Algunas tareas requieren un solo paso: lavar los platos, enviar un paquete, comprar un regalo. Otras necesitan mayor planificación y coordinación: seguir el progreso de tu flujo de ventas, gestionar un proyecto en equipo, buscar empleo.

Para esos proyectos y objetivos más grandes, necesitas más que una lista de tareas: necesitas un sistema que te permita ver el panorama general mientras sigues el progreso de todos los detalles cambiantes. Ahí entra el método Kanban.

What is the Kanban method?

We've made a companion video for the Kanban method because everyone learns differently and we know some of you prefer to watch instead of read. Check out that video below, or continue reading for a deeper dive.

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El método Kanban es un flujo de productividad visual que, mediante el uso de tarjetas y un tablero, proporciona una vista general de las tareas necesarias para llevar a cabo los proyectos de principio a fin, de manera que no pases nada por alto.

The Kanban method was pioneered by Toyota in the 1950s as a way to implement "just-in-time manufacturing" and later adapated as an agile method to manage software development. Today, Kanban is applied to pretty much any type of work you can think of. Product teams use it for managing development roadmaps. Human resources uses it for recruiting and hiring. Sales teams use it for tracking their leads. Individuals even use “personal Kanban” for managing solo projects from college applications to home renovations.

A diferencia de una lista de tareas tradicional, los tableros Kanban permiten seguir visualmente el trabajo en progreso e identificar rápidamente qué tiene que suceder y cuándo. Aunque es particularmente eficaz para proyectos colaborativos con muchas variables, puede ser igualmente eficaz para trazar tus metas personales y hacerles seguimiento hasta que las consigas.

Esta guía te explicará en detalle qué es el método Kanban, por qué es tan eficaz y cómo puedes usarlo para gestionar visualmente cualquier proyecto de principio a fin con una gran variedad de ejemplos y plantillas de la vida real para que te inspires.

Prueba el método de productividad Kanban si…

• Want a simple, visual method for keeping complex projects and goals on track

• Frequently get overwhelmed at work when everything piles on at once

• Work on multi-phase projects or “pipelines” with lots of moving parts

• Need an easy way to keep track of priorities and work status with a team

• Relate to “out of sight, out of mind” and need to see all your tasks to remember them

• Feel best when you can visualize all of your work in progress

• Really like drag-and-drop and/or sticky notes

¿Qué es un tablero Kanban?

La pieza central del método Kanban es el tablero Kanban. Un tablero Kanban muestra los elementos de tu trabajo como tarjetas organizadas en columnas que representan diferentes fases de un proyecto. Por ejemplo, un tablero Kanban simple puede estar compuesto por solo tres columnas: “Por hacer”, “En proceso” y “Terminado”. Luego, basta con mover tus tarjetas entre las columnas a medida que el elemento de tu trabajo avanza por las distintas fases del proyecto.

El tablero Kanban es esencial para la técnica de productividad Kanban. Si entiendes el concepto de los tableros, estás a mitad de camino de comprender todo el sistema.

Configura tu primer tablero Kanban

Después de entender las partes del tablero Kanban y cómo funciona, es hora de crear el tuyo. Te explicaremos en detalle cómo elegir la herramienta Kanban adecuada, configurar tus columnas, crear tus tarjetas Kanban, mover tus proyectos a la siguiente etapa y a revisar todo tu tablero en conjunto.

Elige tu herramienta Kanban

Tus tableros Kanban pueden ser físicos o digitales:

¿Prefieres el lápiz y el papel? Dibuja tus columnas en un panel, tablero o pizarra y escribe tus tareas en notas adhesivas. Ponlas en las columnas adecuadas y muévelas hacia la derecha conforme vayas avanzando.

Una pizarra o un tablero físico puede ser una buena opción para la gente que prefiere los medios tradicionales o para equipos centralizados que trabajan en el mismo lugar. También son mejores en proyectos con “sprints” o aquellos de corto plazo. Un tablero físico no es ideal para equipos distribuidos que trabajen en diferentes lugares o para miembros de equipos que ocasionalmente trabajen desde su casa.

¿Quieres utilizar una aplicación? Una herramienta digital de Kanban como Todoist hace que crear y gestionar tus tableros sea tan simple como presionar algunas teclas, y arrastrar y soltar. Aunque las herramientas digitales carecen de la satisfacción táctil de mover tus notas adhesivas de una columna a la siguiente, estas te permitirán acceder a tus paneles desde tu ordenador y teléfono, compartirlas con cualquier persona en cualquier lugar del mundo y colaborar en tiempo real.

Si tu equipo trabaja desde diversas ubicaciones geográficas o si algunos de sus miembros suelen trabajar desde casa, un tablero Kanban digital es imprescindible. Lo bueno es que nunca más tendrás que preocuparte de que las notas adhesivas se caigan.

