Johdanto Todoist-malleihin

Todoist-mallien avulla voit nopeasti toistaa onnistuneita työnkulkuja aloittamatta joka kerta alusta. Voit selata valmiita malleja kirjastostamme tai luoda omia malleja, jotka sopivat juuri sinun tarpeisiisi. Hallinnoitpa sitten viikoittaista projektikatsausta tai suunnittelet somekampanjaa, mallipohjien käyttö säästää aikaa ja vähentää turhaa päänvaivaa.

Voit käyttää malleja esimerkiksi:

  • Onnistuneiden projektien toistamiseen, kuten tuotelanseerauksiin tai tapahtumasuunnitteluun
  • Toistuvien tapojen seuraamiseen, kuten katsauksiin tai kuukausittaisiin kuntoilutavoitteisiin
  • Tiimin prosessien vakioimiseen jakamalla malleja esimerkiksi perehdytykseen tai kokousten esityslistoihin
  • Henkilökohtaisten luetteloiden järjestämiseen, kuten matkapakkauslistoihin tai kauppalistoihin
Play

Valmiin mallin käyttäminen

Voit käynnistää seuraavan projektisi millä tahansa valmiista malleistamme. Näin lisäät mallin Todoist-projektiisi:

templates-project-context-menu.png

  1. Klikkaa Lisää-kuvaketta työtilan nimen vieressä.
  2. Avaa malligalleria klikkaamalla Selaa malleja.
  3. Etsi tiettyä mallia hakupalkista tai tutustu eri malliluokkiin vierittämällä alaspäin.
  4. Avaa malli.
  5. Klikkaa Kopioi Omiin projekteihin. Jos luot tiimiprojektia, näkyviin tulee tiimin nimi.
  1. Napauta Lisää-kuvaketta työtilan nimen vieressä.
  2. Avaa malligalleria valitsemalla Selaa malleja.
  3. Napauta hakupalkkia löytääksesi mallin tai pyyhkäise vasemmalle selataksesi eri malliluokkia.
  4. Avaa malli.
  5. Napauta Kopioi Omiin projekteihin. Jos olet luomassa tiimiprojektia, näkyviin tulee tiimin nimi.

Doist-templates-list.png

  1. Napauta Lisää-kuvaketta työtilan nimen vieressä.
  2. Avaa malligalleria valitsemalla Selaa malleja.
  3. Napauta hakupalkkia löytääksesi mallin tai pyyhkäise vasemmalle selataksesi eri malliluokkia.
  4. Avaa malli.
  5. Napauta Kopioi Omiin projekteihin. Jos olet luomassa tiimiprojektia, näkyviin tulee tiimin nimi.

Mukautetun mallin luominen

Kun olet lisännyt kaikki tarvittavat tehtävät, näin luot projektimallin ja lisäät sen galleriaan:

  1. Avaa projekti sivupalkista.
  2. Klikkaa oikeasta yläkulmasta kolmen pisteen kuvaketta.
  3. Valitse Tallenna mallina. Malligalleria avautuu.
  4. Valitse haluamasi malliväri.
  5. Kirjoita mallille kuvaus.
  6. Klikkaa Tallenna.

Löydät tallentamasi mallin malligallerian Omat mallit -osiosta.

Pikavinkki

Jos et keksi hyvää mallin kuvausta, klikkaa Luo AI-avustajalla, niin tekoäly luo sinulle sopivan kuvauksen. Tämä kuvaus on englanniksi tai espanjaksi.
  1. Napauta oikeasta alakulmasta Selaa.
  2. Valitse oikeasta yläkulmasta kolmen pisteen kuvake.
  3. Valitse projekti.
  4. Valitse Tallenna mallina. Näet esikatselun mallistasi.
  5. Napauta Seuraava ja lisää mallin kuvaus. Voit vaihtaa mallin väriä.
  6. Napauta Tallenna.

Löydät tallentamasi mallin malligallerian Omat mallit -osiosta.

Pikavinkki

Jos et keksi hyvää mallin kuvausta, napauta Luo AI-avustajalla, niin tekoäly luo sinulle sopivan kuvauksen. Tämä kuvaus on englanniksi tai espanjaksi.
  1. Napauta oikeasta alakulmasta Selaa.
  2. Valitse projekti.
  3. Valitse oikeasta yläkulmasta kolmen pisteen kuvake.
  4. Valitse Tallenna mallina. Näet esikatselun mallistasi.
  5. Napauta Seuraava ja lisää mallin kuvaus. Voit vaihtaa mallin väriä.
  6. Napauta Tallenna.

