Bloqueio de tempo

O Todoist é o gerenciador de tarefas nº 1 do mundo para ajudar você a organizar seu trabalho e sua vida. Conte-me mais

Uma semana de trabalho com bloqueio de tempo de 40 horas, eu estimo, produz a mesma quantidade de produção que uma semana de trabalho com mais de 60 horas de trabalho sem estrutura."

— Cal Newport, autor de Deep Work

Se há algo que pode ser dito sobre o trabalho moderno, é o seguinte: se você não controlar sua agenda, ela irá controlar você.

Sabemos como é desafiador equilibrar reuniões, e-mails, chats de equipe e uma lista de tarefas que parece não ter fim, especialmente quando queremos focar nas coisas que realmente importam para nós. Já que se tornar um/a eremita digital não é uma opção para a maioria de nós, precisam os de estratégias concretas para nos ajudar a focar em um mundo criado para nos distrair.

É aí que entra o bloqueio do tempo.

We’ve made a companion video for time blocking because everyone learns differently, and we know some of you prefer to watch instead of read. Check out that video below, or continue reading for a deeper dive.

O bloqueio de tempo (e seus primos próximos time boxing, tarefas em lote e temáticas diárias) é uma maneira simples, mas eficaz, de retomar o controle de seu dia de trabalho.

Teste o bloqueio de tempo se você...

• Faz malabarismos entre muitos projetos e responsabilidades - como Jack Dorsey, fundador do Square, que usava os temas do dia para administrar duas grandes empresas.

• Passa muito tempo no “modo reativo”, verificando e respondendo a e-mails que chegam na sua caixa de entrada.

• Vê o seu dia muito picotado por reuniões, deixando uma sensação de que o seu dia termina antes mesmo de começar.

• Luta contra interrupções constantes ao longo do dia com pedidos inesperados que acabam com o seu foco.

• Precisa se esforçar para encontrar tempo e espaço mental para pensar fora da caixa.

Este guia vai dar uma visão geral do bloqueio de tempo, tarefas em lote e temática do dia e time boxing. Vamos mostrar como uma combinação dessas estratégias, junto com um gerenciador de agenda e calendário, como o Todoist, pode ajudar você a recuperar o controle da sua agenda.

O que é o bloqueio de tempo?

O bloqueio de tempo é um método de gerenciamento de tempo que pede que você divida seu dia em blocos de tempo. Cada bloco é dedicado a uma tarefa específica, ou grupo de tarefas. Por exemplo, você pode bloquear o horário das 9h as 10h para ler e responder e-mails, 10h as 12h para trabalhar em um projeto específico e 13h as 14h para almoçar em um novo restaurante.

Adoramos o bloqueio de tempo porque:

• Aumenta a produtividade

• Oferece uma estrutura clara

• Aumenta o foco

• Melhora a organização ao categorizar tarefas

• Fortalece a gestão do tempo

Em vez de manter uma lista meio aberta de coisas que você precisa fazer assim que possível, comece cada dia com uma agenda concreta que determina no que você vai trabalhar e quando.

Como bloquear tempo no seu dia

A chave para o bloqueio de tempo é categorizar e priorizar suas tarefas com antecedência. Depois, agende seus bloqueios de tempo para cada dia. Mas cuidado: isso pode ser complicado se você não tiver um processo aplicado.

Aqui vai um processo passo a passo para bloquear tempo no seu dia:

1. Identifique suas tarefas. Liste tudo que você precisa fazer na semana. Se você não está acostumado(a) com to-do lists e costuma lidar com as tarefas conforme elas aparecem, comece a semana monitorando o que você faz. Depois de identificar suas tarefas, priorize-as de acordo com a importância e a urgência. A Matriz Eisenhower é ótima para isso.

2. Crie e agende seus blocos de trabalho. Atribua períodos específicos para cada tarefa ou grupo de tarefas e use um planner ou calendário digital para mapear o seu dia. Você pode bloquear tempo na manhã para as tarefas de trabalho e alta prioridade, usar a metade do dia para as reuniões e o fim da tarde para tarefas administrativas e e-mails.