Elige el tablero Kanban que se adapte a tus necesidades personales y sirva de la mejor manera posible a tu proyecto.

Configura tus columnas

Un tablero se puede dividir en tantas columnas o pasos como necesites. Lo importante es que tu tablero Kanban represente el proyecto en el que estás trabajando. Para proyectos generales y sencillos, utiliza “Por hacer”, “En proceso”, “Terminado”.

Para proyectos más especializados o complejos, personaliza tus columnas para adaptarlas. Por ejemplo, el flujo de trabajo necesario para publicar contenido podría tener los siguientes pasos: Ideas de temas → Listo para escribir → Escribir → Listo para publicar → Publicado. Puedes incluso agregar pasos por cada ronda de ediciones.

Aunque es importante considerar qué pasos representan tus columnas desde el principio, puedes modificar los pasos de tu flujo de trabajo a medida que tu proyecto evolucione. Más adelante te mostraremos algunos ejemplos de tableros Kanban para que puedas visualizar mejor las posibilidades y aplicar las mismas ideas a tus propios proyectos.

Crea tus tarjetas Kanban

Tus tarjetas Kanban son los elementos de trabajo específicos que se mueven a través de los diferentes pasos de tu proceso. En nuestro ejemplo para la publicación de contenido, tus tarjetas Kanban serían los títulos de cada artículo. Para un proceso de contratación, los nombres de los candidatos podrían ser tus tarjetas Kanban. En un tablero sencillo del tipo “Por hacer → En proceso → Terminado”, cada tarjeta sería una tarea para completar.

Estos son otros ejemplos de tarjetas Kanban basadas en proyectos:

Mueve tus tarjetas Kanban a la derecha

Una vez que estés listo/a para trabajar con el método Kanban, empieza por elegir una tarjeta de la columna a la extrema izquierda de tu tablero y muévela a la derecha. Por ejemplo, mueve una tarjeta de la columna “Por hacer” a “En proceso” para mostrar que una tarea ha pasado de estar en espera o pendiente a ser algo en lo que se está trabajando activamente.

Como cualquier otra tarea, una tarjeta Kanban podría tomar minutos, horas o días en completarse, dependiendo del nivel de detalle que agregues. Una vez que hayas terminado, muévela a la derecha nuevamente: desde “En proceso” a “Terminado”.

Repite el proceso hasta que todas las tarjetas en tu tablero estén en la columna de la extrema derecha. Esto significa que se habrán completado todos los elementos de trabajo.

Revisa tu tablero como un todo

Aunque los proyectos se completan una tarea a la vez, el método Kanban te ayuda a visualizar tus proyectos como un todo. Revisar habitualmente tu tablero completo te ayudará a seguir avanzando en tu proyecto. Estas son algunas preguntas que puedes formularte para hacer que tu flujo Kanban funcione sin problemas:

• Which tasks need to be completed before other tasks can proceed?

• How much work in progress is there? Is it realistic? 

• Are there stages where tasks are stuck?

Si revisas tu tablero regularmente y te haces estas preguntas, detectarás obstáculos en etapas tempranas, podrás ocuparte de ellos y mantener el momentum del proyecto.

Ejemplos de tableros Kanban

Quienes están acostumbrados a las listas de tareas tradicionales deben cambiar un poco la forma en la que plantean sus proyectos para trabajar con el método Kanban. La mejor forma de aprenderlo es viéndolo en acción. Estos son algunos ejemplos de tableros Kanban tanto para proyectos personales como de equipo.

Kanban en equipo

Con el Kanban colaborativo, varias personas trabajan en un proyecto y son responsables por las tarjetas o columnas Kanban particulares. Este puede ser el caso de un equipo de recursos humanos en el que diferentes personas se encargan del proceso de contratación, o de un equipo de gestión de productos donde varios miembros del equipo tienen tareas relacionadas con la administración de las diferentes características.

Estos son algunos proyectos de equipo que podrías gestionar con Kanban:

Plan de desarrollo de productos

Si haces parte de un equipo especialista en Productos, seguramente hay un montón de características que quieres lanzar. A menudo, estas características son ideas inexploradas propuestas por usuarios, mientras que otras están en la etapa de planificación activa. Utiliza un tablero Kanban de modo que todo el equipo sepa qué características están en fase de investigación y cuáles en desarrollo activo.

Solicitudes de diseño

Los equipos de diseño se encargan de muchas cosas: diseño de emails, páginas de aterrizaje (o landing pages), imágenes para las redes sociales y mercadería personalizada para los clientes. Utiliza un tablero Kanban para identificar y organizar colectivamente las solicitudes de diseño entrantes para luego llevarlas a cabo.

