Time blocking

Todoist is 's werelds beste taakmanager om je werk en leven te organiseren. Vertel me meer

"Ik schat dat een getimeblockte werkweek van 40 uur evenveel output genereert als een werkweek van meer dan 60 uur zonder structuur."

— Cal Newport, auteur van Deep Work

Als er iets is dat gezegd kan worden over de moderne werkplek, is het dit: als je je schema niet controleert, zal het jou controleren.

We weten hoe uitdagend het is om de noodzakelijke kwaden van vergaderingen, e-mails, teamchats en die schijnbaar eindeloze lijst van taken in balans te houden. Vooral wanneer je wat gefocuste tijd wilt voor de dingen waar je echt om geeft. Aangezien een digitale kluizenaar worden voor de meesten van ons geen optie is, hebben we concrete strategieën nodig om ons te helpen focussen in een wereld die ontworpen is om ons af te leiden.

Dat is waar time blocking van pas komt.

We’ve made a companion video for time blocking because everyone learns differently, and we know some of you prefer to watch instead of read. Check out that video below, or continue reading for a deeper dive.

Time blocking (en zijn neefjes time boxing, task batching en day theming) is een eenvoudige maar effectieve manier om de controle over je tijd terug te nemen.

Probeer time blocking uit als je...

• Meerdere projecten en verantwoordelijkheden balanceert, zoals Jack Dorsey, oprichter van Square, die day theming gebruikte om twee grote bedrijven te leiden.

• Te veel tijd spendeert in een "reactieve modus", door je e-mails te checken en beantwoorden zodra ze in je inbox belanden.

• Je dag versnipperd ziet door opeenvolgende vergaderingen, waardoor je het gevoel hebt dat je dag voorbij is voordat het zelfs maar begonnen is.

• Constant onderbrekingen door de dag heen bestrijdt, met onverwachte verzoeken die je focus verbreken.

• Moeite hebt om de tijd en mentale ruimte te vinden om in grote lijnen te denken.

Deze gids geeft je een overzicht van time blocking, task batching, day theming en time boxing. We gaan je tonen hoe een combinatie van deze strategieën, je agenda en een taakmanager zoals Todoist je kunnen helpen om je schema te heroveren.

Wat is time blocking?

Time blocking is een tijdmanagementmethode waarbij je je dag opdeelt in blokken van tijd. Elk blok is gewijd aan een specifieke taak of groep taken. Je kan bijvoorbeeld 9:00 tot 10:00 reserveren voor het checken en beantwoorden van e-mails, 10:00 tot 12:00 voor het werken aan een specifiek project, en 13:00 tot 14:00 om te lunchen in dat nieuwe Thaise restaurant.

We houden van time blocking omdat het:

• De productiviteit een boost geeft

• Een duidelijke structuur bevordert

• Focus verhoogt

• De organisatie verbetert door taken te categoriseren

• Tijdmanagement versterkt

In plaats van een open to-do lijst bij te houden van dingen die je zal doen wanneer je kan, begin je elke dag met een concreet schema waarin staat wat je gaat doen en wanneer.

Hoe je je dag kan timeblocken

De sleutel tot time blocking is om je taken vooraf te categoriseren en prioriteren. Plan daarna je tijdsblokken voor elke dag. Wees echter voorzichtig, dit kan ingewikkeld worden als je geen proces zoals het volgende hebt.

Hier is een stap-voor-stap proces om je tijd te timeblocken:

1. Identificeer je taken. Maak een lijst van wat je deze week moet doen. Als je niet gewend bent aan to do-lijsten en je pakt taken aan wanneer ze opduiken, begin dan eens een week bij te houden wat je doet. Zodra je je taken identificeert, prioriteer je ze vervolgens op belangrijkheid en dringendheid. De Eisenhower Matrix is daar heel handig voor.

2. Maak je werkblokken aan en plan ze in. Wijs specifieke periodes toe aan elke taak of groep taken, en gebruik een planner of digitale agenda om je dag in kaart te brengen. Je kan in de ochtend tijd blokkeren voor werktaken met een hoge prioriteit, in de middag voor meetings, en in de late namiddag voor administratieve taken en e-mails.

