Blokowanie czasu

Todoist to menadżer zadań nr 1 na świecie, dzięki któremu zorganizujesz swoją pracę i życie. Dowiedz się więcej

„Szacuję, że 40-godzinny tydzień pracy z zastosowaniem techniki blokowania czas, przynosi tyle samo rezultatów co ponad 60-godzinny tydzień pracy bez planu”.

– Cal Newport, autor Deep Work

Jeśli można powiedzieć jedno o współczesnym miejscu pracy, będzie to: kiedy nie kontrolujesz swojego harmonogramu, on będzie kontrolował Ciebie.

Wiemy, jak trudno jest znaleźć równowagę między spotkaniami, obsługą e-maili, uczestnictwem w czatach zespołowych i realizacją tej pozornie niekończącej się listy zadań. Zwłaszcza gdy chcesz znaleźć odrobinę czasu na skupienie się na rzeczach, na których naprawdę Ci zależy. Ponieważ zostanie cyfrowym pustelnikiem nie jest zbyt kuszącą opcją dla większości z nas, potrzebujemy konkretnych strategii, które pomogą skupić się w świecie wręcz zaprojektowanym, aby nas rozpraszać.

I tu pojawia się blokowanie czasu.

We’ve made a companion video for time blocking because everyone learns differently, and we know some of you prefer to watch instead of read. Check out that video below, or continue reading for a deeper dive.

Blokowanie czasu (i jego pokrewne techniki, takie jak określanie ram czasowych, łączenie zadań i tematyzowanie dnia) to prosty, ale skuteczny sposób na odzyskanie kontroli nad swoim czasem.

Wypróbuj blokowanie czasu, jeśli...

• Zarządzasz wieloma projektami i obowiązkami – jak Jack Dorsey, założyciel Square, który stosował technikę tematyzowania dni, prowadząc dwie duże firmy.

• Spędzasz zbyt dużo czasu w „trybie reaktywnym”, sprawdzając i odpowiadając na e-maile w momencie, gdy tylko trafią do Twojej skrzynki.

• Twój czas pracy jest poszatkowany przez następujące po sobie spotkania, przez co masz wrażenie, że Twój dzień kończy się, zanim jeszcze na dobre się zaczął.

• Zmagasz się z ciągłymi przerwami w ciągu dnia z powodu nieoczekiwanych zdarzeń, które zakłócają Twoje skupienie.

• Masz trudności ze znalezieniem czasu i przestrzeni mentalnej na myślenie strategiczne.

W tym przewodniku znajdziesz podstawowe informacje o technikach blokowania czasu, łączenia zadań, tematyzowania dni i określania ram czasowych. Pokażemy Ci, jak kombinacja tych strategii z Twoim kalendarzem i menedżerem zadań – takim jak Todoist – może pomóc Ci odzyskać kontrolę nad harmonogramem.

Czym jest blokowanie czasu?

Blokowanie czasu to metoda zarządzania czasem, w której dzielisz swój dzień na bloki czasowe. Każdy blok jest poświęcony konkretnemu zadaniu lub grupie zadań. Na przykład, możesz zarezerwować czas od 9:00 do 10:00 na sprawdzanie i odpowiadanie na e-maile, od 10:00 do 12:00 na pracę nad konkretnym projektem, a od 13:00 do 14:00 na lunch w tej nowej tajskiej restauracji, do której próbujesz się wybrać już od miesiąca.

Uwielbiamy technikę blokowania czasu, ponieważ:

• zwiększa produktywność

• zapewnia jasną strukturę dnia

• poprawia skupienie

• poprawia organizację poprzez kategoryzowanie zadań

• uczy lepszego zarządzania czasem

Zamiast mieć pod ręką otwartą listę spraw, którymi planujesz się zająć, gdy tylko znajdziesz na to czas, rozpoczynasz każdy dzień z konkretnym harmonogramem, określającym kiedy i nad czym będziesz pracować.

Jak blokować czas w ciągu dnia?

Kluczem do poprawnego blokowania czasu jest kategoryzowanie i ustalanie priorytetów zadań z wyprzedzeniem. Następnie, zaplanuj bloki czasowe na każdy dzień. Uważaj jednak – może to być trudne, jeśli nie przyjmiesz odpowiedniej metody.