3. Equilibre sua agenda. Além das obrigações relacionadas ao trabalho, você pode incluir tarefas pessoais, intervalos e folgas e atividades de lazer. Não se esqueça de incluir as folgas para descansar e recarregar a bateria!

4. Atenha-se ao que está programado. Siga sua agenda o máximo que puder, focando apenas na tarefa atribuída a cada bloco de trabalho. Se você não conseguir finalizar algo, siga para o próximo bloco em vez de estender o atual.

5. Revise seu dia e faça ajustes. No final de cada dia de trabalho, revise as tarefas que você não terminou - bem como as novas que foram adicionadas - e ajuste seus blocos de horário para o restante da semana de acordo com a sua agenda.

Com dias com tempo bloqueado antecipadamente, você não terá que escolher constantemente no que deve focar. Tudo que você precisa fazer é seguir sua programação de tempo bloqueado. Se você se distrair, basta olhar para sua programação e voltar para a tarefa para a qual você reservou um tempo.

Métodos de bloqueio de tempo

O bloqueio de tempo tem alguns primos distantes que vale a pena conhecer: tarefas em lote, temática diária e time boxing. A tabela abaixo mostra uma descrição e exemplos de bloqueio de tempo para cada um.

Whether you’re a remote worker, an active student, or a busy mom (or all three!), there are time blocking techniques to fit your lifestyle and work habits. It’s easy for anyone to find a method that boosts their unique productivity needs.

Agrupamento de tarefas

Fazer tarefas em lote significa agrupar tarefas semelhantes - geralmente menores - e agendar blocos de tempo específicos para serem concluídos de uma só vez. Ao lidar com tarefas semelhantes em um grupo, você limitará a quantidade de mudança de contexto que terá que fazer ao longo do dia. Isso economiza um tempo precioso e poupa sua energia mental.

Por exemplo, agendar dois blocos de 20 minutos para processar seus e-mails durante o dia é mais eficiente do que verificar sua caixa de entrada a cada 15 minutos.

O bloqueio de tempo combina bem com o agrupamento de tarefas porque evita que você agende cada tarefa individual em seu calendário. Apenas bloqueie porções de tempo a cada dia ou semana para quando você quiser concluir um determinado lote de atividades, por exemplo, e-mails, pagamentos, exercícios, reuniões, escrita, codificação, trabalho focado, tarefas cotidianas, preparação de refeições.

Temática diária

A temática diária é uma versão mais extrema do agrupamento de tarefas. Como o nome sugere, a temática diária é sobre escolher um tema para cada dia e dedicar o dia inteiro a um tipo específico de trabalho ou projeto.

Ao invés de trocar entre diferentes tipos de tarefas ao longo do dia, você foca em um tema, o que permite mais concentração. Por exemplo, você pode usar as segundas para reuniões, as terças para o trabalho criativo, as quartas para tarefas administrativas e assim por diante.

Mike Vardy, fundador da Productivityist, usa a temática do dia para definir o foco de cada dia. Esta é a forma como ele divide os temas da semana:

Dedicar cada dia para um único tema cria um padrão confiável de trabalho e limita ainda mais a carga cognitiva da mudança de contexto. Vardy explica que os temas oferecem a clareza mental que permite que ele se concentre em sua família.

“Saber o que o dia 'significa' para mim me permite conseguir as coisas que preciso e desejo realizar sem ver itens indeterminados do tipo 'devia fazer' em uma lista de tarefas pendentes. Como resultado, sinto menos fadiga de decisão e ainda tenho mais energia quando estou com meus filhos."

Embora a consistência seja determinante, você pode manter a flexibilidade. Se surgir uma tarefa urgente e ela não se encaixar no tema do seu dia, você pode trabalhar nela. No entanto, tente reagendar suas tarefas para o próximo dia temático no qual elas se encaixam, evitando abandonar o tema do dia por completo.

Time boxing

Time blocking and time boxing are often confused as synonymous, but there’s an important difference. Time blocking asks you to set aside certain chunks of time to focus on a given task or activity. For example, "I will work on a first draft of my blog post from 9 am to 11 am tomorrow.”

