„Kto może dokładnie zdefiniować różnicę między perspektywą długo- i krótkoterminową? Zwłaszcza wtedy, gdy nasze sprawy wydają się być zagrożone, czujemy potrzebę poświęcenia uwagi pilnej teraźniejszości zamiast ważnej przyszłości”.

— Dwight D. Eisenhower, przemówienie do Century Association, 1961

Dwight D. Eisenhower — pięciogwiazdkowy generał podczas II wojny światowej i 34. prezydent Stanów Zjednoczonych — był niezwykle produktywną osobą.

Podczas dwóch kadencji jako prezydent USA, nadzorował budowę systemu autostrad międzystanowych, stworzył NASA, podpisał pierwszą od zakończenia wojny secesyjnej znaczącą ustawę o prawach obywatelskich, zakończył wojnę koreańską, przyjął Alaskę i Hawaje do Unii oraz nie dopuścił do eskalacji zimnej wojny z Rosją.

I wszystko to zrobił z niezwykłą gracją — Eisenhower aż dwanaście razy został uznany przez Gallupa najbardziej podziwianym człowiekiem roku.

Jak Eisenhowerowi udało się osiągnąć tak wiele rzeczy, które miały trwały wpływ na jego kraj i świat? To proste. Zrozumiał fundamentalną różnicę między tym, co pilne, a tym, co ważne. W przemówieniu z 1954 roku Eisenhower zacytował pewnego rektora uniwersytetu, który powiedział: „Mam dwa rodzaje problemów: pilne i ważne. Te pilne nie są ważne, a te ważne nigdy nie są pilne”.

Ponad 30 lat później, w bestselerowej książce 7 nawyków skutecznego działania, Stephen Covey przekształcił spostrzeżenia Eisenhowera w proste narzędzie do priorytetyzacji zadań, znane dziś jako Macierz Eisenhowera (znana również jako Macierz Zarządzania Czasem, Pudełko Eisenhowera, Metoda Eisenhowera lub Macierz Pilne-Ważne). Metoda ta pomaga walczyć z „efektem pilności ponad wszystko” (więcej na ten temat później), eliminować czynności marnotrawiące czas i zapewnić sobie więcej przestrzeni mentalnej, aby robić zauważalne postępy w realizacji swoich celów.

We've made a companion video for the Eisenhower matrix because everyone learns differently, and we know some of you prefer to watch instead of read. Check out that video below, or continue reading for a deeper dive.

Play video

Wypróbuj Macierz Eisenhowera, jeśli...

• Find yourself running around putting out fires all day (figuratively speaking)

• Are busy but don’t feel like your work has a high impact

• Have long-term goals but no time or energy to make progress on them

• Have a hard time delegating and/or saying no

• Want to be the president of the United States (hey, it worked for Eisenhower)

Z tego artykułu dowiesz się, dlaczego tak istotne jest rozróżnianie rzeczy pilnych od ważnych, w jaki sposób może Ci w tym pomóc macierz Eisenhowera oraz jak ją stosować zarówno do dużych projektów, jak i codziennych zadań w Todoist.

Efekt pilności-ponad-wszystko, jednym słowem: dlaczego jesteśmy słabi w ustalaniu priorytetów

Jak zdecydować, któremu zadaniu poświęcić uwagę w danym momencie? Okazuje się, że zwykle nie robimy tego najlepiej.

Niedawne badanie opublikowane w Journal of Consumer Research miało na celu sprawdzenie, w jaki sposób decydujemy, nad czym pracować, gdy mamy do czynienia z zadaniami o różnym stopniu pilności i ważności. W pięciu niezależnych eksperymentach badacze zaobserwowali ciekawy wzorzec: nasza uwaga jest przyciągana do zadań ograniczonych czasowo, nawet jeśli inne, mniej pilne zadania przynoszą nam większe korzyści. Ta psychologiczna osobliwość — nazwana „efektem pilności ponad wszystko” — wyjaśnia, dlaczego tak źle radzimy sobie z zarządzaniem zadaniami i czasem. Jesteśmy bardziej skłonni nadawać priorytet zadaniom z terminem niż zadaniom bez terminu, niezależnie od ich potencjalnych długoterminowych korzyści.

Efekt ten jest jeszcze bardziej widoczny u osób, które same określają się jako „zapracowane”. Ci sami badacze odkryli, że osoby określające się jako zajęte częściej wybierały pilne zadania o niższej wartości, ponieważ były już skupione na czasie trwania zadania. Jeśli już odczuwasz presję czasu, prawdopodobnie nadal będziesz priorytetyzować zadania, które podtrzymują poczucie ciągłego pośpiechu.