Oto opis krok po kroku, jak blokować czas w ciągu dnia:

1. Zidentyfikuj swoje zadania. Wypisz, co zamierzasz zrobić w danym tygodniu. Jeśli nie jesteś przyzwyczajony(-a) do tworzenia list zadań i zwykle zajmujesz się nimi w miarę jak się pojawiają, przeznacz kilka dni na śledzenie tego, czym rzeczywiście się zajmujesz. Po zidentyfikowaniu zadań, ustal ich priorytety według ważności i pilności — w tym celu świetnie sprawdzi się matryca Eisenhowera.

2. Stwórz i zaplanuj bloki pracy. Przydziel konkretne okresy na każde zadanie lub grupę zadań i użyj terminarza lub cyfrowego kalendarza, aby zaplanować swój dzień. Godziny poranne możesz przeznaczyć na zadania o wysokim priorytecie, środek dnia na spotkania, a późne popołudnie na zadania administracyjne i e-maile.

3. Zbilansuj swój harmonogram. Oprócz obowiązków ściśle związanych z pracą, możesz uwzględnić sprawy osobiste lub zajęcia rekreacyjne. Pamiętaj, aby uwzględnić przerwy na odpoczynek i naładowanie akumulatorów!

4. Trzymaj się harmonogramu. Podążaj za swoim harmonogramem tak ściśle, jak to możliwe, skupiając się tylko na czynnościach przypisanych do każdego bloku pracy. Jeśli nie uda CI się czegoś dokończyć, przenieś to do przyszłego bloku, zamiast przedłużać obecny.

5. Przejrzyj swój dzień i wprowadź poprawki. Na koniec każdego dnia pracy przejrzyj wszystkie nieukończone zadania – a także wszystkie nowe zadania, które pojawiły się w międzyczasie – i odpowiednio dostosuj swoje bloki czasowe na resztę tygodnia.

Kiedy dni są zablokowane z wyprzedzeniem, nie musisz stale podejmować decyzji, na czym się skupić. Wszystko, co musisz zrobić, to podążać za swoim harmonogramem blokowania czasu. Jeśli zdarzy się, że stracisz koncentrację lub coś Cię rozproszy, po prostu spójrz na swój harmonogram i wróć do zadania, na które zarezerwowałeś(-aś) czas.

Metody blokowania czasu

Blokowanie czasu może się łączyć z kilkoma pokrewnymi technikami, takimi jak: łączenie zadań, tematyzowanie dni oraz określanie ram czasowych. Poniższa tabela zawiera opis i przykłady zastosowania blokowania czasu w przypadku każdej z nich.

Whether you’re a remote worker, an active student, or a busy mom (or all three!), there are time blocking techniques to fit your lifestyle and work habits. It’s easy for anyone to find a method that boosts their unique productivity needs.

Łączenie zadań

Łączenie zadań polega na grupowaniu podobnych – zwykle mniejszych – zadań i planowaniu bloków czasowych w ten sposób, aby wykonać je wszystkie za jednym razem. Zajmując się pakietem podobnych zadań, ograniczasz konieczność przestawiania się między różnymi tematami. Dzięki temu zaoszczędzisz cenny czas i energię.

Na przykład, zaplanowanie w ciągu dnia dwóch 20-minutowych bloków przeznaczonych na czytanie e-maili i odpowiadanie na nie jest bardziej efektywne, niż sprawdzanie skrzynki odbiorczej co 15 minut.

Blokowanie czasu dobrze współgra z łączeniem zadań, ponieważ oszczędza Ci planowania każdego pojedynczego zadania w kalendarzu. Wystarczy zablokować fragment każdego dnia lub tygodnia na wykonanie określonej partii czynności, np. e-maile, fakturowanie, treningi, spotkania, pisanie, kodowanie, głęboka praca, załatwianie spraw, przygotowywanie posiłków.

Tematyzowanie dni

Tematyzowanie dni to bardziej rozwinięta wersja łączenia zadań. Jak sugeruje nazwa, tematyzowanie dni polega na wyborze tematu na każdy dzień i poświęceniu go na określony rodzaj pracy lub projekt.

