Einige Aufgaben lassen sich schnell erledigen, wie das Ausräumen der Spülmaschine, das Schreiben einer E-Mail oder ein Spaziergang. Andere hingegen, wie das Verfolgen einer Sales-Pipeline, das Leiten eines Teamprojekts oder die Suche nach einem neuen Job, erfordern mehr Planung und Organisation.

Für diese größeren Projekte und Ziele reicht eine einfache To do Liste nicht aus. Du benötigst ein System, das dir sowohl das große Ganze als auch die Details zeigt, die sich ständig ändern. Hier kommt Kanban ins Spiel.

What is the Kanban method?

We've made a companion video for the Kanban method because everyone learns differently and we know some of you prefer to watch instead of read. Check out that video below, or continue reading for a deeper dive.

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Die Kanban-Methode ist ein Produktivitäts-Workflow, der mithilfe eines Boards und Karten visualisiert wird. Damit erhältst du einen klaren Überblick über deine Projektaufgaben von Anfang bis Ende, sodass nichts im Detail verloren geht.

The Kanban method was pioneered by Toyota in the 1950s as a way to implement "just-in-time manufacturing" and later adapated as an agile method to manage software development. Today, Kanban is applied to pretty much any type of work you can think of. Product teams use it for managing development roadmaps. Human resources uses it for recruiting and hiring. Sales teams use it for tracking their leads. Individuals even use “personal Kanban” for managing solo projects from college applications to home renovations.

Im Gegensatz zu herkömmlichen Aufgabenlisten ist es mit Kanban-Boards einfach, Dinge, die in Bearbeitung sind, visuell zu verfolgen, und schnell zu erkennen, was wann zu erledigen ist. Dies ist besonders effektiv für Gemeinschaftsprojekte, die ständig in Bewegung sind, aber ebenso nützlich, um persönliche Ziele zu planen und im Auge zu behalten.

In diesem Leitfaden erfährst du, worum es bei der Kanban-Methode geht, warum sie so effektiv ist und wie du mit ihr jedes Projekt von Anfang bis Ende visualisieren und voranbringen kannst. Lass dich außerdem von Praxisbeispielen und Vorlagen inspirieren.

Probiere Kanban aus, wenn mindestens eine der folgenden Aussagen auf dich zutrifft:

• Want a simple, visual method for keeping complex projects and goals on track

• Frequently get overwhelmed at work when everything piles on at once

• Work on multi-phase projects or “pipelines” with lots of moving parts

• Need an easy way to keep track of priorities and work status with a team

• Relate to “out of sight, out of mind” and need to see all your tasks to remember them

• Feel best when you can visualize all of your work in progress

• Really like drag-and-drop and/or sticky notes

Was ist ein Kanban-Board?

Das Herzstück der Kanban-Methode ist das Kanban-Board. Es visualisiert deine Aufgaben als Karten, die in Spalten organisiert sind und die verschiedenen Phasen eines Projekts darstellen. Ein einfaches Kanban-Board könnte zum Beispiel aus den drei Spalten „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“ bestehen. Du verschiebst die Karten von links nach rechts, während die Arbeitselemente durch die einzelnen Projektphasen geführt werden.

Das Kanban-Board bildet das Herzstück dieser Produktivitätsmethode. Das heißt, wenn du das Board verstehst, bist du auf dem guten Weg, das ganze Kanban-System zu verstehen.

Einrichten deines ersten Kanban-Boards

Sobald du die Bestandteile und die Funktionsweise des Kanban-Boards verstanden hast, ist es an der Zeit, ein eigenes Board einzurichten. Wir zeigen dir, wie du das richtige Kanban-Tool auswählst, Spalten einrichtest, Kanban-Karten erstellst, Projekte vorantreibst und das Board als Ganzes analysierst.

Wähle dein Kanban-Tool

Dein Kanban-Board kann analog oder digital sein:

Greifst du gerne zu Stift und Papier? Zeichne deine Spalten auf ein Whiteboard oder großes Flipchart-Papier und notiere deine Aufgaben auf Haftnotizen. Platziere die Haftnotizen in den passenden Spalten und verschiebe sie schrittweise von einer Seite des Boards zur anderen.

Ein analoges Board ist ideal für Personen, die Stift und Papier bevorzugen, oder für zentralisierte Teams, die am selben Standort arbeiten. Es eignet sich hervorragend für Sprints oder kurzfristige Projekte. Allerdings ist ein analoges Board weniger geeignet für verteilte Teams oder Teammitglieder, die gelegentlich im Homeoffice arbeiten.