3. Breng je schema in balans. Naast werkgerelateerde taken kan je ook persoonlijke boodschappen, pauzes en vrijetijdsactiviteiten opnemen. Vergeet niet om pauzes in te plannen om uit te rusten en op te laden!

4. Hou je aan je schema. Volg je schema zo nauwkeurig mogelijk en concentreer je alleen op de taak die aan elk werkblok is toegewezen. Als iets niet af raakt, verplaats het dan naar een toekomstige blok in plaats van het huidige te verlengen.

5. Review je dag en maak aanpassingen. Aan het einde van elke werkdag, review je alle taken dat je niet voltooid hebt, plus nieuwe taken die binnengekomen zijn, en pas je je tijdsblokken aan voor de rest van de week.

Wanneer dagen van tevoren getimeblockt zijn, hoef je niet constant keuzes te maken over waar je je op moet concentreren. Het enige wat je hoeft te doen is je aan je getimeblockte schema te houden. Als je afgeleid raakt of van je taak afwijkt, kijk dan gewoon naar je schema en ga je terug naar de taak waarvoor je tijd hebt geblokkeerd.

Time blocking-methoden

Time blocking heeft een paar nauw verwante maar verschillende neefjes die het overwegen waard zijn: task batching, day theming en time boxing. Onderstaande tabel geeft een omschrijving en voorbeelden van time blocking voor elk van deze neefjes.

Whether you’re a remote worker, an active student, or a busy mom (or all three!), there are time blocking techniques to fit your lifestyle and work habits. It’s easy for anyone to find a method that boosts their unique productivity needs.

Task batching

Task batching is wanneer je gelijkaardige (en gewoonlijk kleinere) taken samen groepeert en specifieke tijdsblokken inplant om ze allemaal tegelijkertijd aan te pakken. Door gelijkaardige taken in groep aan te pakken, beperk je de hoeveelheid context-switching door je dag heen. Dit bespaart kostbare tijd en mentale energie.

Twee blokken van 20 minuten inplannen om je e-mail te verwerken is bijvoorbeeld efficiënter dan de hele dag om de 15 minuten je inbox te checken.

Time blocking gaat goed samen met task batching omdat het je ervan weerhoudt om elke individuele taak in je agenda in te plannen. Blokkeer gewoon tijdsblokken elke dag of week voor wanneer je een bepaalde groep activiteiten wil voltooien, bijvoorbeeld e-mail, facturering, workouts, vergaderingen, schrijven, coderen, deep work, boodschappen, maaltijdvoorbereiding.

Day theming

Day theming is een extremere versie van task batching. Zoals de naam suggereert, gaat day theming over het kiezen van een thema voor elke dag en vervolgens de hele dag toe te wijden aan een specifiek type werk of project.

In plaats van de hele dag tussen verschillende soorten taken te schakelen, richt je je op één hoofdthema, waardoor je je dieper kan concentreren. Je kan bijvoorbeeld maandagen aanwijzen voor vergaderingen, dinsdagen voor creatief werk, woensdagen voor administratieve taken, enzovoort.

Mike Vardy, oprichter van Productivityist, gebruikt day theming om zijn overkoepelende focus voor elke dag in te stellen. Hier is hoe hij zijn week aanpakt:

Elke dag aan een enkel thema wijden creëert een betrouwbaar werkpatroon. Het beperkt ook de cognitieve belasting van context switching. Vardy legt uit dat het thematiseren een mentale helderheid biedt, waardoor hij zich op zijn familie kan concentreren.

“Weten wat de dag voor mij ‘betekent’ stelt me in staat om de dingen die ik moet en wil bereiken te doen zonder onbepaalde ‘zou moeten’-items op een takenlijst te zien. Als gevolg daarvan heb ik minder beslissingsmoeheid en zelfs meer energie wanneer ik tijd doorbreng met mijn kinderen.”

Hoewel consistentie belangrijk is, kan je flexibel blijven. Als er een dringende taak opduikt die niet past bij het thema van je dag, pak deze dan aan. Probeer echter je taken te herplannen voor de volgende themadag waar ze wel bij passen, in plaats van het thema van de dag volledig te laten varen.

Time boxing

Time blocking and time boxing are often confused as synonymous, but there’s an important difference. Time blocking asks you to set aside certain chunks of time to focus on a given task or activity. For example, "I will work on a first draft of my blog post from 9 am to 11 am tomorrow.”