Zamiast przełączać się między różnymi rodzajami zadań w ciągu dnia, skupiasz się na jednym głównym temacie, co pozwala na głębszą koncentrację. Na przykład, możesz przeznaczyć poniedziałki na spotkania, wtorki na pracę kreatywną, środy na zadania administracyjne i tak dalej.

Mike Vardy, założyciel Productivityist, korzysta z metody tematyzowania dni, aby jak najlepiej spożytkować swój czas pracy. Oto jak tematyzuje swój tydzień:

Poświęcenie każdego dnia jednemu konkretnemu tematowi buduje stabilne wzorce pracy. Ogranicza to również obciążenie poznawcze związane ze zjawiskiem przełączania kontekstu. Vardy podkreśla, że tematyzowanie zapewnia klarowność mentalną, dzięki której może poświęcić więcej uwagi swojej rodzinie.

„Wiedza o tym, co będę robić każdego dnia, pozwala mi realizować rzeczy, które muszę i chcę osiągnąć bez oglądania się na bliżej niesprecyzowane pozycje z kategorii 'powinienem zrobić' z mojej listy zadań. W rezultacie odczuwam mniejsze zmęczenie wynikające z braku konieczności podejmowania decyzji i mogę poświęcić więcej energii moim dzieciom”.

Choć konsekwencja ma tu kluczowe znaczenie, możesz zachować elastyczność. Jeśli pojawi się pilne zadanie, które nie pasuje do tematu Twojego dnia, zajmij się nim. Jednak zamiast całkowicie porzucać zaplanowany temat dnia, postaraj się przenieść niewykonane zadania na następny dzień, do którego pasują tematycznie,

Ramy czasowe

Time blocking and time boxing are often confused as synonymous, but there’s an important difference. Time blocking asks you to set aside certain chunks of time to focus on a given task or activity. For example, "I will work on a first draft of my blog post from 9 am to 11 am tomorrow.”

In contrast, time boxing asks you to limit how much time you’ll dedicate to a specific task. Here’s a time-boxed version of the time blocking example above: "I will finish a first draft of my blog post tomorrow between 9 am and 11 am.”

Tego rodzaju narzucone sobie „ramy czasowe” zmuszają Cię do efektywnej pracy, ponieważ na wykonanie zadania masz ograniczony czas. Podejmowanie tego typu wyzwań może sprawić, że zwiększysz swoją produktywność, ponieważ praca będzie nieco przypominać grę.

Dlaczego blokowanie czasu jest tak efektywne?

Technika ta na pierwszy rzut oka wydaje się prosta, jednak może mieć głęboki wpływ na Twoją zdolność do wykonywania zadań. Oto główne korzyści wynikające ze stosowania metody blokowania czasu:

Promuje tzw. „głęboką pracę”

Cal Newport, autor Slow Productivity: The Lost Art of Accomplishment Without Burnout, jest wielkim zwolennikiem blokowania czasu. Uważa, że robiąc mniej rzeczy i skupiając się na jednym zadaniu na raz, jesteś bardziej produktywny niż wtedy, gdy usiłujesz zmieścić w swoim harmonogramie większą liczbę zadań.

W wywiadzie radiowym dla Virgin Radio UK, Newport podzielił się takim spostrzeżeniem:

„Potrzebujesz znaleźć złoty środek pomiędzy nieustannym, ale zrównoważonym tempem. Nadal nad tym pracuję, jednak coraz częściej czuję, że udaje mi się osiągnąć ten stan. Nie staram się też za wszelką cenę w nim trwać – to powinien być proces rozciągnięty w czasie, bo tylko wtedy przynosi dobre rezultaty.”

Kiedy przeznaczasz konkretny wycinek czasu na pracę nad jednym projektem, problemem lub zadaniem, angażujesz w to wszystkie zasoby mentalne, zamiast rozpraszać swoją uwagę na kilka zadań. Im więcej „jednozadaniowości” stosujesz, tym bardziej rozwijasz zdolności wymagane do głębokiej pracy i tym łatwiej jest Ci pozostać skupionym.

Pomaga efektywniej wykonać płytką, powierzchowną pracę

Praca powierzchowna to taka, która nie wymaga dużego skupienia ani zaangażowania intelektualnego, jednak może wymagać pilnego zaangażowania i tym samym odciągać Cię od zajmowania się ważnymi tematami. To zadania z grupy pilne, lecz mało istotne według techniki matrycy Eisenhowera. Wyznaczając konkretny czas na pracę powierzchowną, ustanawiasz jasny limit czasu, który jej poświęcisz w ciągu dnia pracy.