In contrast, time boxing asks you to limit how much time you’ll dedicate to a specific task. Here’s a time-boxed version of the time blocking example above: "I will finish a first draft of my blog post tomorrow between 9 am and 11 am.”

Essa "caixa de tempo" imposta força você a trabalhar com eficiência porque você tem um tempo limitado para concluir a tarefa. Pode ser uma forma divertida de desafiar a si mesmo(a) e gamificar sua produtividade.

Por que o bloqueio de tempo é tão eficiente?

Esta técnica parece simples na superfície, mas tem impactos profundos em sua capacidade de fazer as coisas. Aqui estão alguns dos principais benefícios do bloqueio de tempo:

Promove o "trabalho focado"

Cal Newport, autor de Slow Productivity: The Lost Art of Accomplishment Without Burnout, é um grande defensor do bloqueio de tempo. Ele acredita que ao fazer menos coisas e focar em uma tarefa de cada vez, você é mais produtivo(a) do que quando tenta inserir mais tarefas em sua agenda.

Em entrevista na rádio Virgin Radio UK, Newport compartilhou que:

""Você precisa de um equilíbrio entre um ritmo constante, mas sustentável. Estou trabalhando nisso e dando toda a minha atenção, mas não estou passando muito tempo nessa atividade, divido o trabalho ao longo do tempo, e é aí que surgem as coisas boas."

Ao programar uma parte do tempo para trabalhar em um único projeto, problema ou tarefa, você concentra todos os seus recursos mentais em uma única coisa, em vez de concentrar sua atenção em várias tarefas. Quanto mais você “faz uma tarefa única”, mais você constrói os músculos mentais necessários para um trabalho profundo e mais mantém o foco.

Ajuda a eliminar o "trabalho superficial" com mais eficiência

Trabalho superficial é o trabalho que é urgente, mas não importante para atingir seus objetivos de longo prazo - como lidar com papelada ou responder (a maioria dos) e-mails. Ao cronometrar o trabalho superficial, você está definindo limites claros de quanto tempo vai dedicar a ele.

Além disso, agrupar tarefas semelhantes reduz o custo da troca de contexto. Ao agrupar todas as suas tarefas superficiais em um ou dois blocos de tempo, você será capaz de executá-las com mais eficiência e reservar o resto do seu dia para um trabalho de maior impacto.

Você se torna ciente de como gasta seu tempo

A maioria das pessoas é ruim no gerenciamento do tempo. Somos péssimos em estimar quanto tempo as tarefas levarão e muitas vezes caímos na armadilha da falácia do planejamento. Nosso viés do presente faz estimativas pouco razoáveis sobre o que os nossos eus do futuro poderão fazer e por isso, acabamos trabalhando mais do que deveríamos.

O bloqueio de tempo força você a confrontar suas prioridades e compromissos atuais e a ter mais cuidado com a forma como você gasta seu tempo finito. Para cada novo comprometimento que entra em sua vida, você é forçado(a) a encontrar espaço físico em seu calendário. Como resultado, o custo de dizer "sim" se torna concreto e fica muito mais fácil dizer "não".

Neutraliza o perfeccionismo

Cronogramas confusos são o pior inimigo de uma pessoa perfeccionista. Sempre há algo a ser ajustado e aprimorado. Pode ser difícil saber quando um projeto em aberto está concluído, especialmente se você está almejando a perfeição.

Em algum ponto, você precisa ser capaz de dizer “está bom o suficiente” e seguir em frente. O time boxing pode ajudar, pois ele impõe limites de tempo em seus projetos. Se você costuma prolongar as tarefas tentando fazer tudo certo, defina um prazo restrito para terminar a tarefa e cumpra-o. Depois é só aproveitar o tempo extra relaxando e com as pessoas que você ama.

Ajuda você a cumprir seus objetivos

No artigo Making the Best Laid Plans Better: How Plan-Making Increases Follow-Through, os pesquisadores Rogers, Milkman, John e Norton revisaram vários estudos que apoiam a ideia de que “a criação de planos concretos e específicos ajuda as pessoas a cumprir suas intenções."