Löydät tallentamasi mallin malligallerian Omat mallit -osiosta.

Pikavinkki

Jos et keksi hyvää kuvauksen sisältöä mallillesi, klikkaa Luo kuvaus, niin sellainen luodaan sinulle automaattisesti. Tämä kuvaus on saatavilla englanniksi tai espanjaksi.

Mallin lataaminen

Jos olet aiemmin tallentanut mallipohjasi CSV-tiedostoina, voit ladata ne malligalleriaan ja käyttää niitä missä tahansa, missä Todoistia käytät. Muista tarkistaa, että CSV-tiedostosi vastaa tuettua formaattia.

  1. Avaa malligalleria.
  2. Klikkaa Lataa malli.
  3. Valitse CSV-tiedosto laitteeltasi tai vedä tiedosto tuodaksesi mallisi.
  4. Muuta mallin nimeä, väriä ja kuvausta.
  5. Klikkaa Tallenna.

Mallisi on nyt tallennettu malligalleriaan.

Voit ladata CSV-tiedostoja vain tietokoneelta. Kun se on ladattu, löydät ja voit käyttää niitä malligalleriassa millä tahansa laitteella.

Mallin muokkaaminen

Projektit muuttuvat ajan myötä, joten haluat mallisi heijastavan näitä muutoksia.

Tuo malli, tee tarvittavat muutokset projektiisi. Luo sen jälkeen projektista uusi malli, jolla on eri väri ja nimi. Tämä auttaa erottamaan sen vanhemmasta versiosta. Kun olet luonut uuden mallipohjan, poista vanha.

Mukautetun mallin käyttäminen

Oletko valmis käyttämään mukautettua mallia projektissasi? Näin käytät mukautettua mallia Todoistissa:

Doist-templates-list.png

Uuteen projektiin

  1. Klikkaa Lisää-kuvaketta työtilan nimen vieressä.
  2. Klikkaa Selaa malleja. Tämä avaa malligallerian.
  3. Etsi malli, jota haluat käyttää projektissasi.
  4. Klikkaa Kopioi Omiin projekteihin. Jos olet luomassa tiimiprojektia, näkyviin tulee tiimin nimi.

Olemassa olevaan projektiin

  1. Avaa projekti sivupalkista.
  2. Klikkaa oikeasta yläkulmasta kolmen pisteen kuvaketta.
  3. Valitse Käytä malliani.
  4. Valitse Selaa mallejani. Jos loit juuri projektimallin, se on Viimeksi käytetyt -luettelossa.
  5. Valitse malli Omat mallit -luettelosta.
  6. Klikkaa Tuo projektiin.

Huomautus

Jos tehtävillä on vastuuhenkilöitä, he pysyvät tehtävien suorittajina myös mallissa. Varmista, että kyseiset henkilöt on lisätty projektiinennen mallin tuomista.

Uusi projekti

  1. Napauta Lisää-kuvaketta työtilan nimen vieressä.
  2. Valitse Selaa malleja.
  3. Avaa malli Omat mallit -osiosta.
  4. Napauta Kopioi Omiin projekteihin. Jos olet luomassa tiimiprojektia, näkyviin tulee tiimin nimi.

Olemassa oleva projekti

  1. Avaa projekti.
  2. Napauta oikeasta yläkulmasta kolmen pisteen kuvaketta.
  3. Valitse Käytä malliani.
  4. Napauta Selaa mallejani nähdäksesi kaikki mallisi galleriassa.
  5. Valitse mallisi.
  6. Napauta Tuo projektiin.
  7. Napauta Vahvista.

Huomautus

Jos tehtävillä on vastuuhenkilöitä, he pysyvät tehtävien suorittajina myös mallissa. Varmista, että kyseiset henkilöt on lisätty projektiin ennen mallin tuomista.

Uuteen projektiin

  1. Napauta Lisää-kuvaketta työtilan nimen vieressä.
  2. Valitse Selaa malleja.
  3. Avaa malli Omat mallit -osiosta.
  4. Napauta Kopioi Omiin projekteihin. Jos olet luomassa tiimiprojektia, näkyviin tulee tiimin nimi.

Olemassa olevaan projektiin

  1. Avaa projekti.
  2. Napauta oikeasta yläkulmasta kolmen pisteen kuvaketta.
  3. Napauta Selaa mallejani nähdäksesi kaikki mallisi galleriassa.
  4. Valitse mallisi.
  5. Napauta Tuo projektiin.
  6. Napauta Vahvista.