Seguimiento de errores

Aun con los más meticulosos procesos de control de calidad, se pueden colar errores en el producto final. Utiliza un tablero Kanban para priorizar los problemas más importantes y comunicar el estado de las correcciones.

Kanban personal

El Kanban personal es una excelente técnica de productividad para trabajar en un proyecto o una meta personal que requiera varios pasos. En estas situaciones, tener un panorama general puede ayudarte a garantizar que estés trabajando en las cosas correctas en el momento correcto. Con frecuencia se utilizan los pasos del flujo de trabajo “Por hacer”, “En proceso” y “Terminado” con el Kanban personal. Pero también puedes personalizar los pasos del flujo de trabajo de acuerdo a las características de tu proyecto.

Estos son algunos proyectos que puedes llevar a cabo con Kanban personal:

Remodelación de vivienda

Renovar tu hogar suele ser un proyecto abrumador. En lugar de tratar de hacer toda a la vez, reduce el estrés dividiendo las tareas y poniéndolas en tu tablero. De un vistazo, podrás darte cuenta en qué te estás centrando en este momento, lo que viene a continuación y lo que has conseguido.

Búsqueda de empleo

Buscar un trabajo nuevo puede convertirse en un trabajo de tiempo completo. Gestiona tu búsqueda de empleo con un tablero Kanban para hacerle seguimiento a las oportunidades laborales, ver los lugares a los que ya enviaste tu solicitud y la etapa del proceso que estás llevando con cada empresa.

Redacción de libro

Un libro promedio tiene entre 300 y 400 páginas y 80 y 100 mil palabras. Considerar la magnitud del trabajo al principio puede ser agobiante, pero puedes organizarte con un tablero que divida tu proceso en capítulos manejables.

¿Qué hace al Kanban tan efectivo?

1. Garantiza que el trabajo correcto se haga en el momento correcto

Incluso los mejores planes pueden dar con obstáculos impredecibles, cronogramas variables y eventos externos que modifican las prioridades. Un tablero Kanban absorbe esos cambios sin alterar el proyecto entero.

Because only "in progress" items are being worked on at any given time, the board owner can edit and rearrange the backlog of tasks as new information comes in without disrupting what's currently being worked on. In the same way that Kanban allowed Toyota to quickly shift production to account for changing customer demand, modern-day Kanban boards ensure that the right tasks are worked on at the right time given the circumstances in the moment.

2. Comunica automáticamente las prioridades y el estado del trabajo

El tablero Kanban ofrece un resumen visual de las prioridades actuales, el estado de cada elemento de trabajo y lo que viene más adelante. Cualquier persona puede mirar el tablero y rápidamente ver cómo van las cosas y en qué debería centrarse. Este nivel de transparencia hace que los proyectos fluyan sin contratiempos y elimina comunicaciones innecesarias.

3. Empareja el trabajo en progreso con la capacidad actual

Una de las mayores ventajas de visualizar el trabajo que está en proceso es poder ponerle un límite a ese trabajo que está en proceso. Añadir más trabajo del que tú o tu equipo tienen la capacidad de hacer, solo traerá estrés, agobio y hará que pierdas sentido de las prioridades.

Un tablero Kanban permite averiguar, de un vistazo, cuántas responsabilidades están asumiendo tú y/o tu equipo en un momento dado, de manera que puedas hacer coincidir tu carga de trabajo con lo que realmente estás en capacidad de conseguir. Los elementos pendientes se mantienen organizados y listos para moverse a la fase “en proceso” solo cuando realmente tengas la capacidad de completarlos.

4. Permite identificar obstáculos fácilmente

On a Kanban board it's easy to see which items are getting stuck or where on the board they're piling up. You'll be able to spot and troubleshoot blockers and bottlenecks before they derail your project.

5. Es un método sencillo y flexible, adaptable a proyectos más grandes

Aunque el método Kanban tiene algunos principios fundamentales, las particularidades dependen de ti. Esto hace que la metodología sea extremadamente flexible, sea que estés trabajando en un proyecto de remodelación o buscando empleo. Con la posibilidad de establecer los pasos del flujo de trabajo de tu elección, puedes trazar cualquier proceso en un tablero Kanban y ponerte en marcha.

Kanban no tiene una implementación compleja o reglas desafiantes, tú simplemente pones las tarjetas en la columna a la que pertenecen y las mueves a lo largo del proceso. Incluso si el alcance del proyecto aumenta, esta metodología no se vuelve más difícil. Un tablero se hace más grande, pero no más complejo.

