os OKRs funcionem, eles devem permanecer separados da remuneração. Quando os principais resultados são vinculados a bônus e promoções, as pessoas são incentivadas a jogar pelo seguro. Para enfatizar esse ponto, Doerr cita Andy Grove, executivo da IBM e o “Pai dos OKRs”: “[Os OKRs] servem para dar ritmo a uma pessoa - para colocar um cronômetro em sua própria mão para que ela possa avaliar seu próprio desempenho. Não se trata de um documento legal no qual se baseiam as avaliações de desempenho.”

Seja paciente

Definir OKRs é difícil. O que funcionou na IBM ou no Google provavelmente não funcionará exatamente da mesma forma em sua organização ou para você pessoalmente. A mentalidade flexível de tentativa e erro por trás da definição de OKRs se aplica igualmente ao processo de aplicação do próprio sistema. É improvável que você acerte na primeira tentativa, mas ao reavaliar e ajustar constantemente sua abordagem, você chegará mais perto do que é mais útil para você.

Erros e equívocos comuns sobre OKRs

Assim como acontece com a maioria dos métodos de produtividade popularizados, as pessoas têm opiniões muito fortes sobre como fazer OKRs da maneira “certa”. Infelizmente, algumas concepções errôneas rigidamente mantidas impedem que as pessoas percebam todo o potencial dos OKRs ou as desencorajam a aplicar a estrutura de OKRs em primeiro lugar.

“Você precisa ter conhecimento de dados para fazer OKRs.”

Definir os principais resultados pode ser assustador, principalmente se você não se considera uma “pessoa de dados”. Embora os principais resultados devam ser mensuráveis, isso não significa que você precise ter um sistema de dados sofisticado para rastreá-los.

Se você é um escritor com o objetivo de escrever um romance best-seller, um resultado-chave pode ser “Escrever 1.000 palavras por dia”. Se seu objetivo é contratar um vice-presidente de marketing, um resultado importante pode ser “entrevistar 10 candidatos”. Você não precisa de ferramentas sofisticadas nem de conhecimento especializado para acompanhar qualquer um desses números.

“Mensurável significa números.”

Muitas pessoas lhe dirão que os OKRs precisam se basear em números - por exemplo, fazer US$ 10.000 em novas vendas, conseguir 5.000 novos assinantes, reduzir a taxa de rotatividade em 25%. Isso não é necessariamente verdade. Embora muitos resultados-chave sejam baseados em números, muitos resultados-chave que valem a pena podem ser medidos apenas como 0 ou 1 - ou você fez isso ou não fez. A pergunta mais importante a ser feita sobre seus OKRs é: “No final deste período, poderei dizer que consegui ou não?” Se a resposta for sim, então se trata de um resultado mensurável. “Mensurável significa números”.

Por exemplo, “Criar a especificação final do projeto com a adesão da equipe até 15 de abril” é um resultado-chave perfeitamente bom e mensurável, mesmo que não tenha números associados a ele. Visto dessa forma, os resultados-chave tornam-se uma ferramenta muito mais flexível e útil que pode abranger tanto os estágios de planejamento quanto os de execução de um projeto.

“OKRs são apenas para equipes e empresas.”

Embora os OKRs sejam geralmente mencionados no contexto das empresas, você pode usá-los com a mesma eficácia para si mesmo, quer seja uma empresa de uma só pessoa ou apenas queira uma maneira mais rigorosa de monitorar suas metas pessoais.

“As OKRs devem abranger todo o seu trabalho.”

Seus principais resultados não são uma lista de todas as tarefas que você precisa concluir em um dia. Por exemplo, a maioria de nós tem de responder a e-mails como parte de nossas tarefas regulares, mas você não definiria “chegar à caixa de entrada zero todos os dias” como um resultado-chave. Em vez disso, os OKRs devem ser usados para destacar apenas o trabalho mais importante que você precisa fazer para atingir seus objetivos.

Como monitorar seus OKRs no Todoist

Para que os OKRs funcionem, suas tarefas diárias precisam estar alinhadas com seus principais resultados. Uma maneira fácil de priorizar visualmente os OKRs em seu Todoist é com projetos e subprojetos.

Configuração de seus projetos OKR

Comece criando um projeto para cada um de seus objetivos. Em cada projeto de objetivo, crie uma seção para cada resultado principal.

Adicione tarefas para as etapas que você precisará executar para alcançar cada resultado, juntamente com as datas de vencimento, para ficar no caminho certo. Adicione mais tarefas ao longo do ciclo, conforme necessário.

Certifique-se de incluir uma tarefa semanal recorrente para analisar cada resultado-chave, identificar o que está indo bem e o que precisa ser adaptado, adicionar novas tarefas que tenham surgido e planejar suas prioridades para a semana seguinte.

Dependendo dos seus OKRs, pode fazer sentido manter o controle de um ou mais resultados-chave como tarefas em vez de subprojetos. Por exemplo, se o seu objetivo for “Publicar um romance por conta própria”, o resultado-chave “escrever 1.000 palavras por dia” provavelmente fará mais sentido como uma tarefa diária em vez de um projeto próprio.

Lembre-se de ser flexível! Cada OKR é único e pode exigir uma configuração ligeiramente diferente.

Criando um filtro OKR

Dê ainda mais ênfase às suas tarefas relacionadas a OKRs separando-as em sua própria visualização com filtro. Use o parâmetro de filtro "próximos 7 dias & #projeto objetivo" para ver todas as tarefas em seu "projeto objetivo" que vencem nos próximos 7 dias.

No início do dia, abra o filtro “OKR Tasks” (Tarefas OKR) para ver o trabalho no qual você deve se concentrar em seguida.

Acompanhamento dos OKRs da equipe com o Todoist Business

Se você usa o Todoist Business para gerenciar as tarefas da sua equipe, adicione as OKRs da sua equipe como tarefas Entrada da equipe para que todos possam consultá-las a qualquer momento.

Use as seções do projeto para dividir as OKRs por equipe e atribua cada resultado-chave à pessoa responsável por ele. Cada proprietário de um resultado-chave pode publicar atualizações nos comentários da tarefa para que todos saibam em que pé está cada OKR.

Esse nível de transparência reforça todos os quatro superpoderes dos OKRs para a sua equipe:

• Foco: todos podem ver claramente as prioridades da empresa.

• Alinhamento: todos entendem como as OKRs de cada equipe se encaixam com os demais para apoiar as OKRs de toda a empresa.

• Responsabilidade: cada proprietário de um resultado-chave se compromete publicamente com suas OKRs e é responsável por informar o progresso a toda a equipe.

• Crescimento: com OKRs e atualizações públicas, toda a empresa pode ver que as OKRs "esticadas" são algo a ser adotado e que as falhas são uma oportunidade de aprendizado, não algo a ser punido.

Quando se trata de atingir suas metas, não há substituto para o trabalho árduo. Mas o trabalho árduo não o levará aonde você quer ir se estiver na direção errada. Na próxima vez que você se sentar para pensar onde quer estar no próximo mês, trimestre ou ano, tente usar a estrutura de objetivos e principais resultados para definir metas grandes e audaciosas e traçar um caminho concreto e mensurável para chegar lá.