In contrast, time boxing asks you to limit how much time you’ll dedicate to a specific task. Here’s a time-boxed version of the time blocking example above: "I will finish a first draft of my blog post tomorrow between 9 am and 11 am.”

Deze zelfopgelegde tijdslimiet dwingt je om efficiënt te werken omdat je een beperkte hoeveelheid tijd hebt om de taak te voltooien. Het kan een leuke manier zijn om jezelf uit te dagen en je productiviteit te gamificeren.

Waarom is time blocking zo effectief?

Deze techniek lijkt aan de oppervlakte eenvoudig, maar heeft een diepgaand effect op je vermogen om dingen gedaan te krijgen. Hier zijn enkele van de belangrijkste voordelen van time blocking:

Het promoveert gefocust "deep work"

Cal Newport, auteur van Slow Productivity: The Lost Art of Accomplishment Without Burnout, is een groot voorstander van time blocking. Hij gelooft dat door minder dingen te doen en je op één taak tegelijk te concentreren, je productiever bent dan wanneer je probeert om meer taken in je schema te proppen.

Tijdens een radio-interview met Virgin Radio UK, zei Newport:

“Je hebt het perfecte evenwicht nodig tussen een onophoudelijk maar duurzaam tempo. Ik ga hier verder mee, maar geef het mijn volledige aandacht wanneer het mijn aandacht krijgt. Maar niet te veel tijd, verspreid over de tijd, dat is waar goede dingen ontstaan.”

Wanneer je een blok tijd inplant om aan één project, probleem of taak te werken, breng je al je mentale middelen in stelling voor één ding. In plaats van je aandacht te verdelen over meerdere taken. Hoe meer je "single taskt", hoe meer je de mentale spieren opbouwt die nodig zijn voor deep work, en hoe makkelijker het wordt om gefocust te blijven.

Het helpt je om "oppervlakkig werk" efficiënter te doen

Oppervlakkig werk is het drukke werk dat dringend is, maar niet belangrijk om je langetermijndoelen te bereiken. Denk aan papierwerk of het beantwoorden van (de meeste) e-mails. Wanneer je oppervlakkig werk timet, stel je duidelijke grenzen aan de hoeveelheid tijd die je eraan besteedt.

Bovendien vermindert het groeperen van vergelijkbare taken de mentale vermoeidheid van het context switching. Door je oppervlakkige taken samen te voegen in een of twee toegewijde tijdsblokken, loop je er efficiënter doorheen en reserveer je de rest van je werkdag voor werk met een grotere impact.

Het maakt je bewust van hoe je je tijd spendeert

De meeste mensen worstelen met time management. We zijn slecht in het inschatten van hoeveel tijd taken zullen kosten en vallen vaak in de valkuil van de planning fallacy. Onze present bias zorgt voor onredelijke inschattingen van wat we in de toekomst met onze tijd kunnen bereiken, waardoor we uiteindelijk vaak moeten overwerken.

Time blocking dwingt je om je huidige prioriteiten en verplichtingen onder ogen te zien en je bewust te worden van hoe je je beperkte tijd besteedt. Voor elke nieuwe verplichting die je in je leven toelaat, ben je gedwongen om fysieke ruimte in je agenda te vinden. Als gevolg daarvan wordt de kostprijs van "ja" zeggen concreter, en wordt het veel gemakkelijker om "nee" te zeggen.

Het gaat perfectionisme tegen

Vage tijdlijnen zijn de ergste vijand van een perfectionist. Er is altijd iets dat aangepast en verbeterd kan worden. Het kan moeilijk zijn om te weten wanneer een project met een open einde gedaan is, vooral als je streeft naar perfectie.

Op een gegeven moment moet je "goed genoeg" kunnen zeggen en verder gaan. Time boxing kan helpen door tijdslimieten op je projecten te zetten. Als je vaak taken verlengt door alles te perfect te willen krijgen, stel dan een strikte tijdslimiet in om de taak af te ronden en houd jezelf eraan. Geniet van je extra tijd door te ontspannen of tijd door te brengen met je dierbaren.