Desde seguir um plano de academia até agendar uma vacina contra a gripe, as pessoas tinham maior probabilidade de agir de acordo com suas intenções quando anotavam um local, data e hora específicos para a atividade. No entanto, as pessoas ainda dependem muitos de intenções vagas e não de planos concretos para realizar aquilo que gostariam.

"Apesar do fato de que fazer planos ajuda as pessoas a conquistar sias metas, elas geralmente falham no planejamento de planos concretos. Ironicamente, esta tendência de fazer planos de menos é especialmente comum em pessoas que começam com grandes intenções de atingir uma meta."

A lição: quando você agenda suas tarefas e metas, é mais provável que você conquiste o pretende. O bloqueio de tempo força você a fazer planos concretos que garantem que você realmente esteja trabalhando para atingir suas metas todos os dias.

Mas o bloqueio do tempo vai funcionar com o meu trabalho?

Uma das maiores críticas ao bloqueio de tempo é que ele não leva em conta os trabalhos reativos em que é impossível antecipar o que acontecerá a qualquer momento. O bloqueio de tempo é realmente uma estratégia realista para um especialista de suporte ao cliente cujo trabalho é responder a tickets? Ou para um gerente de conta que precisa estar disponível para responder às solicitações dos clientes?

Nós diríamos que sim! Ter ao menos um pouco de controle sobre a sua agenda pode ser útil, não importa qual seja seu trabalho. Cal Newport fez a seguinte colocação:

“Os períodos de reatividade em aberto podem ser bloqueados como qualquer outro tipo de obrigação. Mesmo se você estiver bloqueando a maior parte do seu dia para trabalho reativo, por exemplo, o fato de que você está controlando sua programação permitirá que você dedique alguns pequenos blocos (talvez na “periferia” da agenda) para atividades de mais impacto.”

Quando seu dia de trabalho é comandado por forças externas, é fácil perder de vista seus próprios objetivos. O bloqueio de tempo pode ajudar você a ter uma sensação maior de controle mesmo que sua agenda seja imprevisível.

Dicas de bloqueio de tempo

Embora o bloqueio de tempo seja bastante simples na teoria, pode ser difícil segui-lo na prática. Antes de mergulhar nas dicas sobre como ter sucesso com o bloqueio de tempo, é importante entender os erros comuns que podem te atrapalhar.

Alguns erros frequentes nos quais ficar de olho:

• Subestimar o tempo necessário para tarefas, acreditando que você pode adicionar mais alguma coisa na sua agenda

• Ser rígido(a) demais com a sua agenda e ter medo de fazer ajustes caso as coisas não saiam como o planejado

• Agendar muito tempo para o lazer, transformando os momentos de descanso em outra forma de trabalho

• Não priorizar tarefas e tratar tudo de maneira igualmente importante

• Falha em levar em consideração interrupções ou eventos inesperados

Agora vamos explorar algumas dicas práticas do bloqueio de tempo para ajudar você a evitar estes erros e ter uma agenda prática, evitando que você fique muito preso(a) ao seu calendário no processo.

Adicione horários livres em sua agenda

Com o passar do tempo, você vai ficar cada vez melhor em estimar quanto tempo as tarefas vão levar, mas até chegar lá, prefira bloquear mais tempo para as tarefas do que pecar pela falta. Preencha sua agenda com tempo extra para concluir e transicionar entre tarefas. Você pode até criar "blocos condicionais" de tempo para lidar com tudo o que ficou para trás.

Por exemplo, você pode separar uma hora no final do dia ou entre grandes tarefas para usar esse tempo como quiser. Se tudo sair como o planejado, você pode usar este tempo para outras atividades ou para tirar uma folga merecida. Esta abordagem não apenas mantém você no caminho certo, como também traz a sensação de satisfação por concluir suas tarefas diárias!

