Neu bei Todoist? Dieser Guide führt dich durch die wichtigsten Grundlagen, damit du dich schnell organisieren kannst. Lerne, wie du Projekte erstellst, Aufgaben hinzufügst, Termine setzt, große Ziele in kleine Schritte unterteilst und deinen Tag priorisierst. Am Ende hast du alles, was du brauchst, um deine Arbeit und dein Leben in den Griff zu bekommen.

Beginne mit einem Projekt

Mit Todoist-Projekten behältst du den Überblick über all deine Aufgaben und kannst sowohl deine großen als auch deine kleinen Ziele erreichen.

Um ein Projekt zu erstellen, wähle im Navigationsmenü das Plus-Symbol neben Meine Projekte. Gib deinem Projekt einen Namen, suche dir eine Farbe aus und wähle, ob das Projekt als Liste, Board oder Kalender (nur im Pro- und Business-Plan verfügbar) angezeigt werden soll.

Nachdem du dein Projekt eingerichtet hast, kannst du entscheiden, wie du es nutzen möchtest:

• Erstelle einen Lehrplan
• Verfolge eine Marketing-Kampagne

• Teile eine Einkaufsliste

Füge deine erste Aufgabe hinzu

Alle Projekte beginnen mit einem einzigen Schritt. Aber belasse es nicht dabei. Füge deine Aufgaben hinzu.

Wähle in deinem neuen Projekt Aufgabe hinzufügen. Gib den Namen deiner Aufgabe ein und wähle dann Aufgabe hinzufügen.

Aufgaben, die erfolgreich erledigt werden, sind meistens:

• Super konkret und auf den Punkt gebracht
• Umsetzbar
• Von einer Dauer, die nicht über eine Stunde hinausgeht

Halte deinen Zeitplan ein

Todoist erkennt automatisch Fälligkeitsdaten, unabhängig von der Schreibweise.

Wenn du den Namen deiner Aufgabe eingibst, schreibe auch das Datum der Aufgabe dazu.

Todoist versteht Daten wie:

• Heute Trauben kaufen
• Dieses Wochenende Terrassendielen streichen
• Am 15. Sept. um 14 Uhr Marketingbericht überarbeiten
• Jeden 3. Di. für 6 Monate ab April Kurs zur beruflichen Weiterbildung besuchen

Hier ist die komplette Liste der Daten.

Teile große Aufgaben in Unteraufgaben auf

Kleine Aufgaben sind viel einfacher zu erledigen als große. Breche große Ziele deshalb in überschaubare To-dos auf.

Erstelle eine Unteraufgabe, indem du eine beliebige Aufgabe auswählst und Unteraufgabe hinzufügen wählst. Gib wie gewohnt den Namen und das Datum der Unteraufgabe ein.

Wenn du zurück in deinem Projekt bist, kannst du den Pfeil neben deiner Hauptaufgabe verwenden, um deine Unteraufgaben anzuzeigen oder auszublenden.

Nützliche Hinweise:

• Teile große Aufgaben in kurze, einfache Aufgaben auf
• Verfolge deine Fortschritte
• Blende die Unteraufgaben aus, wenn du nach Ruhe strebst, blende sie ein, wenn du aktiv sein willst

Gliedere deine Aufgaben in Abschnitte

Bringe mit Abschnitten Ordnung in deine langen Aufgabenlisten. Unterteile dein Projekt so, dass es für dich am besten passt.

Setze den Cursor unter deine Aufgabenliste und wähle die daraufhin eingeblendete Zeile Abschnitt hinzufügen.

Aufgaben zu deinem Eingang hinzufügen

Wenn du dir nicht sicher bist, welchem Projekt eine neue Aufgabe zugeordnet werden soll, füge die Aufgabe deinem Eingang hinzu. Dies ist der Ort für Aufgaben, die (noch) kein Projekt haben, und die perfekte Möglichkeit, Dinge aus deinem Kopf zu bekommen.

Deinen Eingang findest du oben im Navigationsmenü. Jede Aufgabe, die nicht zu einem bestimmten Projekt hinzugefügt wurde, wird standardmäßig dort hinzugefügt.

Verschiebe dann Aufgaben mühelos aus deinem Eingang in Projekte. Wähle die gewünschte Aufgabe aus, um die Aufgabenansicht zu öffnen. Klicke rechts auf Projekt und wähle das passende Projekt aus.

Plane deine Zukunft

Finde in den Ansichten Heute und Demnächst alle Aufgabe, die für heute, diese Woche oder für eine beliebige andere Woche geplant sind.

Beide Ansichten findest du unterhalb deines Eingangs im Navigationsmenü.

• Die Ansicht Heute zeigt alle für heute geplanten Aufgaben aus allen deinen Projekten an.
• In der Ansicht Demnächst siehst du alle Aufgaben, die für die Zukunft geplant sind.

Setze deine Prioritäten für den Tag

Wenn du viel zu tun hast, kann es leicht passieren, dass du dich in deiner Aufgabenliste verlierst. Behalte den Überblick mit farblich gekennzeichneten Prioritätsstufen.

Um Prioritätsstufen festzulegen, wähle eine Aufgabe aus. Wähle in der Aufgabenansicht über das Flaggen-Symbol die rote Prioritätsstufe 1, die orangefarbene Prioritätsstufe 2, die blaue Prioritätsstufe 3 oder die weiße Prioritätsstufe 4.

Die Aufgaben mit der höchsten Priorität werden in den Ansichten Heute und Demnächst ganz oben angezeigt, damit du weißt, was du zuerst bearbeiten musst.

Profi-Tipps:

• Wähle jeden Tag nur einige wenige Aufgaben aus, die du unbedingt erledigen musst
• Erledige die schwierigste Aufgabe zuerst
• Verschiebe alle unerledigten Aufgaben auf ein anderes Datum

Lege Termine für große Pläne fest

Füge eine Deadline zu Aufgaben mit einem festen Abgabetermin hinzu, für die du vorausplanen musst. Deadlines sind im Pro-Plan verfügbar. Der schnellste Weg, eine Deadline hinzuzufügen, ist, sie während der Aufgabenerstellung einzugeben. Verwende geschweifte Klammern, wenn du eine neue Aufgabe erstellst, um eine Deadline hinzuzufügen. Wenn du zum Beispiel {nächsten Freitag} eingibst, wird die Deadline auf nächsten Freitag gesetzt.

Erledige deine Aufgaben

Große Erfolge werden nach und nach durch kleine Schritte erzielt. Nimm dir daher einen Moment Zeit, um auf all die Fortschritte zurückzublicken, die du gemacht hast.

Hake Dinge von deiner Liste ab, indem du den Kreis neben der erledigten Aufgabe auswählst. Du kannst Aufgaben auch wieder als unerledigt markieren.

Um alle Aufgaben zu sehen, die du abgehakt hast, klicke oben in deinem Projekt auf das Dreipunkt-Symbol. Wähle dann im Menü die Option Erledigte Aufgaben.

Hierbei kann Todoist dir helfen:

• Verfolge deine Erfolge
• Erkenne Herausforderungen
• Belohne dich für das, was du erreicht hast!

Kontaktiere uns

Jetzt kennst du die Grundlagen und bist bereit, deine Arbeit und dein Leben mit Todoist zu organisieren. Falls du Fragen hast, kontaktiere uns. Unser Team – bestehend aus Dermot, Diane, Keita und weiteren Mitgliedern – ist gern für dich da!