But there's good news, too — the mere-urgency effect can be reversed.  When participants were prompted to consider the consequences of their choices at the time of selection, they were significantly more likely to choose the important task over the urgent one. The findings suggest that if you keep the long-term importance of non-urgent tasks in view, you can overcome the pull toward urgent distractions and focus on what really matters.

I tu właśnie wkracza Macierz Eisenhowera.

Macierz Eisenhowera – pilne kontra ważne

Macierz Eisenhowera to proste narzędzie, które pomaga analizować długofalowe skutki codziennych zadań i skupić się na tym, co naprawdę zwiększa Twoją skuteczność — a nie tylko produktywność. Ułatwia przejrzyste uporządkowanie wszystkich zadań według pilności i ważności. Zarówno codzienne obowiązki, jak i większe projekty dają się przypisać do jednej z czterech ćwiartek macierzy:

• Urgent & Important tasks/projects to be completed immediately

• Not Urgent & Important tasks/projects to be scheduled on your calendar

• Urgent & Unimportant tasks/projects to be delegated to someone else

• Not Urgent & Unimportant tasks/projects to be deleted

W rzeczywistości granica między pilnym/niepilnym, ważnym/nieważnym jest znacznie mniej oczywista, niż w warunkach eksperymentalnych. Steven Covey tłumaczy to następująco:

Pilne sprawy to te, które wymagają natychmiastowego działania. To wyraźnie zauważalne problemy, które wymagają Twojej uwagi TU i TERAZ. Często sprawom tym towarzyszą wyraźne konsekwencje ich niewykonania. Pilne zadania są nieuniknione, lecz poświęcanie zbyt dużej ilości czasu na „gaszenie pożarów” może zwiększać stres i szybko doprowadzić do wypalenia.

Ważne sprawy to z kolei te, które przyczyniają się do osiągnięcia długoterminowych celów o dużej wartości. Elementy te wymagają planowego i przemyślanego działania. Gdy koncentrujesz się na ważnych sprawach, zarządzasz swoim czasem, energią i uwagą, zamiast bezmyślnie je marnować. To, co jest ważne, jest subiektywne i zależy od Twoich własnych wartości i osobistych celów. Nikt inny nie może zdefiniować, co jest dla Ciebie ważne.

Poniżej znajdziesz szczegółową analizę każdej z czterech ćwiartek macierzy Eisenhowera. Pomoże Ci ona określić, w której części umieścić poszczególne zadania i jak sobie z nimi poradzić.

Ćwiartka 1: pilne i ważne

Zadania pilne i ważne wymagają szybkiego działania. Zwykle mają niezbyt odległe terminy, a zwlekanie z podjęciem działań grozi konkretnymi konsekwencjami. Najczęściej są to rzeczy, które zostały Ci narzucone przez czynniki zewnętrzne lub rzeczy, które odkładałeś(-aś), aż nadszedł ich termin. Tak czy inaczej, wymagają one reakcji w trybie kryzysowym.

Na przykład:

• Covering a project for a colleague out sick

• Car stalls on the highway

• Sink springs leak and floods your kitchen in two feet of water

• Clients come to you with a pressing problem

• A last-minute deadline is assigned to you

Zadania z ćwiartki 1 są nieuniknione. Nawet jeśli nigdy nie zwlekasz z wykonywaniem zadań (co jest w praktyce niemożliwe), zawsze może pojawić się coś, co będzie poza Twoją kontrolą. Prawdziwy problem pojawia się jednak wtedy, gdy skupiasz się na tych nieoczekiwanych lub terminowych zadaniach kosztem długoterminowych celów, które są dla Ciebie ważne.

Covey ostrzega, że nadmierne spędzanie czasu na zadaniach z ćwiartki 1 może prowadzić do wzrostu poziomu stresu, wypalenia i poczucia, że dni wymykają Ci się spod kontroli. Spędzanie całego dnia na gaszeniu pożarów szybko pozbawi Cię energii i pasji do pracy, co może sprzyjać ucieczce w bezrefleksyjne zajęcia z ćwiartki 4 – dające złudne wytchnienie, ale nieprzynoszące żadnej realnej wartości.