Dodatkowo, grupowanie podobnych zadań zmniejsza zmęczenie psychiczne związane ze zjawiskiem przełączania kontekstu. Łącząc swoje powierzchowne zadania w jednym lub dwóch dedykowanych blokach czasowych, wykonasz je efektywniej i będziesz w stanie przeznaczyć resztę dnia pracy na czynności o większym znaczeniu.

Uświadamia Ci, jak spędzasz swój czas

Większość osób ma problemy z zarządzaniem czasem. Brak nam umiejętności w szacowaniu, ile tak naprawdę zajmie wykonanie wielu czynności i często wpadamy w pułapkę błędu planowania. Nasze chwilowe, zbyt optymistyczne nastawienie, może skutkować przeszacowaniem tego, co realnie jesteśmy w stanie wykonać w dostępnym czasie. Kończy się to często wyrabianiem nadgodzin.

Blokowanie czasu zmusza Cię do konfrontacji z obecnymi priorytetami i zobowiązaniami oraz do celowego wykorzystania ograniczonego czasu. Dla każdego nowego zobowiązania, które niejako włączasz do swojego życia, musisz znaleźć fizyczną przestrzeń w swoim kalendarzu. W rezultacie cena powiedzenia „tak” staje się czymś bardzo konkretnym, a powiedzenie „nie” staje się znacznie łatwiejsze.

Przeciwdziała perfekcjonizmowi

Niekonkretne harmonogramy to najgorszy wróg perfekcjonisty. Zawsze znajdzie się coś do poprawienia bądź ulepszenia. Może być też trudno stwierdzić, kiedy projekt bez określonego terminu należy uznać za ukończony, zwłaszcza jeśli lubisz dążyć do perfekcji.

W pewnym momencie musisz być w stanie powiedzieć „jest wystarczająco dobrze” i zająć się kolejnym tematem. Określanie ram czasowych może pomóc poprzez wyznaczenie limitów czasowych dla Twoich projektów. Jeśli często przedłużasz czas pracy nad zadaniem, starając się wszystko zrobić idealnie, ustaw ścisłe ramy czasowe na ukończenie zadania i staraj się ich trzymać. Zaoszczędzony czas poświęć na wypoczynek lub spędź go z bliskimi.

Pomaga zrealizować Twoje cele

W artykule Making the Best Laid Plans Better: How Plan-Making Increases Follow-Through, badacze Rogers, Milkman, John i Norton zawarli przegląd kilku badań wspierających ideę, że „tworzenie konkretnych, dokładnych planów zwiększa szanse realizacji w różnych dziedzinach”.

Od przestrzegania planu treningu po zaplanowanie szczepienia przeciw grypie – okazało się, że ludzie częściej działali zgodnie ze swoimi intencjami, kiedy zapisywali konkretne miejsce, datę i czas aktywności. Jednak zdecydowana większość społeczeństwa polega na niejasnych intencjach, zamiast na konkretnych planach.

„Mimo że tworzenie planu pomaga w realizacji celów, ludzie często nie opracowują konkretnych planów działania. Co ciekawe, ta skłonność do niewystarczającego planowania jest szczególnie częsta wtedy, gdy ktoś zaczyna z silnym postanowieniem osiągnięcia celu”.

Wniosek: Kiedy planujesz swoje zadania i cele, jest bardziej prawdopodobne, że je zrealizujesz. Blokowanie czasu zmusza do tworzenia konkretnych planów. W efekcie, każdego dnia pracujesz nad osiągnięciem swoich celów.

Czy blokowanie czasu może być przydatne w mojej pracy?

Jednym z największych zarzutów wobec techniki blokowania czasu jest nieuwzględnianie zadań reaktywnych, w których nie ma możliwości przewidzenia, co pojawi się w danym momencie. A zatem, czy blokowanie czasu może być realistyczną strategią dla specjalisty obsługi klienta, którego pracą jest bieżące odpowiadanie na napływające zgłoszenia? Albo dla account managera, który musi być zawsze na miejscu, aby odpowiadać na prośby klientów?