Consejos para el Kanban

Aunque es fácil comenzar a utilizar el método Kanban, hay algunos pasos que puedes seguir para lograr que esta técnica de productividad te funcione bien a ti y a tu equipo. También podrás evitar problemas comunes que suelen detener los proyectos.

Organiza tus pendientes por prioridad

Mantener tu lista de pendientes organizada por prioridad deja en claro qué tareas pasarán a la siguiente etapa (“En proceso”). Cuando se abra un espacio, tú o un/a compañero/a de tu equipo sabrá exactamente en qué trabajar para mantener el flujo.

Mantén tu tablero actualizado

Puedes tener el tablero y el proceso perfectamente configurados al principio del proyecto, pero esto no servirá de nada a menos de que refleje la realidad actual.

Si estás utilizando Kanban para gestionar proyectos de equipo, elige a una persona que se haga responsable de actualizar el tablero diaria o al menos semanalmente. Si estás utilizando Kanban para tus proyectos personales, incorpora una revisión completa de tus paneles en una revisión semanal.

Limita las tarjetas Kanban a una persona a la vez

A veces está claro quién es el/la responsable de una tarea. Otras veces, hay áreas grises donde dos o más individuos son responsables de hacer avanzar una parte del trabajo. Puede parecer inofensivo asignarle una tarjeta Kanban a dos o más personas simultáneamente, pero esto puede llevar a una situación en la que, al final, nadie es verdadero/a responsable de la tarea.

Aunque el o la encargado/a de la tarea puede cambiar dependiendo de la etapa del proceso en donde esté la tarjeta, asegúrate de que un solo individuo esté asignado a cada tarjeta a la vez.

Mantén el tablero Kanban a plena vista

Tu tablero debe estar disponible para que todos lo vean. Si estás en una oficina, mantenlo en un lugar central donde todo el mundo pueda acceder a él cuando lo necesite. Si eres parte de un equipo distribuido, opta por un tablero digital con permisos abiertos para que todos puedan entrar y añadir actualizaciones relevantes.

Kanban con Todoist

If you're looking for a digital board but still want the flexibility to switch back and forth to a more traditional task list, look no further than Todoist. The Boards feature lets you plan out projects from inception to launch and share projects with multiple people. And you can always switch back to list view if you need to.

Todoist's apps are available on Web, MacOS, iOS, and Android so you and your team will be able to access and manage your boards from anywhere.

Crea un proyecto con los Paneles de Todoist

Cuando crees un proyecto nuevo en Todoist, tendrás la opción de elegir entre un proyecto tipo “lista” o uno tipo “panel” para crear y planificar tu proyecto con el método Kanban.

Crea tus columnas

Añade una sección nueva para cada uno de los pasos que requiere tu proyecto. Puedes regresar en cualquier momento para editar los nombres de tus secciones, añadir otras nuevas o reordenarlas (arrastrando y soltando).

Crea tus tarjetas

Después de que hayas creado tus secciones, es momento de crear tus tarjetas. En tu panel de Todoist, cada tarea es una tarjeta. Por supuesto, esto dependerá totalmente del tipo de proyecto. Por ejemplo, en un proyecto para la creación de contenido, cada tarea podría ser el título tentativo de un artículo particular.

Puedes arrastrar y soltar las tareas para reorganizarlas dentro de una sección o moverlas a una nueva sección del panel.

Gestiona tu proyecto

Una vez que tus tareas y sus secciones estén donde corresponde, estarás listo/a para empezar a gestionar el panel de tu proyecto. Arrastra las tareas de izquierda a derecha entre las columnas a medida que tu proyecto progresa en el tiempo.

Una vez que una tarea llegue a la columna de la extrema derecha, puedes dejarla ahí para llevar un registro de lo que has logrado, o bien, puedes completarla. Las tareas completadas desaparecerán de tu panel, pero puedes regresar y consultarlas en cualquier momento mediante la opción “Mostrar tareas completadas” del menú de proyecto que se ubica en la parte superior derecha de tu panel.

Comparte tus paneles y trabaja en equipo

¿Trabajas con un equipo? Comparte tu proyecto tipo panel para que puedan colaborar juntos.

Además de asignar tareas a cada una de las personas responsables, podrás colaborar en los comentarios de cada tarea. Sube archivos relevantes, comparte información, haz preguntas o discute detalles relacionados con la tarea.

Accede a tus paneles desde cualquier lugar

Descarga Todoist en todos tus dispositivos para que puedas consultar y gestionar tus paneles desde tu ordenador o en tu teléfono.

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Kanban es un excelente método de productividad que no tiene mayor complejidad. Tanto si estás montando una empresa como si te estás remodelando tu casa, Kanban puede ayudarte a hacer realidad tus proyectos y objetivos más ambiciosos.