Suchst du nach einer App? Mit nur wenigen Klicks und Drag-and-drop kannst du deine Boards ganz einfach mit einem digitalen Kanban-Tool wie Todoist erstellen. Auch wenn digitale Tools nicht die haptische Zufriedenheit bieten, die das Verschieben von Haftnotizen von einer Spalte zur nächsten vermittelt, ermöglichen sie dir den Zugriff auf deine Boards sowohl vom Desktop als auch vom Mobiltelefon aus. Zudem kannst du deine Boards weltweit teilen und in Echtzeit mit deinem Team zusammenarbeiten.

Wenn dein Team standortübergreifend arbeitet oder einige Mitglieder regelmäßig im Homeoffice sind, ist ein digitales Kanban-Board unverzichtbar. Zudem musst du dir keine Sorgen mehr machen, dass Haftnotizen nach einiger Zeit nicht mehr richtig kleben bleiben.

Wähle das Kanban-Board, das am besten zu deinen persönlichen Bedürfnissen und deinem Projekt passt.

Richte deine Spalten ein

Ein Board kann in beliebig viele Spalten oder Workflow-Schritte unterteilt werden. Entscheidend ist, dass dein Kanban-Board das aktuelle Projekt widerspiegelt. Für allgemeine und einfache Projekte eignen sich die Spalten „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“.

Für speziellere oder komplexere Projekte solltest du deine Spalten entsprechend anpassen. Eine Content-Pipeline könnte beispielsweise folgende Workflow-Schritte umfassen: Content-Ideen → Bereit zum Schreiben → Im Schreibprozess → Bereit zur Veröffentlichung → Veröffentlicht. Du kannst auch zusätzliche Schritte für jede Bearbeitungsrunde hinzufügen.

Obwohl es wichtig ist, dass du dir zu Beginn gut überlegst, welche Schritte deine Spalten darstellen sollen, kannst du deine Workflow-Schritte im Verlauf des Projekts jederzeit ändern. Im Folgenden zeigen wir dir weitere Beispiele für Kanban-Boards, damit du dir ein besseres Bild von den Möglichkeiten machen und die Ideen in deinen eigenen Projekten umsetzen kannst.

Erstelle deine Kanban-Karten

Deine Kanban-Karten sind die spezifischen Arbeitselemente, die von einem festgelegten Workflow-Schritt zum nächsten verschoben werden. Beim Beispiel der Content-Pipeline oben wären deine Kanban-Karten die Arbeitstitel der einzelnen Artikel. In einer HR-Pipeline könnten die Karten die Namen der Bewerber:innen darstellen. Bei einem einfachen „Zu erledigen → In Bearbeitung → Erledigt“-Board steht jede Karte für eine zu erledigende Aufgabe.

Hier sind einige weitere projektbezogene Beispiele für mögliche Kanban-Karten:

Verschiebe deine Kanban-Karten nach rechts

Um mit der Kanban-Methode zu starten, wähle eine Karte aus der äußersten linken Spalte des Boards und verschiebe sie nach rechts. Verschiebe beispielsweise eine Karte von „Zu erledigen“ nach „In Bearbeitung“, um anzuzeigen, dass eine Aufgabe aus dem Aufgabenstau entfernt wurde und nun bearbeitet wird.

Wie jede andere Aufgabe kann auch eine Kanban-Karte je nach Umfang Minuten, Stunden oder Tage in Anspruch nehmen. Sobald du fertig bist, verschiebe die Karte weiter nach rechts, von „In Bearbeitung“ nach „Erledigt“.

Wiederhole diesen Vorgang, bis alle Karten in der rechten Spalte deines Boards angekommen sind. Das bedeutet, dass alle Arbeitselemente abgeschlossen sind.

Überprüfe dein Board als Ganzes

Auch wenn bei Projekten jede Aufgabe einzeln erledigt wird, hilft dir Kanban, dein gesamtes Projekt im Blick zu behalten. Das regelmäßige Überprüfen deines Boards sorgt dafür, dass dein Projekt gut voranschreitet. Hier sind einige Fragen, die du dir stellen solltest, um sicherzustellen, dass deine Kanban-Pipeline reibungslos funktioniert:

• Which tasks need to be completed before other tasks can proceed?

• How much work in progress is there? Is it realistic? 

• Are there stages where tasks are stuck?

Indem du dein Board regelmäßig überprüfst und die oben genannten Fragen stellst, kannst du Blocker frühzeitig erkennen, sofort Lösungen finden und dein Projekt im Fluss halten.