Zaryzykujemy stwierdzene, że jak nabardziej! Utrzymanie nawet niewielkiej kontroli nad swoim harmonogramem może mieć znaczenie, niezależnie od rodzaju Twoich obowiązków. Cal Newport ujął to w ten sposób:

„Okresy otwartej reaktywności mogą podlegać blokowaniu jak każdy inny rodzaj pracy. Nawet jeśli okaże się, że blokujesz większość swojego dnia na pracę reaktywną, to fakt, że kontrolujesz swój harmonogram, pozwoli Ci przeznaczyć kilka małych bloków (być może na początku lub pod koniec dnia) na bardziej znaczące działania”.

Łatwo stracić z oczu swoje cele, gdy na Twój dzień pracy duży wpływ mają zdarzenia i osoby, nad którymi nie masz kontroli. Blokowanie czasu może pomóc Ci odzyskać poczucie kontroli nawet nad najbardziej nieprzewidywalnymi harmonogramami.

Wskazówki dotyczące blokowania czasu

Choć blokowanie czasu w teorii wydaje się proste, zdajemy sobie sprawę, że nie tak łatwo wdrożyć je w codziennej praktyce. Zanim przejdziemy do wskazówek dotyczących skutecznego blokowania czasu, warto jeszcze zwrócić uwagę na kilka spraw.

Najczęstsze pułapki, których należy unikać:

• Niedoszacowanie czasu potrzebnego na zadania; myślenie, że uda Ci się zmieścić w grafiku jeszcze jedną rzecz

• Zbyt sztywne podejście do swojego harmonogramu; obawa przed jego modyfikacją, kiedy coś nie idzie zgodnie z planem

• Zbyt precyzyjne planowanie czasu wolnego; przekształcanie relaksu w kolejną formę pracy

• Brak priorytetyzowania zadań; traktowanie wszystkich jako równie ważnych

• Nieuwzględnianie zdarzeń przerywających pracę i nieoczekiwanych zdarzeń

Przyjrzyjmy się teraz kilku praktycznym wskazówkom dotyczącym blokowania czasu, które być może pomogą Ci zarówno uniknąć tych pułapek, jak i maksymalnie wykorzystać dzień, bez ryzyka stania się jednocześnie niewolnikiem własnego kalendarza.

Uwzględniaj w swoim harmonogramie bufory czasowe

W miarę upływu czasu nauczysz się lepiej szacować, ile zajmują poszczególne zadania. Jednak dopóki nie nabierzesz w tym wprawy, lepiej jest zablokować na ich wykonanie więcej czasu, niż zbyt mało. Uwzględnij w swoim harmonogram dodatkowy czas na ukończenie zadania i przejście między kolejnymi zadaniami. Możesz nawet stworzyć „rezerwowe bloki” czasowe, z których możesz skorzystać, gdy z czymś po prostu się nie wyrobisz.

Na przykład, możesz zarezerwować godzinę pod koniec dnia lub między głównymi zadaniami, której możesz użyć w razie potrzeby. Jeśli wszystko idzie zgodnie z planem, wykorzystaj ten czas na inne czynności lub zasłużoną przerwę. Takie podejście nie tylko utrzyma Cię na dobrej drodze do osiągnięcia celu, ale też przyniesie satysfakcję z wykonania zaplanowanych obowiązków!

Przyjmij elastyczne podejście

Remember to give yourself some grace. Keep in mind that things will come up at the last minute and ruin your plans. But remember that your plan is a guide to help focus your attention on what’s important, not a binding contract.

Nawet ekspert produktywności taki jak Cal Newport modyfikuje swoje plany w ciągu dnia, usuwając oryginalne bloki czasowe i wypełniając je zaktualizowanymi planami, uwzględniającymi nowe okoliczności:

Newport traktuje zmiany w swoim harmonogramie jak grę:

„Ten rodzaj planowania przypomina mi grę w szachy. Poszczególne bloki pracy rozłożone są niczym figury na szachownicy, które w odpowiednim momencie wskakują na swoje miejsce, prowadząc do ukończenia zadań (często z ledwie wystarczającym zapasem czasu!)”.

Traktuj bloki czasowe jako elastyczny sposób na rzucenie sobie wyzwania, a nie narzędzie do karania siebie z powodu niespełnienia oczekiwań.

