Projekt-Insights zeigt dir automatisch, wie deine Projekte laufen. Die Grundlage dafür ist die tatsächliche Arbeit deines Teams – Statusmeetings oder manuelle Updates sind dafür nicht nötig.

Schau dir den Fortschritt deiner Projekte an, ohne dich mit Tabellenkalkulationen herumzuschlagen oder nach Updates suchen zu müssen. Du und dein Team habt immer den vollen Überblick darüber, was vorangeht, was Aufmerksamkeit braucht und worauf ihr euch als Nächstes konzentrieren solltet.

Loslegen

Projekt-Insights sind im Business-Plan enthalten (nur für Todoist Web und Desktop verfügbar). Team-Admins und Mitglieder können die Insights sehen, Gäste haben keinen Zugriff. Bevor du loslegst, überprüfe, ob du die experimentellen Features in deinem persönlichen Konto aktiviert hast.

Wenn du ein Team-Projekt öffnest, findest du oben rechts neben den Optionen „Anzeige“ und „Projekt“ den Button Insights. Hier ist eine Übersicht dessen, was du in jedem Abschnitt finden kannst:

Projektzustand

Der Projektzustand zeigt dir auf einen Blick, wie dein Projekt läuft, ohne dass du etwas manuell aktualisieren musst. Todoist berechnet den Zustand anhand der natürlichen Arbeitsmuster deines Teams automatisch: erledigte Aufgaben, überfällige Aufgaben und allgemeine Fortschritte. Du siehst einen der folgenden Status:

• Hervorragend – Die Aufgaben werden vorzeitig erledigt und dein Team macht stetige Fortschritte.
• Auf Kurs – Die Arbeit schreitet reibungslos und ohne größere Verzögerungen voran.
• Gefährdet – Einige Aufgaben sind ins Stocken geraten oder stehen kurz vor ihren Deadlines.
• Kritisch – Zu viele überfällige Aufgaben oder erhebliche Verzögerungen stoppen den Fortschritt.
• Ausstehend – Todoist erfasst weitere Aktivitätsdaten, um einen aussagekräftigen Projektzustand zu erkennen.

Der Projektzustand wird einmal am Tag automatisch aktualisiert, während dein Team arbeitet. (Wir arbeiten derzeit an einer Option, mit der du die zugrunde liegenden Daten selbst manuell aktualisieren kannst.)

Fortschrittsverfolgung

Du siehst sofort, wie weit dein Projekt fortgeschritten ist. Der Fortschrittsbalken füllt sich, sobald Aufgaben erledigt werden.

Der Fortschritt wird anhand der Gesamtzahl der Aufgaben in deinem Projekt berechnet. Wenn Aufgaben erledigt werden, füllt sich der Fortschrittsbalken und zeigt an, wie viel Prozent der Arbeit bereits abgeschlossen sind. Du siehst auch eine Aufschlüsselung der erledigten im Vergleich zu den noch offenen Aufgaben.

Todoist zeigt den Fortschritt in Echtzeit an. Wenn du in letzter Zeit viele neue Aufgaben hinzugefügt hast, kann es sein, dass der Fortschrittsbalken stehen bleibt oder sich sogar zurückbewegt, obwohl du die Arbeit bereits erledigt hast. Das ist normal und bedeutet lediglich, dass dein Projektumfang gewachsen ist. Klicke einfach auf die Aufgabenanzahl, um schnell zu sehen, welche Aufgaben erledigt sind und welche noch offen sind.

Erledigte Aufgaben

Sieh dir deine Erfolge im Laufe der Zeit an und wirf einen Blick auf die letzten erledigten Aufgaben. Es motiviert ungemein, schwarz auf weiß zu sehen, was du schon alles geschafft hast.

Aufgabenzuweisungen

Wenn du im Team arbeitest, erhältst du Transparenz darüber, wer welche Aufgaben übernimmt. Dadurch erkennst du sofort, ob die Arbeitslast ungleich verteilt ist.

Insights über alle Projekte hinweg anzeigen

In deiner Workspace-Übersicht siehst du auf einen Blick den Zustand und den Fortschritt aller Projekte deines Teams. Klicke in der Seitenleiste einfach auf den Namen deines Workspace, um zu sehen, wie es bei den Projekten läuft, an denen du beteiligt bist. Wenn dich etwas interessiert, klicke darauf, um alle Details zu diesem Projekt zu sehen.

Best Practices für Projekt-Insights

Damit Projekt-Insights optimal funktioniert, sollte dein Team über ein solides Grundgerüst verfügen:

Lege Meilensteine und Ziele fest

Bestimme Meilensteine und Ziele für dein Projekt und füge sie als Aufgaben mit hoher Priorität 🔴 und klaren Deadlines in Todoist hinzu. Du kannst auch Abschnitte erstellen, sie als Meilensteine kennzeichnen und unter jedem Meilenstein die dazugehörigen Aufgaben hinzufügen.

Setze realistische Termine und Deadlines

Setze realistische Termine und Deadlines für Aufgaben, damit alle im Team wissen, bis wann die Arbeit erledigt sein muss.

Markiere Aufgaben regelmäßig als erledigt

Je konsequenter dein Team erledigte Aufgaben abhakt, desto genauer kannst du euren Fortschritt verfolgen.

Weise Aufgaben sofort zu

Wenn du mit anderen zusammenarbeitest, hilft das Zuweisen von Aufgaben allen Beteiligten dabei, den Überblick zu behalten und zu sehen, wer wofür zuständig ist. So wird verhindert, dass Aufgaben unter den Tisch fallen. Hast du Aufgaben im Projekt als Ziele oder Meilensteine festgelegt, dann weise sie den Leuten zu, die für den Fortschritt des Teams verantwortlich sind.

Priorisiere dringende Aufgaben

Kontaktiere unsMach deine dringendsten Aufgaben wichtiger, damit sie die Aufmerksamkeit erhalten, die sie benötigen. Bei einem großen Projekt kannst du die Aufgaben nach Priorität sortieren oder gruppieren, um einen besseren Überblick darüber zu erhalten, was am wichtigsten ist.

Gestalte die Teamarbeit mit Fokus auf Kontext und Klarheit

Lege den Umfang der Arbeit direkt in der Aufgabenbeschreibung fest oder füge einen Kommentar hinzu. Aufgabenkommentare sind ideal, um die Kommunikation klar und zentral zu halten. Du kannst ganz einfach Dateien teilen und Teammitglieder direkt taggen.

Mit diesem Setup kannst du wichtige Ergebnisse verfolgen, dein Team aufeinander abstimmen und Hindernisse frühzeitig erkennen, ohne die Komplexität zu erhöhen.

Kontaktiere uns

Wenn du Fragen oder Feedback zu Projekt-Insights hast, fülle dieses Formular aus, um dein Feedback direkt an das Produktteam zu senden. Wenn du Probleme mit einem bestimmten Insights-Detail hast, kontaktiere uns. Unser Team – bestehend aus Carol, Stacey, Sergio und weiteren Mitgliedern – hilft dir gern weiter!