Het helpt je om je doelen te bereiken

In het artikel Making the Best Laid Plans Better: How Plan-Making Increases Follow-Through reviewen de researchers Rogers, Milkman, John en Norton verschillende studies die het idee ondersteunen dat "het vormen van specifieke en concrete plannen de opvolging in verschillende domeinen verhoogt."

Van het volgen van een oefenprogramma tot het inplannen van een griepprikje, mensen waren meer geneigd om hun voornemens uit te voeren wanneer ze een specifieke plaats, datum en tijd voor de activiteit opschreven. Toch vertrouwen de meeste mensen op vage voornemens in plaats van concrete plannen.

“Hoewel het maken van een plan mensen helpt hun doelen te bereiken, slagen mensen er vaak niet in om concrete plannen te maken. Ironisch genoeg is deze neiging om te weinig te plannen vooral gebruikelijk wanneer mensen beginnen met sterke intenties om een doel te bereiken.”

De conclusie: wanneer je je taken en doelen inplant, is de kans groter dat je ze uitvoert. Time blocking dwingt je om concrete plannen te maken die ervoor zorgen dat je elke dag aan je doelen werkt.

Maar, zal time blocking werken bij mijn job?

Een van de grootste kritieken op time blocking is dat het geen rekening houdt met reactieve jobs waarbij het zo goed als onmogelijk is om te anticiperen op wat er op elk moment kan binnenkomen. Is time blocking dus een realistische strategie voor een klantenservicemedewerker wiens job het is om op tickets te reageren? Of een accountmanager die beschikbaar moet zijn om op klantenvragen te reageren?

We zouden zeggen van wel! Zelfs een klein beetje controle over je schema kan nuttig zijn, ongeacht je job. Cal Newport verwoordde het als volgt:

“Perioden van reactiviteit met een open einde kunnen worden geblokkeerd zoals elke andere vorm van verplichting. Zelfs als je het grootste deel van je dag blokkeert voor reactief werk, zal bijvoorbeeld het controleren van je schema je in staat stellen om enkele kleine blokken (misschien aan de rand van het schema) te wijden aan diepere bezigheden.”

Wanneer je werkdag wordt bepaald door externe krachten, is het gemakkelijk om je doelen uit het oog te verliezen. Time blocking kan je helpen een groter gevoel van controle te krijgen over zelfs de meest onvoorspelbare schema's.

Time blocking-tips

Hoewel time blocking in theorie vrij eenvoudig is, begrijpen we het, het kan in de praktijk moeilijk vol te houden zijn. Voordat we ingaan op succesvolle tips voor time blocking, is het belangrijk om de veelvoorkomende misstappen te begrijpen die je kunnen laten struikelen.

Enkele veelvoorkomende valkuilen waar je op moet letten zijn:

• Het onderschatten van de tijd die nodig is voor taken, denken dat je er nog één dingetje bij kan doen

• Te rigide zijn met je schema en bang zijn om aan te passen als er dingen niet gaan zoals gepland

• Je vrije tijd te vol plannen, waardoor ontspanning een vorm van werk wordt

• Taken niet prioriteren, alles als even belangrijk behandelen

• Geen rekening houden met onderbrekingen en onverwachte gebeurtenissen

Laten we nu enkele praktische tips voor time blocking verkennen om je te helpen deze valkuilen te vermijden en het meeste uit je schema te halen, zodat je in het proces geen slaaf van je agenda wordt.

Plan bufferperiodes in je schema

Mettertijd zal je beter worden in het inschatten van hoe lang taken duren, maar totdat je je instincten hebt aangescherpt, is het beter om te veel tijd voor taken in te plannen dan te weinig. Vul je schema aan met extra tijd om taken te voltooien en tussen taken te schakelen. Je kan zelfs "voorwaardelijke blokken" van tijd creëren om te gebruiken als je achterloopt.

Je kan bijvoorbeeld aan het einde van de dag of tussen grote taken een uur vrijhouden dat je kan gebruiken, indien nodig. Als alles volgens plan verloopt, kan je die tijd gebruiken voor andere activiteiten of voor een welverdiende pauze. Deze aanpak houdt je niet alleen op schema, maar geeft je ook de voldoening dat je je dagelijkse taken hebt bereikt!