Nie przesadzaj z precyzją w kwestii planowania odpoczynku

Podobno Elon Musk planuje wszystko, co robi w ciągu dnia z dokładnością do 5 minut. Jednak zbyt szczegółowe planowanie wszystkiego, w tym zwłaszcza czasu na odpoczynek, może przynieść odwrotny skutek. Ścisłe planowanie aktywności, nawet jeśli są to rzeczy przyjemne, może zwiększyć poziom stresu.

Zamiast tego, zablokuj trochę czasu na odłączenie się i relaks, bez ustalonego planu, jak go spędzisz. Pozostawi to elastyczność w decydowaniu, co chcesz robić – zaprosić przyjaciół na drinka? Przetestować nową grę na Nintendo Switch? Poczytać? Możliwości jest wiele. Ważne, aby przynajmniej część wolnego czasu była nim w rzeczywistości.

Określ swoje najbardziej produktywne godziny

Każda osoba osiąga szczyt swojej produktywności o innej porze dnia. Zrozumienie tego może Ci pomóc najbardziej efektywnie wykorzystać czas i energię. Kiedy już odkryjesz swoje najbardziej produktywne godziny, dysponuj nimi rozważnie. Warto zablokować ten czas na zadania, które wymagają największej koncentracji.

Załóżmy, że godziny Twojej największej produktywności przypadają między 11:00 a 13:00. Zaplanuj swoje najważniejsze zadania, takie jak pisanie, kodowanie, planowanie projektów czy praca z arkuszami kalkulacyjnymi, właśnie w tym czasie. William Faulkner żartował kiedyś:

„Piszę tylko wtedy, gdy czuję natchnienie. Na szczęście nadchodzi ono punktualnie o dziewiątej każdego ranka”.

Aby znaleźć swoje najbardziej produktywne godziny, możesz użyć narzędzi lub aplikacji do śledzenia nawyków pracy. RescueTime lub Toggl pomogą analizować czas, który spędzasz, przeglądając strony internetowe lub pracując z dokumentami. Dzięki temu możesz nie tylko znaleźć swoje najbardziej produktywne godziny, ale też sprawdzić, ile czasu zajmują Ci poszczególne aktywności.

Pamiętaj, aby brać pod uwagę czynniki zewnętrzne, które mogą wpływać na Twoją produktywność. Na przykład, jeśli Twoje miejsce pracy staje się hałaśliwe po godzinach lunchu, najważniejszymi zadaniami staraj zajmować się rano.

Planuj nieoczekiwane zdarzenia

Jeśli w swojej codziennej pracy zdarza Ci się zajmować zgłoszeniami innych osób, przewiduj bloki czasu na tego rodzaju nieprzewidziane zdarzenia. Dzięki temu nie wypadniesz z harmonogramu i możesz nadal mieć produktywny dzień.

Na przykład, jeśli pracujesz w dziale IT i często otrzymujesz pilne prośby o pomoc w godzinach popołudniowych, zarezerwuj blok czasu od 14:00 do 16:00 specjalnie na te kwestie. Pozwoli to zająć się nieoczekiwanymi sprawami bez rezygnowania z pozostałych zaplanowanych zadań.

Jeśli bieżące odpowiadanie na prośby innych osób nie jest kluczowe dla Twoich obowiązków, możesz wyłączyć powiadomienia przychodzące w godzinach pracy. W ten sposób zapewnisz sobie spokój podczas sesji pracy głębokiej. Możesz również ustalić konkretne godziny na sprawdzanie i odpowiadanie na wiadomości, zachowując pełną koncentrację przez resztę czasu.

Blokowanie czasu z Todoist

You can implement time blocking with any tool, but in this section, we’ll focus on how to use Todoist’s calendar layout alongside your favorite calendar app — or even good, old-fashioned pen and paper.

We’ll cover how to implement three different time-blocking variations: task batching, day theming, and scheduling individual tasks.

Scheduling time blocks for individual tasks

With Todoist’s calendar layout, you can easily schedule your week and visualize your blocked time. This is the most granular of the three time blocking variations, and it’s ideal when you want a detailed plan for each day.

To access the calendar layout, open the Upcoming or Today view. Click the View icon in the upper right corner, and then select the calendar layout. While you can toggle between the week and month views, time blocking works best with the week view.