Adote uma abordagem flexível

Remember to give yourself some grace. Keep in mind that things will come up at the last minute and ruin your plans. But remember that your plan is a guide to help focus your attention on what’s important, not a binding contract.

Até mesmo o especialista em produtividade Cal Newport edita seus planos ao longo do dia, eliminando os blocos de tempo originais e preenchendo-os com planos atualizados conforme as demandas:

Newport lida com as mudanças em sua agenda vendo-as como um jogo:

“Esse tipo de planejamento, para mim, é como um jogo de xadrez, com blocos de trabalho sendo espalhados e classificados de tal forma que projetos grandes e pequenos parecem se completar com (um pouco de) tempo de sobra.”

Veja seus blocos de tempo como uma forma flexível de se desafiar, não como ferramentas rígidas para punir-se quando você falha.

Não encha seu tempo de lazer de atividades

Embora Elon Musk tenha dito que programa seus dias em incrementos de 5 minutos, agendar muito tempo de lazer pode ser um exercício autodestrutivo. O agendamento de atividades, mesmo que sejam de lazer, pode reduzir a sensação de diversão.

Em vez disso, bloqueie tempo para se desconectar e relaxar sem um plano definido sobre como você gastará esse tempo. Isso lhe dará a flexibilidade de decidir o que você quer fazer - ligar para os amigos para ir beber alguma coisa? Viu aquele novo jogo do Nintendo Switch? Ler? O que quer que você decida, lembre-se de manter pelo menos parte do seu tempo livre livre.

Encontre suas horas mais produtivas

Todo mundo tem diferentes horários de picos de produtividade. Entender o seu pode ajudar você a aproveitar seu tempo e sua energia ao máximo. Quando você descobrir quais são seus horários mais produtivos, proteja-os e bloqueie estes horários para lidar com as tarefas que mais exigem concentração.

Digamos que você descubra que seu momento de maior produtividade é entre as 11h e as 13h. Agende suas tarefas mais importantes, como escrita, codificação, planejamento de projetos ou trabalho em planilhas de contabilidade, durante esta janela. Como disse William Faulkner:

Eu só escrevo quando estou inspirado. Felizmente, a inspiração vem todo dia às nove da manhã.

Para encontrar suas horas mais produtivas, você pode usar ferramentas de produtividade ou aplicativos para monitorar seus hábitos de trabalho. O RescueTime ou o Toggl podem ajudar na análise de como você gasta seu tempo em sites ou documentos, o que pode ser útil para não apenas descobrir quais são suas horas de pico como também para monitorar para onde todo o seu tempo está indo.

Leve fatores externos que podem influenciar a sua produtividade em consideração. Por exemplo, se o seu espaço de trabalho é barulhento depois do almoço, tentem lidar com as tarefas mais importantes pela manhã.

Planeje as demandas não previstas

Se no seu dia a dia você precisa atender pedidos de outras pessoas, antecipe blocos de tempo para demandas imprevistas. Isso garantirá que você não saia do cronograma e ainda tenha um dia produtivo.

Por exemplo, se você trabalha com suporte de TI e frequentemente recebe pedidos de ajuda urgentes à tarde, reserve um bloco de tempo das 14h às 16h especificamente para essas questões. Dessa forma, você pode atender a necessidades inesperadas sem sacrificar suas tarefas planejadas.

Se os pedidos de outras pessoas não forem tão relevantes para o seu trabalho, você pode pausar as notificações enquanto trabalha para não ser interrompido(a) durante uma sessão de trabalho focado. Você também pode definir horários específicos para verificar e responder às mensagens, mantendo seu foco intacto.

Bloqueio de tempo com o Todoist

You can implement time blocking with any tool, but in this section, we’ll focus on how to use Todoist’s calendar layout alongside your favorite calendar app — or even good, old-fashioned pen and paper.

We’ll cover how to implement three different time-blocking variations: task batching, day theming, and scheduling individual tasks.

Scheduling time blocks for individual tasks

With Todoist’s calendar layout, you can easily schedule your week and visualize your blocked time. This is the most granular of the three time blocking variations, and it’s ideal when you want a detailed plan for each day.