Hanteer een flexibele aanpak

Remember to give yourself some grace. Keep in mind that things will come up at the last minute and ruin your plans. But remember that your plan is a guide to help focus your attention on what’s important, not a binding contract.

Zelfs productiviteitsexpert Cal Newport bewerkt zijn plannen door de dag heen, door originele tijdsblokken door te strepen en ze te vullen met bijgewerkte plannen als de omstandigheden daarom vragen:

Newport gaat met veranderingen in zijn schema om door het als een spelletje te zien:

“Dit soort planning is voor mij als een schaakspel, waarbij werkblokken zo worden gespreid en gesorteerd dat grote en kleine projecten allemaal afgerond kunnen worden met (net genoeg) tijd over.”

Zie je tijdsblokken als een flexibele manier om jezelf uit te dagen, niet als strikte tools om jezelf te straffen wanneer je tekortschiet.

Plan je vrije tijd niet te vol

Hoewel Elon Musk naar verluidt zijn dagen in segmenten van 5 minuten inplant, kan het te veel plannen van je vrije tijd contraproductief zijn. Het inplannen van activiteiten, zelfs als ze leuk zijn, kan hun algehele plezier verminderen.

In plaats daarvan, blokkeer je tijd om jezelf los te koppelen en te ontspannen zonder een vast plan voor hoe je die tijd zal doorbrengen. Het bezorgt je de flexibiliteit om te beslissen wat je wil doen. Vrienden bellen om iets te drinken? Die nieuwe Nintendo Switch-game eens spelen? Lezen? Wat je ook besluit, onthoud gewoon om ten minste een deel van je vrije tijd vrij te houden.

Ontdek je meest productieve uren

Iedereen heeft verschillende piekperiodes voor productiviteit. Inzicht in die van jezelf kan je helpen om je tijd en energie optimaal te benutten. Als je eenmaal je meest productieve uren hebt gevonden, bescherm je deze. Je wil deze tijd blokkeren om de taken die het meeste van je concentratie vereisen aan te pakken.

Stel dat je ontdekt dat je het productiefst bent tussen 11:00 en 13:00 Plan dan je meest kritieke taken, zoals schrijven, coderen, projecten plannen of boekhoudbladen balanceren, in tijdens dit tijdsbestek. Zoals William Faulkner ooit zei:

Ik schrijf alleen wanneer de inspiratie toeslaat. Gelukkig gebeurt dat elke ochtend om negen uur.

Om je meest productieve uren te vinden, kan je productiviteitstools of -apps gebruiken om je werkgewoonten bij te houden. RescueTime of Toggl kunnen je helpen om de tijd die je op websites of in documenten doorbrengt te analyseren, wat niet alleen nuttig kan zijn om je piekuren te vinden, maar ook om bij te houden waar al je tijd naartoe gaat.

Houd er rekening mee dat je externe factoren moet overwegen die je productiviteit kunnen beïnvloeden. Als je werkplek bijvoorbeeld na de lunchuren lawaaierig wordt, probeer dan om je belangrijkste taken aan te pakken in de ochtend.

Plan voor onvoorziene omstandigheden

Als je in je dagelijkse job op de verzoeken van anderen moet focussen, plan dan tijdsblokken in voor onvoorziene omstandigheden. Dit zorgt ervoor dat je niet uit je schema wordt gehaald en toch een productieve dag hebt.

Als je in bijvoorbeeld in ICT-ondersteuning werkt en vaak dringende hulpverzoeken krijgt in de namiddag, reserveer dan een tijdsblok van 14:00 tot 16:00 specifiek voor deze problemen. Op deze manier kan je onverwachte verzoeken aanpakken zonder je geplande taken op te moeten offeren.

Als de verzoeken van anderen niet zo relevant zijn voor je job, kan je notificaties pauzeren terwijl je werkt, zodat je niet wordt onderbroken tijdens een sessie van diep werk. Je kan ook specifieke tijden instellen om te controleren op berichten en ze te beantwoorden, zodat je je focus blijft behouden.

Time blocking met Todoist

You can implement time blocking with any tool, but in this section, we’ll focus on how to use Todoist’s calendar layout alongside your favorite calendar app — or even good, old-fashioned pen and paper.

We’ll cover how to implement three different time-blocking variations: task batching, day theming, and scheduling individual tasks.

