Uma revisão semanal é uma oportunidade de direcionar sua vida com intenção. É um tempo dedicado para pensar sobre a semana que passou, refletir sobre o que deu certo e o que não deu e planejar a semana seguinte. É uma chance de se alinhar com seus objetivos e garantir que o trabalho que você faz diariamente esteja te ajudando a alcançá-los. Isso evita a pergunta: “O que eu estava fazendo todo esse tempo?”.

A revisão semanal é uma parte essencial da metodologia Getting Things Done (GTD) criada pelo consultor de produtividade David Allen. Ele divide seu método de revisão semanal em três seções:

• Get Clear: Process all your loose ends.

• Get Current: Make sure all your items are up to date.

• Get Creative: Come up with new ideas to improve how you live and work.

"The Weekly Review will sharpen your intuitive focus on your important projects as you deal with the flood of new input and potential distractions coming at you the rest of the week."

- David Allen, Getting Things Done

Teste a revisão semanal se você...

• Usually start the week without a plan and just "wing it"

• Feel busy but haven't made any real progress toward your goals

• Want to set aside regular time for reflection and self-improvement

• Are a human being who wants to get more done (seriously, weekly reviews are so great, we think everyone should do them!)

Inspired by Allen’s Weekly Review method, we'll walk you through how to complete a weekly review. It’s an impactful practice for those who practice GTD, but it's also a key component of other popular productivity methods like time blocking and OKRs. The truth is everyone should do a weekly review regardless of their day-to-day workflow. There’s no one-size-fits-all method, so customize your weekly review to work for you.

Por que todos deveriam fazer uma revisão semanal

Com tudo o que você já está fazendo, comprometer-se com uma revisão semanal soa como uma tarefa adicional. Se você já tem um método de produtividade implementado, por que adicionar mais complexidade à sua semana? Pelo contrário, uma revisão semanal dá clareza e direção. Vale a pena o investimento de uma hora a cada semana.

Tenha uma visão objetiva da sua semana

Uma revisão semanal faz você dar um passo para trás na rotina diária e ver sua semana como um todo. Em vez de pular de semana para semana sem uma ideia real do que você está alcançando, uma revisão semanal força você a fazer uma pausa e refletir:

• What did I get done this week versus what I planned to get done?

• What unexpectedly arose this week that blocked my productivity?

• Why was I so efficient this week as compared to the last one?

A revisão semanal pede que você examine o que deu errado e o que deu certo. Ao tirar um tempo para refletir a cada semana, você inevitavelmente verá padrões que, de outra forma, teriam passado despercebidos.

“I was derailed in my writing this week by several unexpected meetings. I'll speak to my manager about minimizing these occurrences so I can focus.”

“Fiz muita coisa esta semana porque transferi o trabalho administrativo para meu assistente virtual de meio período. Pode ser a hora de contratá-lo em tempo integral.”

A revisão semanal ajuda a clarear as ideias e conduz a uma melhor tomada de decisão. Como resultado, você acabará alcançando muito mais a longo prazo.

Seja proativo(a) no planejamento

Ter um lugar central no qual você pode adicionar tarefas conforme elas surgem é importante para esvaziar sua mente e depositar suas ideias em um "segundo cérebro". No entanto, esta abordagem não é produtiva para planejar a sua semana.

Uma revisão semanal não é apenas uma retrospectiva, mas uma perspectiva também. Ela permite que você passe pela próxima segunda a sexta-feira e se prepare com antecedência. Você vai começar cada dia preparado(a) com o plano que criou durante sua revisão semanal.

Planejar-se de maneira proativa para a semana que se inicia não significa programar tudo que você precisa fazer. Significa, na verdade, criar um layout das suas principais prioridades para elas que tenham visibilidade no seu calendário ou lista de tarefas. Essa abordagem ajuda você a sair do modo reativo e a antecipar-se às suas tarefas de uma forma que se alinhe aos seus objetivos de longo prazo.

Melhore a cada semana

Como se costuma dizer, “o que é medido é gerenciado”. Se você deseja melhorar sua produtividade, acompanhá-la de perto durante sua revisão semanal vai ajudar você a fazer as coisas certas.

Para começar, identifique uma métrica relevante que você deseja monitorar e melhorar com base em seus objetivos de longo prazo. Por exemplo, se você está se preparando para uma prova de concurso, sua métrica relevante pode ser “horas estudadas”. Sua métrica pode até ser o número de pomodoros que você completou ou as horas gastas em trabalho focado.

Manter o controle de suas métricas não é uma melhoria infinita. Em algum ponto você atingirá um limite, mas quando você está apenas começando, reservar um tempo durante sua revisão semanal para refletir sobre suas métricas mostrará como você realmente gasta seu tempo e onde pode melhorar.