Beispiele für Kanban-Boards

Wer mit klassischen Aufgabenlisten vertraut ist, muss bei Kanban umdenken. Der effektivste Weg, Kanban zu erlernen, besteht darin, es in der Praxis zu erleben. Hier sind einige Beispiele für Kanban-Boards, die sowohl für Teamprojekte als auch für Einzelprojekte geeignet sind.

Kanban für Organisationen

Beim kollaborativen Ansatz von Kanban arbeiten mehrere Personen gemeinsam an einem Projekt, wobei einzelne Teammitglieder für bestimmte Kanban-Karten oder Spalten verantwortlich sind. Dieser Ansatz eignet sich besonders für ein Personalabteilungsteam, in dem mehrere Personen am Einstellungsprozess beteiligt sind, oder für ein Produktmanagement-Team, in dem einzelne Mitglieder für verschiedene Features zuständig sind.

Hier sind einige Beispiele für Teamprojekte, die sich mit Kanban umsetzen lassen:

Produkt-Roadmap

Wenn du Teil eines Produktteams bist, gibt es wahrscheinlich viele Features, die du gerne veröffentlichen möchtest. Oftmals sind diese Features nicht ausgearbeitete Ideen, die von Usern vorgeschlagen wurden, während andere Features bereits in der aktiven Planungsphase sind. Verwende ein Kanban-Board, damit dein ganzes Team jederzeit über den Status der Features informiert ist, sei es in der Recherchephase oder bereits in der aktiven Entwicklung.

Design-Anfragen

Design-Teams haben häufig umfangreiche Verwaltungsaufgaben zu bewältigen, darunter E-Mail-Designs, Landing-Pages, Grafiken für Social Media und Werbematerialien für die Kundschaft. Nutze ein Kanban-Board, um eingehende Design-Anfragen effektiv zu organisieren und erfolgreich abzuwickeln.

Fehlerverfolgung

Selbst bei einem äußerst sorgfältigen Qualitätssicherungsprozess können sich unerwünschte Fehler im Endprodukt einschleichen. Nutze ein Kanban-Board, um den wichtigsten Problemen Priorität einzuräumen und dein Team über den aktuellen Stand der Fehlerbehebungen auf dem Laufenden zu halten.

Kanban für Einzelpersonen

Kanban für Einzelpersonen, auch Personal Kanban genannt, ist eine großartige Produktivitätsmethode für die Arbeit an Solo-Projekten oder Zielen, die mehrere Schritte erfordern. Durch die Erstellung eines Gesamtüberblicks über dein Projekt kannst du festlegen, wann du an welchen Aufgaben arbeiten musst. Typischerweise werden bei Personal Kanban die Workflow-Schritte „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“ verwendet. Du hast jedoch die Möglichkeit, diese Workflow-Schritte an die spezifischen Anforderungen deines Projekts anzupassen.

Hier sind einige Projekte, die sich gut mit Personal Kanban umsetzen lassen:

Renovierung der Wohnung

Die Renovierung der eigenen Wohnung ist ein äußerst anspruchsvolles Projekt. Um Stress zu vermeiden, der entstehen kann, wenn man versucht, alles auf einmal zu erledigen, empfiehlt es sich, die Aufgaben aufzuteilen und sie in dein Board einzufügen. Auf diese Weise behältst du stets den Überblick darüber, worauf du dich in jedem Moment konzentrieren musst, was als Nächstes ansteht und was bereits erledigt ist.

Jobsuche

Die Suche nach einer neuen Arbeitsstelle allein kann schon ein Vollzeitjob sein. Organisiere deine Jobsuche mithilfe eines Kanban-Boards, um einen klaren Überblick darüber zu erhalten, welche Stellenangebote für dich relevant sind, wo du dich bereits beworben hast und wie dein Bewerbungsstatus bei den einzelnen Unternehmen aussieht.

Buch schreiben

Ein durchschnittliches Buch umfasst etwa 300 bis 400 Seiten und enthält zwischen 80.000 und 100.000 Wörter. Besonders zu Beginn kann die Aussicht auf diese umfangreiche Arbeit überwältigend wirken. Stattdessen kannst du eine effektive Organisation sicherstellen, indem du ein Board verwendest, das deinen Schreibprozess in überschaubare Kapitel gliedert.

Was macht Kanban so effektiv?

1. Kanban stellt sicher, dass die richtige Arbeit zur richtigen Zeit erledigt wird

Selbst die sorgfältigsten Projektpläne können unvorhergesehenen Hindernissen, Terminverschiebungen und externen Ereignissen begegnen, die unsere Prioritäten verändern. Ein Kanban-Board fängt diese Änderungen auf, ohne das gesamte Projekt zu gefährden.