Huomautus

Jos olet delegoinut tehtäviä tietylle henkilölle, nämä tehtävät pysyvät hänelle delegoituina, kun tallennat projektin mallina. Jos haluat säilyttää nämä määritykset, varmista, että lisäät oikeat henkilöt projektiin ennen mallipohjan tuomista.

Mallin poistaminen

Haluatko siivota malligalleriaasi? Näin voit poistaa tarpeettoman mallin:

  1. Klikkaa Lisää-kuvaketta työtilan nimen vieressä.
  2. Klikkaa Selaa malleja.
  3. Avaa malli Omat mallit -osiosta.
  4. Klikkaa Poista. Näet varoitusikkunan.
  5. Vahvista klikkaamalla uudelleen Poista.
  1. Napauta Lisää-kuvaketta työtilan nimen vieressä.
  2. Valitse Selaa malleja.
  3. Valitse malli Omat projektimallit -osiosta.
  4. Napauta oikeasta yläkulmasta kolmen pisteen kuvaketta.
  5. Napauta Poista malli. Näet varoitusikkunan.
  6. Vahvista napauttamalla Poista malli.
  1. Napauta Lisää-kuvaketta työtilan nimen vieressä.
  2. Valitse Selaa malleja.
  3. Valitse malli Omat projektimallit -osiosta.
  4. Napauta oikeasta yläkulmasta kolmen pisteen kuvaketta.
  5. Napauta Poista malli. Näet varoitusikkunan.
  6. Vahvista napauttamalla POISTA.

Ota kaikki hyöty irti malleista

Mallit ovat todellisia ajansäästäjiä, jos luot toistuvasti samanlaisia projekteja. Tässä muutamia parhaita käytäntöjä, jotka kannattaa pitää mielessä, kun käytät malleja Todoistissa:

Nimi ratkaisee kaiken

Käytä johdonmukaisia nimeämiskäytäntöjä, jotta mallit on helpompi löytää ja ymmärtää yhdellä silmäyksellä. Jos esimerkiksi tietty joukko malleja on tarkoitettu markkinointitiimille, voit lisätä jokaisen mallin nimen alkuun kirjaimet MK.

Lisää kontekstia tehtävien kuvausten ja kommenttien avulla

Sen sijaan, että aloittaisit tyhjältä pöydältä, lisää tehtäviin kuvauksia ja kommentteja heti alusta alkaen tarjotaksesi taustatietoa mallin tarkoituksesta. Esimerkiksi uusi työntekijä voi tuoda osastosi perehdytysmallin, jolloin hänellä on käytössään kaikki tarvittavat ohjeet aloittaakseen työt välittömästi.

Aloita heti tehtävämallien avulla

Tehtävämallit koostuvat vain tärkeimmistä ydin- ja alitehtävistä. Luo mukautettu malli, joka sisältää vain välttämättömät asiat, ja valitse sitten projektivalikosta Käytä malliani -vaihtoehto lisätäksesi tehtävät projektiin välittömästi.

Päivitä malleja säännöllisesti

Pidä suunnittelu mahdollisimman vaivattomana päivittämällä mallisi aina, kun projekteissasi tapahtuu merkittäviä muutoksia. Jos huomaat, että kaksi tai useampi tehtävä poistetaan tai lisäät yhtä monta tehtävää mallin lissämisen jälkeen, tallenna tämä uutena mallina ja poista vanhempi.

Jaa itse luomasi mallit tiimillesi

Jos olet luonut Todoist-tiimin, hyvin laadittu malli voi säästää huomattavasti suunnitteluaikaa ja -vaivaa, jolloin voit saada projektin käyntiin minuuteissa.

Jakaaksesi mallin tiimisi jäsenille, avaa malli ja klikkaa näytön oikeassa yläkulmassa olevaa jakokuvaketta. Anna pääsy kaikille tiimin jäsenille ja klikkaa Kopioi linkki -painiketta jakaaksesi mallin heidän kanssaan.

Aloittaminen

Oletko valmis säästämään tuntikausia aikaa välttämällä samojen projektien luomista uudelleen? Mallikirjasto on paras paikka etsiä malleja, jotka voivat toimia perustana monille toistuville projekteillesi. Jos sinulla on vaikeuksia mallien lisäämisessä, muokkaamisessa tai poistamisessa Todoistissa, ota meihin yhteyttä. Me – Rikke, Nina, Carol ja muut tiimiläisemme – autamme mielellämme!

Kunnioitamme yksityisyyttäsi

Käytämme evästeitä parantaaksemme sivustoamme ja Todoistin markkinointia. Valitse haluamasi asetukset, niin muistamme valintasi.