Ćwiartka 2: niepilne i ważne

Niepilne, ale ważne zadania to wszystkie czynności, które prowadzą do osiągnięcia celów długoterminowych. Mogą nie mieć terminu wykonania (ani nawet daty zakończenia), więc łatwo odkładać je na rzecz pilniejszych zadań. Jednak to właśnie te zadania mają znacznie większy wpływ na Twoją długoterminową skuteczność w realizacji celów.

Przykłady:

• Planning for long and short-term projects

• Regular chores or maintenance projects

• Professional networking and personal relationship building

• Learning a new skill, keeping up with current research in your field, attending educational events

• Exercise and routine healthcare

Covey twierdzi, że ćwiartka 2 to najistotniejszy punkt zarządzania czasem osobistym. To miejsce, w którym skupiasz się nie na problemach (jak w Ć1), ale na możliwościach i rozwoju. Wykonywanie czynności z tej ćwiartki macierzy oznacza, że jesteś proaktywny(-a) i na pierwszym miejscu stawiasz działania, które rozwijają Twoje umiejętności i energię oraz przyczyniają się do realizacji znaczących celów. Ćwiartka 2 to miejsce, gdzie zachodzi „głęboka praca”, ponieważ jesteś w dużej mierze wolny(-a) od pilnych rozpraszaczy.

Konsekwentnie realizując zadania z Ć2, zmniejszasz liczbę pilnych problemów, które pojawiają się w Ć1. Możesz stworzyć plan realizacji projektów i uniknąć ewentualnych problemów. Na przykład, jeśli ciągle odkładasz rutynowy przegląd samochodu, później możesz za to wiele zapłacić, gdy nastąpi poważniejsza awaria.

Czy zarządzasz zespołem?

Ćwiartka 3: pilne i nieważne

Pilne, ale nieważne zadania najlepiej opisać jako „stan zajętości”. Zadania te często opierają się na czynnikach zewnętrznych i nie przybliżają Cię do długoterminowych celów.

Przykłady:

• Unnecessary interruptions from coworkers

• Checking your phone or email whenever it goes off

• Responding to certain texts, emails, or social media messages

• Acting on coupons or limited time offers

• Some meetings

Ćwiartka 3 to miejsce, w którym króluje efekt pilności ponad wszystko. Potrzeba działania generowana przez rzeczywiste lub zakładane terminy oznacza, że podejmujesz czynności, które nie są dla Ciebie naprawdę znaczące. Biorąc pod uwagę, że zadania z Ć3 są pilne, ale zazwyczaj związane z priorytetami kogoś innego, spędzanie zbyt dużej ilości czasu w tej ćwiartce może sprawiać wrażenie, że robisz rzeczy, które należy robić zamiast tego, co chcesz robić. Skupienie się na zadaniach z Ć3 może sprawić, że nie zrealizujesz swoich większych celów życiowych lub nie będziesz mieć kontroli nad codziennym życiem.

Covey zaleca delegowanie jak największej liczby zadań z Ć3, o ile jest to możliwe. Czy notatki na spotkaniu może robić ktoś inny? Czy możesz zamówić zakupy z dostawą, zamiast jechać do sklepu? Czy możesz zobowiązać swoje dzieci do mycia naczyń? Czy możesz zatrudnić cyfrowego asystenta do planowania wizyt u lekarza rodzinnego? A może jest coś jeszcze w Twoim życiu, co możesz zautomatyzować?

Jeśli nie możesz delegować tych zadań, staraj się, aby nie przejęły one kontroli nad Twoim dniem:

• Turn off notifications on your phone and computer when working

• Be clear with others about how much time you can spend on a given task

• Save Q3 tasks for times when you are very low on energy rather than putting them first thing in the morning

• Negotiate your workload with your boss

• Practice saying no

Ćwiartka 4: niepilne i nieważne

Niepilne i nieważne zadania to marnujące czas czynności, które powinny być bezwzględnie wyeliminowane. Działania te nie przyczyniają się do postępu w realizacji Twoich celów, jednak mogą zajmować dużo czasu.

Przykłady:

• Watching TV for hours

• Mindlessly refreshing social media and scrolling

• Avoidance activities such as sorting and organizing email rather than answering it

• Excessive shopping or online browsing

Ćwiartka 4 to ćwiartka nadmiarowej i natychmiastowej gratyfikacji, która ostatecznie pozostawia Cię z poczuciem niespełnienia.