Completando sua revisão semanal

Vamos mergulhar em como realmente concluir sua revisão semanal. Não é suficiente dar uma olhada rápida em sua lista de tarefas, sorrir com satisfação ou decidir fazer melhor na próxima semana. Fazer um inventário completo de seu desempenho requer um esforço mais personalizado.

Escolha o dia, a hora e o local da revisão semanal

A consistência vai manter você no caminho certo quando a motivação não for o suficiente. Faça sua revisão semanal no mesmo horário e no mesmo dia todas as semanas. Você pode até tentar fazer isso no mesmo lugar também - seu canto de leitura favorito na sua casa ou até mesmo um café no seu bairro. Dessa forma, você criará um hábito consistente a cada semana e se sentirá “mal” se pular isso.

Aqui estão algumas opções para o seu dia de revisão semanal:

• Friday afternoon: Friday is a natural end of the work week. It's also when our productivity levels dip as we look forward to the weekend. Instead of browsing the web at your desk or counting the minutes until happy hour starts, take this time to complete your weekly review. You'll head into the weekend confident that everything is organized and accounted for.

• Sunday evening: Sunday is when the work week ahead looms large, and we already have Monday on our minds. Combat any anxiety about what's coming up with a weekly review. Use this time to reflect on the preceding week and prepare for the next one. Then, take the rest of the night to disconnect and do something relaxing, knowing that you're ready to hit the ground running on Monday morning.

• Monday morning: Monday is the natural start to most people's work week, but it can be hard to get going after the weekend. A weekly review is the perfect way to ease into the week. You have enough distance from the past week to do an objective review and are mentally refreshed to lay out a plan of attack for the coming week.

Have your weekly review on a Wednesday if that's what makes sense for you! The day doesn’t matter; consistency does. Make sure you set aside adequate time to run through your weekly review in full. We recommend a full hour at least. Since there are 168 hours in a week, devoting just one to optimizing the other 167 is a bargain.

Crie sua lista checklist de revisão semanal

Antes de começar, tenha uma checklist à mão que detalha exatamente o que você vai olhar durante sua revisão semanal. Por exemplo, aqui está a checklist que a metodologia Getting Things Done (GTD) de David Allen recomenda usar:

Organização

• Collect loose papers and materials — Capture and sort items like receipts and business cards you’ve collected over the week.

• Get “in” to empty — Process all your notes, emails, texts, and any other “incoming” items.

• Empty your head — Write down anything that’s taken up mind space recently but hasn’t been captured in your system.

Atualização

• Review “Next Actions” lists — Take inventory of the tasks and reminders you have coming up.

• Review previous calendar data — Flip through the last 2-3 weeks of calendar items to look for any outstanding items of things that may require follow-up.

• Review upcoming calendar — Zoom in on the future by looking ahead at your calendar items. Ensure that anything you need to prepare for is captured on your task list.

• Review “Waiting For” list — Reflect on outstanding items you need from others and make a note of what requires follow-up or impacts your own work.

• Review “Projects” (and “Larger Outcome”) Lists — Look through any and all project lists to assess their progress and make additional action items to drive initiatives forward.

• Review any relevant checklists — Assess any other lists that are relevant to work and life that may need your attention.

Criatividade

• Review “Someday/Maybe” list — Check any lists such as “business ideas,” “vacation plans,” or “books to read” to check if “someday” might be “today”.

• Be creative and courageous — This is an opportunity to make your dreams actionable — think of bold projects you can plan or interesting ideas you want to pursue.

É claro, uma checklist de revisão semanal deve ser completamente individualizada para você. Embora você possa querer tomar emprestados certos aspectos da checklist semanal da revisão Getting Things Done de David Allen, também inclua itens específicos para o seu fluxo de trabalho e objetivos. Inspire-se na checklist acima ou crie a sua própria do zero. Você pode deixar sua checklist bem abrangente e inclusiva ou bem específica e restrita.

Algumas questões importantes que devem ser levadas em consideração ao montar sua checklist semanal:

Minha revisão semanal...

• ...include space to declutter physically, digitally, and mentally?

• ...provide an accurate assessment of the past week?

• ...let me evaluate progress and get current on my major goals and projects?

• ... help me plan for the week ahead?

• ... leave room to cultivate inspiration and spontaneity?

Essas perguntas vão guiar você na criação de sua própria checklist de revisão semanal que é única para sua vida, trabalho e objetivos. Aqui está um exemplo de uma checklist que você pode criar com base nas considerações acima:

Aqui estão algumas dicas adicionais para se ter em mente ao fazer sua revisão semanal:

• Be objective — Imagine you’re a consultant who’s been hired to assess a week in your life. Try your best to take an unbiased look at your week and lean on objective measures of your performance for the week (i.e., “tasks completed,” “hours slept,” and “words written”). Taking an honest look at your successes and shortcomings will help you plan better for the future and optimize each week.