Any tasks that have a due date are automatically displayed at the top in the All Day row.

One way to schedule a time block for these tasks is to drag them to the date and time when you plan to start working on them. Then, drag to adjust the end time as necessary and set a duration for the task.

To block more tasks on your calendar, place the cursor at the start time. Then, click and drag to create a task block with the appropriate duration. When the new task view appears, give the task a name. You also have the option to select a project, add a label, set a priority level, and choose other settings.

Alternatively, use the Quick Add button to create a new task. Then, set a start time and a duration within the task itself. In the task name, type the start time and the duration. It automatically displays as a time block when you view the calendar layout.

If you tend to add a lot of open-ended tasks to your to-do list or if you use the Getting Things Done method to capture everything in your brain, you probably have a lot of unstructured and unscheduled tasks to manage.

To time block them quickly, click the Plan button in the upper right corner of the calendar layout. You’ll see a list of overdue tasks and upcoming all-day tasks (i.e., those you haven’t time blocked yet).

Drag and drop each one onto the calendar layout to create time blocks, and adjust the start and end times as necessary. Eventually, you’ll add all your outstanding tasks to the calendar, leaving you with no more overdue tasks.

As you set time blocks for individual tasks, remember to include buffer time. A fully packed schedule can be intimidating and unnecessarily stressful.

Plus, it doesn’t leave any time for last-minute issues or urgent requests. For example, if you need to make time for a surprise meeting or respond to important emails, you could end up having a longer workday or pushing task blocks to other days.

Fortunately, if you do need to reschedule time blocks in Todoist, the process is simple. Just drag and drop tasks to another day, or open the task and update the due date or time.

Task batching with Todoist

If strict time blocking — dedicating a time block to each individual task — feels like overkill, combine time blocking and task batching for a more streamlined system. Instead of having one time block per individual task, assign a time block for each category of tasks you batch together. 

Zacznij od ustalenia, jakie ogólne kategorie pracy powinny znaleźć się w Twoim dziennym lub tygodniowym harmonogramie. Na przykład, freelancer zajmujący się pisaniem mógłby mieć następującą listę kategorii:

• E-mail

• Zarządzanie pracą

• Handel

• Spotkania

• Badania

• Pisanie

• Professional development

• Joga

• Przygotowanie posiłków

• Zarządanie sprawami osobistymi

• Czytanie

• Czas wolny

• Networking

Next, sit down with your favorite calendar app (e.g., Google Calendar) or paper planner and create time blocks for the coming week that reflect the times you’ll work on each category. Use your time tracking data to inform how much time to set aside for each category.

Pamiętaj, żeby wszystkie priorytety i zobowiązania miały wystarczająco dużo miejsca w Twoim kalendarzu. Jeśli ciężko Ci znaleźć miejsce na wszystkie z nich, być może warto ograniczyć ich liczbę. Końcowy rezultat powinien wyglądać mniej więcej tak:

We recommend using Outlook or Google Calendar to combine task batching and time blocking. Since Outlook and Google Calendar integrate with Todoist, you’ll be able to see all your time blocks in Todoist’s Today and Upcoming views. For example, the time blocks above look like this when synced with Todoist:

If you find it difficult to stick to your digital schedule, you could try planning your day out on paper. A paper schedule forces you to start fresh each day. It also makes it easy to scribble things out and adapt as the day goes on. Plus, you can keep your paper schedule open on your desk as a visible reminder of what you plan to focus on.

Jeśli pracujesz w firmie korzystającej z udostępnianych kalendarzy, być może warto rozważyć publiczne blokowanie czasu na pracę w skupieniu, zachowując wystarczająco duży fragment dnia wolny od spotkań. Khoi Vinh, Główny Projektant w Adobe, stosuje tę strategię w swoim biurze:

„Wyszukuję bloki czasu w moim kalendarzu, które mogę zarezerwować na głęboką pracę. Zdarza się, że przekładam spotkania, aby stworzyć dłuższe, nieprzerwane bloki, a następnie tworzę spotkanie o nazwie „Nie rezerwować”. Jeśli podejrzewam, że ktoś może to zignorować, nazywam je np. „Sesja współpracy” lub „Przegląd badań”. Trzeba być kreatywnym”.