To access the calendar layout, open the Upcoming or Today view. Click the View icon in the upper right corner, and then select the calendar layout. While you can toggle between the week and month views, time blocking works best with the week view.

Any tasks that have a due date are automatically displayed at the top in the All Day row.

One way to schedule a time block for these tasks is to drag them to the date and time when you plan to start working on them. Then, drag to adjust the end time as necessary and set a duration for the task.

To block more tasks on your calendar, place the cursor at the start time. Then, click and drag to create a task block with the appropriate duration. When the new task view appears, give the task a name. You also have the option to select a project, add a label, set a priority level, and choose other settings.

Alternatively, use the Quick Add button to create a new task. Then, set a start time and a duration within the task itself. In the task name, type the start time and the duration. It automatically displays as a time block when you view the calendar layout.

If you tend to add a lot of open-ended tasks to your to-do list or if you use the Getting Things Done method to capture everything in your brain, you probably have a lot of unstructured and unscheduled tasks to manage.

To time block them quickly, click the Plan button in the upper right corner of the calendar layout. You’ll see a list of overdue tasks and upcoming all-day tasks (i.e., those you haven’t time blocked yet).

Drag and drop each one onto the calendar layout to create time blocks, and adjust the start and end times as necessary. Eventually, you’ll add all your outstanding tasks to the calendar, leaving you with no more overdue tasks.

As you set time blocks for individual tasks, remember to include buffer time. A fully packed schedule can be intimidating and unnecessarily stressful.

Plus, it doesn’t leave any time for last-minute issues or urgent requests. For example, if you need to make time for a surprise meeting or respond to important emails, you could end up having a longer workday or pushing task blocks to other days.

Fortunately, if you do need to reschedule time blocks in Todoist, the process is simple. Just drag and drop tasks to another day, or open the task and update the due date or time.

Task batching with Todoist

If strict time blocking — dedicating a time block to each individual task — feels like overkill, combine time blocking and task batching for a more streamlined system. Instead of having one time block per individual task, assign a time block for each category of tasks you batch together. 

Primeiro, decida quais categorias amplas de trabalho precisam ser refletidas em sua programação diária ou semanal. Por exemplo, um escritor freelance pode ter a seguinte lista de categorias:

• E-mail

• Trabalho de administração

• Vendas

• Reuniões

• Pesquisa

• Escrita

• Professional development

• Yoga

• Preparação de refeições

• Administração pessoal

• Leitura

• Tempo livre

• Networking

Next, sit down with your favorite calendar app (e.g., Google Calendar) or paper planner and create time blocks for the coming week that reflect the times you’ll work on each category. Use your time tracking data to inform how much time to set aside for each category.

Certifique-se de que todas as suas prioridades e compromissos tenham espaço suficiente em seu calendário. Se você estiver lutando para encontrar espaço, talvez precise começar a reduzir seus compromissos. O resultado final será mais ou menos assim:

We recommend using Outlook or Google Calendar to combine task batching and time blocking. Since Outlook and Google Calendar integrate with Todoist, you’ll be able to see all your time blocks in Todoist’s Today and Upcoming views. For example, the time blocks above look like this when synced with Todoist:

If you find it difficult to stick to your digital schedule, you could try planning your day out on paper. A paper schedule forces you to start fresh each day. It also makes it easy to scribble things out and adapt as the day goes on. Plus, you can keep your paper schedule open on your desk as a visible reminder of what you plan to focus on.

Se você trabalha em uma empresa com calendários compartilhados, pode achar útil bloquear publicamente um horário para o trabalho focado para manter uma parte suficiente do dia livre para reuniões. Khoi Vinh, designer da Adobe, usa essa estratégia em seu escritório:

“Procuro blocos de tempo na minha agenda que posso isolar para o trabalho focado. Às vezes, movo as reuniões para criar blocos contíguos mais longos e, em seguida, crio uma reunião chamada "Não reservar" ou, se suspeitar que alguém vai ignorar isso, chamo-a de algo como "Sessão de colaboração" ou "Revisão de pesquisa". Você tem que ser esperto.”