Nie zrozum mnie źle, wszyscy potrzebujemy czasu na odpoczynek. Sam Eisenhower był znanym graczem w brydża — grał nawet w wieczór poprzedzający słynny „dzień D”. Był też powszechnie krytykowany za liczne wyjazdy na golfa podczas urzędowania. Kluczowe jest to, że te działania były przeciwwagą dla wielu stresujących aspektów bycia liderem politycznym. Jednak jeśli nie jesteś tego w pełni świadomy(-a), sposób, w jaki spędzasz czas wolny może tak naprawdę wyczerpać Twoją energię, pasję i kreatywność.

Niedawne badanie opublikowane w Journal of Applied Psychology wykazało, że sposób, w jaki pracownicy spędzają czas wolny poza pracą, ma bardzo duży wpływ na to, ile energii i pozytywnego nastawienia mają następnego dnia w pracy. Pracownicy, którzy angażowali się w działania związane z samodoskonaleniem, takie jak ćwiczenia czy wolontariat, następnego dnia byli bardziej zmotywowani. Pracownicy, którzy relaksowali się podczas jogi, medytacji lub słuchając muzyki, podchodzili do pracy z większym spokojem.

Pracownicy, którzy starając się nie myśleć o problemach, wykonywali czynności rozpraszające (jak nadmierne oglądanie telewizji), początkowo również mieli bardziej pozytywne nastawienie do pracy. Jednak w miarę upływu tygodnia, ich nastroje i motywacja pogarszały się na skutek ciągłego korzystania z rozpraszaczy. Innymi słowy, rozpraszanie się z umiarem było w porządku, ale stały nawyk rozpraszania się skutkował ogólnie mniejszym zadowoleniem z pracy.

Jak zrównoważyć swoje ćwiartki

Według Stephena Coveya, ćwiartka 2 to „ćwiartka jakości”, gdzie czas spędzony na wykonanych zadaniach zwiększa Twoją ogólną skuteczność. To miejsce, w którym rozwój osobisty i zawodowy spotyka się z planowaniem, zapobieganiem i świadomym działaniem.

Aby ocenić, gdzie obecnie jesteś na macierzy, zacznij monitorować swój czas i wykonywane zadania. Jeśli używasz Todoist do zarządzania zadaniami, możesz łatwo uzyskać listę wszystkich wykonanych zadań wraz z czasem ich wykonania. Kiedy zgromadzisz już dane z kilku dni, usiądź i uporządkuj swoje zadania w ćwiartki, zadając sobie następujące pytania:

1. Was this urgent for me?

2. Was this important to me?

Pamiętaj, że odpowiedź powinna brać pod uwagę tylko i wyłącznie Twoją perspektywę, a nie cele lub oczekiwania innych osób.

Gdy zadania są już posortowane do odpowiednich ćwiartek, sprawdź, na co obecnie przeznaczasz swój czas. Czy jesteś zadowolony(-a) z równowagi między swoimi ćwiartkami?

Jeśli większość Twojego czasu pochłania Ć1, warto zainwestować go również w planowanie — tak, by przewidywać problemy i im zapobiegać:

• Next step: Organize a weekly or even monthly plan around your current goals and deadlines. At the end of each week, do a weekly review. Reflect on how well your plan worked and adjust for the next week. If most of your Q1 tasks come from external sources, strategize on how you can better plan and anticipate them. You may need to develop a more proactive workflow with a colleague or client, or talk to your boss about rebalancing an excessive workload. If there’s a particular client who’s creating a lot of Q1 tasks, the work may not be worth the stress.

Jeśli spędzasz dużo czasu w Ć3, deleguj, eliminuj lub ogranicz swoje zaangażowanie w realizację tych zadań:

• Next Step: Strategize and write out specific steps on how you’ll limit these tasks. Can you delegate them? Can you just say no? Can you batch these types of tasks together in a single afternoon during your week? Can you have an open discussion with your boss about just how much time you’re spending on “busywork”? Schedule time in your week to take these steps.

Jeśli spędzasz czas w Ć4, możesz tkwić w impasie, stresie lub unikać problemu:

• Next Step: Use your time tracking to identify the biggest time wasters and strategize on how to avoid or limit them. Develop a plan to overcome procrastination before you're tempted to procrastinate. Remember, it’s ok to just relax sometimes, but activities in this quadrant have diminishing returns when used excessively.

W miarę, jak przesuniesz swoje priorytety w kierunku ćwiartki 2, nadal korzystaj z macierzy Eisenhowera, aby wiedzieć, nad czym powinieneś/powinnaś pracować w kolejnych dniach.

Jak wdrożyć metodę macierzy Eisenhowera w Todoist

W Todoist możesz uporządkować swoje zadania w czterech ćwiartkach za pomocą dwóch metod: etykiet lub priorytetów. Poniżej znajdziesz opis każdej z nich.