Because only "in progress" items are being worked on at any given time, the board owner can edit and rearrange the backlog of tasks as new information comes in without disrupting what's currently being worked on. In the same way that Kanban allowed Toyota to quickly shift production to account for changing customer demand, modern-day Kanban boards ensure that the right tasks are worked on at the right time given the circumstances in the moment.

2. Kanban informiert automatisch über die Prioritäten und den Stand der Arbeit

Das Kanban-Board bietet einen klaren Überblick über die aktuellen Prioritäten, den Status jedes Arbeitselements und die nächsten Schritte. Ein Blick auf das Board ermöglicht es allen Beteiligten, schnell zu erkennen, wie die aktuelle Situation ist und wo der Fokus liegen sollte. Diese Transparenz gewährleistet einen reibungslosen Projektablauf und vermeidet ein endloses Hin und Her.

3. Kanban vereinfacht es, das Arbeitspensum an die vorhandenen Kapazitäten anzupassen

Ein wesentlicher Vorteil besteht darin, die aktuell in Bearbeitung befindlichen Aufgaben zu erkennen und die Menge der begonnenen Arbeit zu begrenzen. Die Ansammlung von mehr Arbeit, als du und/oder deine Teammitglieder bewältigen können, , ist die beste Voraussetzung für falsche Prioritäten, Stress und Überlastung.

Ein Kanban-Board macht es einfach, auf einen Blick zu sehen, wie viel du und/oder deine Teammitglieder im Moment auf sich nehmen, sodass das Arbeitspensum mit den verfügbaren Kapazitäten abgeglichen werden kann. Die noch ausstehenden Arbeitselemente bleiben organisiert und werden nur dann in die Spalte „In Bearbeitung“ verschoben, wenn es tatsächlich möglich ist, sie zu erledigen.

4. Kanban vereinfacht die Identifizierung von Hindernissen

On a Kanban board it's easy to see which items are getting stuck or where on the board they're piling up. You'll be able to spot and troubleshoot blockers and bottlenecks before they derail your project.

5. Kanban ist einfach, flexibel und skalierbar

Die Kanban-Methode basiert auf einigen Grundprinzipien, gibt dir aber gleichzeitig die Freiheit in der Gestaltung der Details. Dadurch ist die Methode äußerst flexibel und kann sowohl bei DIY-Projekten für dein Zuhause als auch bei Bewerbungen eingesetzt werden. Durch die Möglichkeit, individuelle Workflow-Schritte festzulegen, kannst du nahezu jeden Prozess auf einem Kanban-Board abbilden und direkt mit der Umsetzung beginnen.

Kanban ist eine einfache Methode ohne anspruchsvolle Regeln. Du platzierst die Karten an ihren entsprechenden Positionen und verschiebst sie im Verlauf des Prozesses. Selbst bei wachsendem Projektumfang wird die Vorgehensweise nicht schwieriger. Das Board mag umfangreicher werden, jedoch nicht zwangsläufig komplexer.

Tipps für Kanban

Obwohl der Einstieg in die Kanban-Methode einfach ist, gibt es einige Schritte, die du unternehmen kannst, um sicherzustellen, dass die Produktivitätsmethode effektiv für dich und dein Team funktioniert. Dadurch können gängige Probleme vermieden werden, die Projekte zum Stillstand bringen könnten.

Organisiere deinen Aufgabenstau nach Priorität

Wenn du die Aufgaben, die zu erledigen sind, nach Priorität geordnet hältst, wird ersichtlich, welche Aufgabe als Nächstes in die Spalte „In Bearbeitung“ verschoben werden kann. Sollten weitere Kapazitäten frei werden, wissen alle genau, was zu tun ist, um das Voranschreiten des Projekts zu sichern.

Halte dein Board auf dem neuesten Stand

Zu Beginn eines Projekts hast du vielleicht das perfekte Board und den passenden Prozess eingerichtet, aber es bringt alles nichts, wenn Board und Prozess nicht die tatsächliche Realität widerspiegeln.

Wenn du Kanban zur Verwaltung von Teamprojekten einsetzt, solltest du eine Person bestimmen, die für das Projektmanagement verantwortlich ist und das Board regelmäßig aktualisiert, idealerweise täglich oder zumindest wöchentlich. Bei der Nutzung von Personal Kanban für deine eigenen Projekte solltest du eine umfassende Überprüfung deiner Boards in deinen Wochenüberblick einbeziehen.