Scheduling time blocks for individual tasks

With Todoist’s calendar layout, you can easily schedule your week and visualize your blocked time. This is the most granular of the three time blocking variations, and it’s ideal when you want a detailed plan for each day.

To access the calendar layout, open the Upcoming or Today view. Click the View icon in the upper right corner, and then select the calendar layout. While you can toggle between the week and month views, time blocking works best with the week view.

Any tasks that have a due date are automatically displayed at the top in the All Day row.

One way to schedule a time block for these tasks is to drag them to the date and time when you plan to start working on them. Then, drag to adjust the end time as necessary and set a duration for the task.

To block more tasks on your calendar, place the cursor at the start time. Then, click and drag to create a task block with the appropriate duration. When the new task view appears, give the task a name. You also have the option to select a project, add a label, set a priority level, and choose other settings.

Alternatively, use the Quick Add button to create a new task. Then, set a start time and a duration within the task itself. In the task name, type the start time and the duration. It automatically displays as a time block when you view the calendar layout.

If you tend to add a lot of open-ended tasks to your to-do list or if you use the Getting Things Done method to capture everything in your brain, you probably have a lot of unstructured and unscheduled tasks to manage.

To time block them quickly, click the Plan button in the upper right corner of the calendar layout. You’ll see a list of overdue tasks and upcoming all-day tasks (i.e., those you haven’t time blocked yet).

Drag and drop each one onto the calendar layout to create time blocks, and adjust the start and end times as necessary. Eventually, you’ll add all your outstanding tasks to the calendar, leaving you with no more overdue tasks.

As you set time blocks for individual tasks, remember to include buffer time. A fully packed schedule can be intimidating and unnecessarily stressful.

Plus, it doesn’t leave any time for last-minute issues or urgent requests. For example, if you need to make time for a surprise meeting or respond to important emails, you could end up having a longer workday or pushing task blocks to other days.

Fortunately, if you do need to reschedule time blocks in Todoist, the process is simple. Just drag and drop tasks to another day, or open the task and update the due date or time.

Task batching with Todoist

If strict time blocking — dedicating a time block to each individual task — feels like overkill, combine time blocking and task batching for a more streamlined system. Instead of having one time block per individual task, assign a time block for each category of tasks you batch together. 

Bepaal eerst welke brede categorieën van werk in je dagelijkse of wekelijkse schema moeten worden opgenomen. Een freelance schrijver kan bijvoorbeeld volgende lijst categorieën hebben:

• E-mail

• Werk-administratie

• Verkoop

• Meetings

• Onderzoek

• Schrijven

• Professional development

• Yoga

• Maaltijdvoorbereiding

• Persoonlijke administratie

• Lezen

• Vrije tijd

• Networking

Next, sit down with your favorite calendar app (e.g., Google Calendar) or paper planner and create time blocks for the coming week that reflect the times you’ll work on each category. Use your time tracking data to inform how much time to set aside for each category.

Zorg ervoor dat je al je prioriteiten en verplichtingen voldoende ruimte geeft in je agenda. Als je moeite hebt om ruimte te vinden, moet je misschien je verplichtingen verminderen. Het eindresultaat zal er ongeveer zo uitzien:

We recommend using Outlook or Google Calendar to combine task batching and time blocking. Since Outlook and Google Calendar integrate with Todoist, you’ll be able to see all your time blocks in Todoist’s Today and Upcoming views. For example, the time blocks above look like this when synced with Todoist:

If you find it difficult to stick to your digital schedule, you could try planning your day out on paper. A paper schedule forces you to start fresh each day. It also makes it easy to scribble things out and adapt as the day goes on. Plus, you can keep your paper schedule open on your desk as a visible reminder of what you plan to focus on.

Als je in een bedrijf met gedeelde agenda's werkt, kan het nuttig zijn om publiekelijk tijd te blokkeren voor diep werk om een voldoende groot deel van de dag vergadervrij te houden. Khoi Vinh, een Principal Designer bij Adobe, gebruikt deze strategie op zijn kantoor:

“Ik zoek in mijn agenda naar blokken tijd die ik kan afbakenen voor 'diep werk'. Soms verplaats ik meetings om langere aaneengesloten blokken te creëren, en dan maak ik een meeting aan met de naam "Niet boeken" of als ik vermoed dat iemand dat zal negeren, noem ik het iets als "Samenwerkingssessie" of "Onderzoeksreview". Soms moet je vindingrijk zijn.”