Korzystanie z etykiet

W Todoist systemy etykiet i filtrów współpracują ze sobą, aby pomóc Ci uporządkować i posortować listę zadań. Rozpocznij od utworzenia dwóch etykiet:

• @urgent

• @important

Gdy już masz dwie etykiety, przejrzyj swoje zadania i przypisz odpowiednią każdemu z nich:

• Add @urgent & @important to tasks that need to be done immediately and personally

• Add @important to tasks that get a due date and are done personally

• Add @urgent to tasks that can be delegated or relegated to

• Don't add either label to tasks that can be dropped

Możesz szybko przypisać etykietę do dowolnego zadania, wpisując „@” w polu nazwy zadania. Spowoduje to wyświetlenie listy istniejących etykiet do wyboru. Kontynuuj wpisywanie nazwy etykiety, aby zawęzić wyświetlany zakres.

Gdy już oznaczysz w ten sposób wszystkie pilne i/lub ważne zadania, utwórz cztery nowe filtry odpowiadające każdej ćwiartce:

• Urgent & Important with filter query: @urgent & @important

• Important & Not urgent with filter query: @important & !@urgent

• Urgent & Unimportant with filter query: @urgent & !@important

• Unimportant & Not urgent with filter query: !@important & !@urgent

• And/or combine them all into one Eisenhower filter with the query: @urgent & @important, @important & !@urgent, @urgent & !@important, !@important & !@urgent

Now you'll be able to check each filter view to know which urgent and important tasks need your attention first; which important but not urgent tasks need to be scheduled; which urgent and unimportant tasks you should either delegate or do in your low energy hours; and which tasks you should just delete.

Korzystanie z priorytetów

Zamiast używać etykiet do porządkowania zadań, możesz też skorzystać z czterech poziomów priorytetu, dostępnych w Todoist. Każdy poziom można powiązać z jedną z ćwiartek macierzy Eisenhowera.

• Urgent & Important = Priority 1 (Red)

• Not Urgent & Important = Priority 2 (Orange)

• Urgent & Not Important = Priority 3 (Blue)

• Not Urgent & Not Important = Priority 4 (No color)

Przypisz priorytet do dowolnego zadania, klikając lub naciskając ikonkę flagi, a następnie wybierając poziom priorytetu. W dowolnym momencie możesz zmienić poziom priorytetu, wybierając ikonkę flagi podczas edycji zadania lub wpisując p1, p2 lub p3 bezpośrednio w polu nazwy zadania podczas jego tworzenia. Zadania bez kolorowej flagi to priorytet 4.

Następnie skonfiguruj filtr, aby wyświetlić zadania według priorytetu ze wszystkich projektów. Przejdź do filtrów, kliknij „Dodaj filtr” i nadaj mu nazwę Macierz Eisenhowera. W polu zapytania wpisz „p1, p2, p3, p4”.

Zadania o najwyższym priorytecie będą wyświetlane na górze każdej codziennej listy rzeczy do zrobienia w widokach Dziś i Nadchodzące (zadania z datą i godziną wykonania będą wyświetlane jako pierwsze, niezależnie od poziomu priorytetu).

Jak sobie radzić z każdą ćwiartką

Po skonfigurowaniu Todoist do pracy według metody Eisenhowera możesz zacząć oceniać swoje zadania. Kliknij nowe filtry macierzy Eisenhowera, aby przejrzeć zadania według ćwiartki.

Dla 1 ćwiartki: ważne & pilne, p1:

• Review your upcoming tasks and make a plan to complete these items first.

Dla 2 ćwiartki: ważne & niepilne, p2:

• Set a reasonable due date for the next steps on each task. Get ahead of your planning by using comments to attach reference materials or add notes to your task.

Dla 3 ćwiartki: nieważne & pilne, p3:

• Delegate as many tasks as you possible. To delegate these in Todoist, you can share projects with anyone, assign tasks, set deadlines, upload files, and discuss task details with collaborators in the comments.

Dla 4 ćwiartki: nieważne & niepilne, p4:

• Delete

Kiedy masz przed sobą listę zadań, jak decydujesz, od czego zacząć? Czy wybierasz zadanie, które przybliży Cię do długoterminowych celu, czy raczej skupiasz się na tym, co wydaje się najbardziej pilne?

Use the Eisenhower Matrix to avoid the mere-urgency trap and do more of what's important to you.