You can apply this concept to your own task batching process. Add large time blocks for deep work to your calendar app or paper calendar. And make sure you’re clear on what kind of work fits into that group of tasks. For example, it might include long-form writing, in-depth research, or brainstorming.

No matter which approach you use, you now have time blocks for each category. But you still need to know which specific task — or group of tasks — to work on when the time comes. That’s where a task manager like Todoist comes in.

Create a Todoist label for each batched category you came up with in step one. You can do this by opening the Filters & Labels tab and adding as many new labels as you need — with optional color coding.

Next, review all of your outstanding tasks. Add the appropriate label to each task.

Then, go about your day. When you come to a time block, all you have to do is pull up the corresponding label list to see all the tasks in that category.

Get started by choosing from the list of relevant tasks. Any tasks with dates automatically appear at the top so you’ll know when something is due soon and needs your attention first.

Priority levels can also help you zero in on the most urgent tasks to handle. Priority 1 tasks display in red, while Priority 2 tasks display in orange, and so on. Tackle the top-priority (red) tasks first before moving on to Priority 2 through 4.

Para se certificar de que nada vai passar despercebido, cada tarefa deve ter uma etiqueta. No entanto, você provavelmente descobrirá que nem todas as categorias precisam ser rastreadas no Todoist. Por exemplo, você pode querer controlar suas reuniões ou aulas de ginástica no seu calendário em vez de em seu gerenciador de tarefas. E como dissemos antes, você não deve programar demais o seu tempo livre. Experimente com a sua configuração para descobrir o que faz sentido para suas circunstâncias específicas.

Temática diária com o Todoist

Se você tentar bloquear tempo e ainda se sentir muito disperso(a) e sem foco, teste a temática diária. Recomendamos este curso gratuito do Skillshare do Mike Vardy. Ele orienta você na configuração de um sistema de temas para o dia, incluindo exemplos detalhados usando papel e o Todoist.

Another way is to assign a project, vertical, or client (if you’re a freelancer or consultant) to each day. For example, Mondays might be for Client X projects, while Tuesdays might be dedicated to Client Y projects. Choose the theme approach that best fits your workflow.

Then, at the beginning of each day, pull up your corresponding label list in Todoist. Since each day is dedicated to a specific theme, you’ll only need to check one or two labels to find a list of relevant tasks. Get started on the most important tasks first, using due dates and priority levels as a guide.

Remember, the goal of day theming is to help you concentrate on a single category or theme over the course of the day. But it shouldn’t prevent you from addressing urgent off-topic tasks if they arise during the day.

In fact, if you opt to use day theming, you might find it helpful to add a 30- to 60-minute block for meetings, work admin, or email at the beginning or end of the day. This way, you can stay focused for most of the day without missing important tasks.

Todoist Tip

Todoist’s Calendar integration works two ways. In addition to syncing time blocks or day themes from Outlook or Google Calendar to Todoist, you can also display Todoist time blocks on your calendar.

This option is helpful for blocking off time for deep work or time-sensitive projects. Since your Outlook or Google Calendar will show that you’re busy during these times, you won’t have to field meeting requests during important time blocks.

To enable two-way sync, make sure to toggle on the Sync Tasks to Calendar option when linking your calendar to your Todoist account. Otherwise, the sync will be one-way only, displaying Outlook or Google calendar items on your Todoist calendar.

Spending time planning your days might feel counterintuitive when your to-do list is already overflowing. But here’s the thing: without a plan, you’re not really in control. Your calendar is.

Think of time blocking as an investment, not an expense. Those 15 minutes you spend mapping out your week will save you hours of decision fatigue, context switching, and that familiar feeling of wondering where your day went.

When you front-load these decisions, you’re reclaiming your mental bandwidth for what actually matters. Instead of constantly asking "what should I work on next?", you can dive straight into the work itself.

Ready to take back control? Pick one approach (time blocking, task batching, or day theming) and commit to it for just one week. Notice how it feels when your calendar works for you instead of against you. Your future self will thank you.