You can apply this concept to your own task batching process. Add large time blocks for deep work to your calendar app or paper calendar. And make sure you’re clear on what kind of work fits into that group of tasks. For example, it might include long-form writing, in-depth research, or brainstorming.

No matter which approach you use, you now have time blocks for each category. But you still need to know which specific task — or group of tasks — to work on when the time comes. That’s where a task manager like Todoist comes in.

Create a Todoist label for each batched category you came up with in step one. You can do this by opening the Filters & Labels tab and adding as many new labels as you need — with optional color coding.

Next, review all of your outstanding tasks. Add the appropriate label to each task.

Then, go about your day. When you come to a time block, all you have to do is pull up the corresponding label list to see all the tasks in that category.

Get started by choosing from the list of relevant tasks. Any tasks with dates automatically appear at the top so you’ll know when something is due soon and needs your attention first.

Priority levels can also help you zero in on the most urgent tasks to handle. Priority 1 tasks display in red, while Priority 2 tasks display in orange, and so on. Tackle the top-priority (red) tasks first before moving on to Priority 2 through 4.

Om ervoor te zorgen dat er niets door de mazen van het net glipt, moet elke taak een label hebben. Je zal echter waarschijnlijk merken dat niet elke categorie in Todoist bijgehouden hoeft te worden. Je wil bijvoorbeeld misschien je meetings of sportlessen in je agenda bijhouden in plaats van in je taakmanager. En zoals we eerder zeiden, je wil je vrije tijd ook niet te veel inplannen. Experimenteer met je setup om uit te vissen wat logisch is voor jouw specifieke omstandigheden.

Day theming met Todoist

Als je time blocking probeert en je je nog steeds te verspreid en ongeconcentreerd voelt, dan wil je misschien day theming uitproberen. We raden deze gratis Skillshare-cursus van Mike Vardy aan. Hij begeleidt je bij het opzetten van een day theming-systeem, inclusief gedetailleerde voorbeelden met zowel papier als Todoist.

Another way is to assign a project, vertical, or client (if you’re a freelancer or consultant) to each day. For example, Mondays might be for Client X projects, while Tuesdays might be dedicated to Client Y projects. Choose the theme approach that best fits your workflow.

Then, at the beginning of each day, pull up your corresponding label list in Todoist. Since each day is dedicated to a specific theme, you’ll only need to check one or two labels to find a list of relevant tasks. Get started on the most important tasks first, using due dates and priority levels as a guide.

Remember, the goal of day theming is to help you concentrate on a single category or theme over the course of the day. But it shouldn’t prevent you from addressing urgent off-topic tasks if they arise during the day.

In fact, if you opt to use day theming, you might find it helpful to add a 30- to 60-minute block for meetings, work admin, or email at the beginning or end of the day. This way, you can stay focused for most of the day without missing important tasks.

Todoist Tip

Todoist’s Calendar integration works two ways. In addition to syncing time blocks or day themes from Outlook or Google Calendar to Todoist, you can also display Todoist time blocks on your calendar.

This option is helpful for blocking off time for deep work or time-sensitive projects. Since your Outlook or Google Calendar will show that you’re busy during these times, you won’t have to field meeting requests during important time blocks.

To enable two-way sync, make sure to toggle on the Sync Tasks to Calendar option when linking your calendar to your Todoist account. Otherwise, the sync will be one-way only, displaying Outlook or Google calendar items on your Todoist calendar.

Spending time planning your days might feel counterintuitive when your to-do list is already overflowing. But here’s the thing: without a plan, you’re not really in control. Your calendar is.

Think of time blocking as an investment, not an expense. Those 15 minutes you spend mapping out your week will save you hours of decision fatigue, context switching, and that familiar feeling of wondering where your day went.

When you front-load these decisions, you’re reclaiming your mental bandwidth for what actually matters. Instead of constantly asking "what should I work on next?", you can dive straight into the work itself.

Ready to take back control? Pick one approach (time blocking, task batching, or day theming) and commit to it for just one week. Notice how it feels when your calendar works for you instead of against you. Your future self will thank you.