You can apply this concept to your own task batching process. Add large time blocks for deep work to your calendar app or paper calendar. And make sure you’re clear on what kind of work fits into that group of tasks. For example, it might include long-form writing, in-depth research, or brainstorming.

No matter which approach you use, you now have time blocks for each category. But you still need to know which specific task — or group of tasks — to work on when the time comes. That’s where a task manager like Todoist comes in.

Create a Todoist label for each batched category you came up with in step one. You can do this by opening the Filters & Labels tab and adding as many new labels as you need — with optional color coding.

Next, review all of your outstanding tasks. Add the appropriate label to each task.

Then, go about your day. When you come to a time block, all you have to do is pull up the corresponding label list to see all the tasks in that category.

Get started by choosing from the list of relevant tasks. Any tasks with dates automatically appear at the top so you’ll know when something is due soon and needs your attention first.

Priority levels can also help you zero in on the most urgent tasks to handle. Priority 1 tasks display in red, while Priority 2 tasks display in orange, and so on. Tackle the top-priority (red) tasks first before moving on to Priority 2 through 4.

Aby upewnić się, że nic Ci nie umknęło, każde zadanie powinno mieć przypisaną etykietę. Przy okazji prawdopodobnie odkryjesz też, że nie każda kategoria musi być monitorowana w Todoist. Na przykład, swoje spotkania lub zajęcia fitness może Ci być wygodniej zapisywać w kalendarzu, a nie w menedżerze zadań. Jak już wcześniej wspomnieliśmy, nie warto też zbyt szczegółowo planować wolnego czasu. Eksperymentuj z różnymi wariantami, aby dowiedzieć się, co najlepiej sprawdza się w Twojej sytuacji.

Tematyzowanie dni z Todoist

Jeśli stosujesz blokowanie czasu, jednak nadal czujesz się zbyt rozproszony(-a) i masz problemy z  utrzymaniem koncentracji, wypróbuj tematyzowanie dni. Rekomendujemy darmowy kurs Skillshare prowadzony przez Mike'a Vardy'ego, który przeprowadzi Cię przez proces budowy systemu tematyzowania dni, włącznie ze szczegółowymi przykładami z zastosowaniem zarówno kartki papieru, jak i Todoist.

Another way is to assign a project, vertical, or client (if you’re a freelancer or consultant) to each day. For example, Mondays might be for Client X projects, while Tuesdays might be dedicated to Client Y projects. Choose the theme approach that best fits your workflow.

Then, at the beginning of each day, pull up your corresponding label list in Todoist. Since each day is dedicated to a specific theme, you’ll only need to check one or two labels to find a list of relevant tasks. Get started on the most important tasks first, using due dates and priority levels as a guide.

Remember, the goal of day theming is to help you concentrate on a single category or theme over the course of the day. But it shouldn’t prevent you from addressing urgent off-topic tasks if they arise during the day.

In fact, if you opt to use day theming, you might find it helpful to add a 30- to 60-minute block for meetings, work admin, or email at the beginning or end of the day. This way, you can stay focused for most of the day without missing important tasks.

Todoist Tip

Todoist’s Calendar integration works two ways. In addition to syncing time blocks or day themes from Outlook or Google Calendar to Todoist, you can also display Todoist time blocks on your calendar.

This option is helpful for blocking off time for deep work or time-sensitive projects. Since your Outlook or Google Calendar will show that you’re busy during these times, you won’t have to field meeting requests during important time blocks.

To enable two-way sync, make sure to toggle on the Sync Tasks to Calendar option when linking your calendar to your Todoist account. Otherwise, the sync will be one-way only, displaying Outlook or Google calendar items on your Todoist calendar.

Spending time planning your days might feel counterintuitive when your to-do list is already overflowing. But here’s the thing: without a plan, you’re not really in control. Your calendar is.

Think of time blocking as an investment, not an expense. Those 15 minutes you spend mapping out your week will save you hours of decision fatigue, context switching, and that familiar feeling of wondering where your day went.

When you front-load these decisions, you’re reclaiming your mental bandwidth for what actually matters. Instead of constantly asking "what should I work on next?", you can dive straight into the work itself.

Ready to take back control? Pick one approach (time blocking, task batching, or day theming) and commit to it for just one week. Notice how it feels when your calendar works for you instead of against you. Your future self will thank you.