• Be efficient — Move from one checklist item to the next without lingering too long in any one area. Spending an excessive amount of time on your review could take it from 1 hour to 2 or 3. This is a surefire way to start putting them off because they’re too time-consuming. Be comprehensive but efficient in your approach.

• Be kind — Often, a review can yield some damning results: we completed half the tasks we said we would, didn’t get a workout in, and made next to no progress on a key project. Instead of beating yourself up about a bad week, gently reflect on what went wrong and plan for a more productive week ahead. Resolve to do better next week — whether that’s eliminating distractions to enter deep work mode or prioritizing sleep so you’re at your most effective.

O mais importante é que não há “maneira errada” de completar uma revisão semanal. O melhor método para esta prática de produtividade é aquele que é útil e sustentável. Além disso, não tenha medo de fazer experiências com sua revisão semanal. Ela deve ser tão adaptável e mutável quanto a sua vida.

Crie um conjunto de perguntas

Além de passar por uma checklist para sua revisão semanal, crie uma lista de perguntas que você também pode fazer a si mesmo(a). Combinar uma checklist de revisão semanal com uma reflexão direcionada pode ajudar a dar uma ideia melhor da sua semana.

Aqui estão algumas perguntas que podem ser úteis para se fazer durante sua revisão semanal:

• How do I feel I did this week overall?

• What enabled me to reach my goals this week?

• Has anything stopped me from reaching my goals this week?

• Which actions did I take this week that will propel me towards my long-term goals?

• How can I improve for next week?

• What can I do next week that will set me up for my long-term goals?

• What should I plan for in the next month? Year? 5 Years?

Anote suas respostas em um espaço dedicado às suas reflexões semanais. Pode ser um diário, um aplicativo de anotações ou uma lista contínua de comentários na sua tarefa de revisão semanal do Todoist. Tente limitar-se a 1-3 frases para cada. Novamente, quanto mais longa e árdua for a sua revisão, menor será a probabilidade de você manter o hábito.

Forçar-se a realmente pensar sobre as respostas a essas perguntas leva você a estar ciente de como você gastou seu tempo na última semana e muitas vezes inspira melhorias.

Preparando sua revisão semanal com o Todoist

Recomendamos digitalizar sua revisão semanal para que sua checklist e perguntas de reflexão fiquem em um local de fácil acesso ao qual você possa voltar todas as semanas - onde você estiver.

Here's how we recommend running your weekly review with Todoist:

1. Crie um novo projeto. Comece um novo projeto no Todoist e nomeie-o “Revisão Semanal”. Adicione-o aos seus “favoritos” para que seja fácil de encontrar e fique na memória.

2. Use as seções para organizar sua revisão semanal. Existem inúmeras maneiras de organizar sua revisão semanal. Se você seguir a Metodologia GTD, use a abordagem "Get Clear" / "Get Current" / "Get Creative" para estruturar sua sessão de reflexão.

Ou organize sua revisão semanal de forma que reflita as áreas de sua vida que você decidiu priorizar: “Trabalho”, “Família”, “Saúde”, “Economia” e “Casa”. Independentemente de como você opta por estruturar sua revisão semanal, as seções são uma maneira flexível de organizar e dividir sua sessão de uma hora em segmentos distintos que ajudam a cobrir tudo.

3. Adicione seus itens da checklist como tarefas recorrentes. Depois de ordenar suas seções, adicione tarefas em cada uma. Puxe diretamente da sua checklist. Adicione cada item como uma tarefa recorrente para marcá-los como “concluídos” em um domingo e ter a tarefa redefinida automaticamente para a semana seguinte.

4. Configure um lembrete de revisão semanal. Depois de configurar seu projeto, gerar suas seções, criar seus itens da checklist e adicionar detalhes relevantes, você está pronto(a) para sua revisão semanal no Todoist. Uma última coisa: adicione uma tarefa recorrente para se lembrar de concluir sua revisão semanal para que ela se torne um hábito.

“A revisão semanal é o fator crítico de sucesso para casar seus compromissos maiores com suas atividades do dia a dia.”

- David Allen, Getting Things Done

Uma revisão semanal poupará seu tempo, ajudando você a focar no que te ajuda a fazer as coisas e no que rouba sua atenção. Ao observar de perto o nosso desempenho, temos autonomia para melhorá-lo.

Em vez de nos perguntarmos por que não atingimos nossas metas apenas no dia 1º de janeiro, uma revisão semanal oferece 52 oportunidades para começar do zero. 52 chances de melhorar em relação à semana anterior. 52 momentos para aprender mais sobre nós mesmos e como trabalhamos.

Ao decidir refletir regularmente sobre como estamos nos saindo, estamos melhor equipados para esvaziar nossas mentes, encarar nossos objetivos e viver não apenas vidas mais produtivas, mas também mais gratificantes.