Weise eine Kanban-Karte nur jeweils einer Person zu

Manchmal ist es klar, wer für eine Aufgabe verantwortlich ist, während es in anderen Fällen Grauzonen gibt, in denen zwei oder mehr Personen die Verantwortung für ein Vorhaben teilen könnten. Das Zuteilen einer Kanban-Karte an mehrere Personen mag zunächst unproblematisch erscheinen, kann jedoch dazu führen, dass sich letztendlich niemand wirklich verantwortlich fühlt.

Obwohl die verantwortliche Person je nach Position der Karte im Prozess variieren kann, solltest du sicherstellen, dass jeder Karte nur jeweils eine Person zugeordnet ist.

Stelle sicher, dass das Kanban-Board gut sichtbar ist

Dein Kanban-Board sollte für alle sichtbar sein. Wenn du mit anderen von einem Büro aus arbeitest, bewahre es an einem zentralen Ort auf, damit alle bei Bedarf immer darauf zugreifen können. Bei einem ortsunabhängigen Team empfiehlt es sich, ein digitales Board mit unbeschränkten Zugriffsberechtigungen zu wählen, damit alle darauf zugreifen und relevante Updates hinzufügen können.

Kanban mit Todoist

If you're looking for a digital board but still want the flexibility to switch back and forth to a more traditional task list, look no further than Todoist. The Boards feature lets you plan out projects from inception to launch and share projects with multiple people. And you can always switch back to list view if you need to.

Todoist's apps are available on Web, MacOS, iOS, and Android so you and your team will be able to access and manage your boards from anywhere.

Erstelle ein Projekt mit Todoist Boards

Wenn du ein neues Projekt in Todoist erstellst, hast du die Möglichkeit, zwischen einem Listen-Projekt und einem Board-Projekt zu wählen. Wähle „Board“, um dein Projekt mit der Kanban-Methode zu erstellen und zu planen.

Lege deine Spalten an

Füge für jeden Arbeitsschritt, den dein Projekt durchlaufen muss, einen neuen Abschnitt hinzu. Du kannst später immer noch den Namen deines Abschnitts bearbeiten, neue Abschnitte hinzufügen oder die Reihenfolge der Abschnitte per Drag-and-drop neu anordnen.

Lege deine Karten an

Nachdem du deine Abschnitte erstellt hast, ist es an der Zeit, deine Karten zu erstellen. Auf deinem Todoist-Board entspricht jede Karte einer Aufgabe. Natürlich hängt dies von der Art deines Projekts ab. Beispielsweise könnte in einem Projekt für die „Content-Pipeline“ jede Aufgabe den Arbeitstitel eines bestimmten Artikels als Namen haben.

Du kannst Aufgaben innerhalb eines Abschnitts per Drag-and-drop neu anordnen oder in einen neuen Abschnitt auf dem Board verschieben.

Verwalte dein Projekt

Sobald deine Aufgaben und Abschnitte eingerichtet sind, kannst du mit der Organisation deines Projekt-Boards beginnen. Verschiebe deine Aufgaben von links nach rechts und von einer Spalte zur anderen, während du Schritt für Schritt dein Projekt umsetzt.

Sobald sich eine Aufgabe ganz rechts befindet, kannst du sie dort lassen, um zu dokumentieren, was bereits erreicht wurde, oder du kannst sie als erledigt markieren. Als erledigt markierte Aufgaben sind nicht mehr auf deinem Board sichtbar, aber du kannst immer zu ihnen zurückkehren, indem du über das Projektmenü oben rechts auf deinem Board „Erledigte Aufgaben anzeigen“ wählst.

Teile deine Boards und arbeite im Team zusammen

Arbeitest du im Team? Teile dein Board-Projekt, um effektiv zusammenzuarbeiten.

Neben der Zuweisung von Aufgaben an die zuständigen Personen kannst du auch in Aufgabenkommentaren mit anderen zusammenarbeiten. Lade relevante Dateien hoch, teile Informationen, stelle Fragen oder diskutiere die Details der jeweiligen Aufgaben.

Greife von überall auf deine Boards zu

Lade dir Todoist für alle deine Geräte herunter, damit du deine Boards von deinem Computer oder deinem Mobiltelefon aus überprüfen und verwalten kannst.

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Kanban ist eine robuste Produktivitätsmethode, die frei von Komplexität ist. Ganz gleich, ob du ein Unternehmen gründen oder ein Haus renovieren möchtest, Kanban kann dir helfen, deine ambitioniertesten Projekte und Ziele zu verwirklichen.