Du har nettopp invitert teammedlemmene dine til Todoist, og du er klar til å gjøre fremskritt på de langvarige prosjektmilepælene. Lær og ta i bruk disse gode rutinene for å håndtere teamoppgaver og samarbeid i Todoist.
Kickstart samarbeid med noen nye prosjekter
Velg ett eller to høyprioriterte prosjekter teamet ditt jobber med, og legg til disse prosjektene i det delte arbeidsområdet ditt. Begynn å legge til relevante oppgaver som dukker opp i tankene, slik at teammedlemmene dine vet hva de skal jobbe med så snart de åpner Todoist.
Raskt tips
Vet du ikke hvor du skal begynne? Ta en titt på vårt galleri med forhåndsutfylte maler for team.
Tildele oppgaver til teammedlemmer
Tildel hver eneste oppgave i et prosjekt til et teammedlem, slik at de vet hva de er mottaker / ansvarlig for. I Todoist kan du kun tildele én person til en oppgave, så det er ingen tvil om hvem som er mottaker / ansvarlig for hva.
Ønsker du å tildele flere personer til samme oppgave? Her er et par alternativer:
- Hvis det er flere trinn for å fullføre en oppgave, del den opp ved å legge til deloppgaver. Tildel deretter hver deloppgave til et teammedlem.
- Hvis flere personer må fullføre den samme oppgaven, dupliser oppgaven og tildel hver kopi til mottaker / ansvarlig.
- Varsle de relevante personene i en oppgavekommentarer, slik at de er fullt informert om statusen og fremdriften i arbeidet.
Sortere eller gruppere oppgaver etter mottaker
For å få et klart bilde av alles arbeidsbelastning, klikk på Vis øverst til høyre i prosjektet og bruk enten sorterings- eller grupperingsalternativer for å se hver persons oppgaver.
Opprett teamspesifikke filter
Hvis du bare trenger å se oppgavene som er tildelt en bestemt person, opprett et filter og bruk denne forespørselen:
tildelt til:membername
Hvis du trenger å se oppgaver tildelt alle medlemmer unntatt deg selv, bruk dette filteret:
tildele til:others or !tildele til:me
Disse Filter hjelper deg med å se hva som er tildelt, og gir deg et klart bilde av hva alle jobber med. Hvis du trenger mer, her er noen arbeidsområdebaserte Filter du kanskje finner nyttige:
| Filterspørring | Hva den viser | Nyttig til … |
|---|---|---|
| Arbeidsområde: [Navn på team] & tildelt til: meg & neste 7 dager | Alle oppgaver tildelt til deg i teamet ditt som forfaller denne uken | Planlegge arbeid det skal samarbeides om for uken |
| Arbeidsområde: [Navn på team] & tildelt av: meg | Alle oppgaver du har tildelt til hvem som helst annen på teamet ditt | Holder oversikt over fremdriften for ting du har delegert |
| Arbeidsområde: [Navn på team] & forfalt | Alle forfalte oppgaver i teamet ditt | Oppdage blokkerende mangler og justere planene tidlig |
Marija · Spesialist på kundeopplevelser
Hvis du har Todoist Business-abonnementet, har du tilgang til kalenderlayout i Todoist. Bruk kalenderlayouten på alle teamspesifikke filtre, slik at du får en oversikt over dine teammedlemmers frister. Bytt mellom Uke- og Måned-visninger, slik at du kan se hva som forfaller denne uken eller hva som må avsluttes før måneden er over.
Planlegg oppgaver med datoer eller frister
Planlegg datoer eller frister for oppgaver, slik at det blir enkelt å planlegge og prioritere arbeidet for teamet. I oppgavenavnet, skriv en dato i naturlig språk (for eksempel: Skriv teamoppdatering i morgen) og den smarte Legg Til Raskt vil gjenkjenne, markere og legge til datoen når du lagrer oppgaven. Datoer i naturlig språk kan også være så komplekse som hver 3. torsdag fra og med 5. august til og med 10. april.
Raskt tips
Ta en titt på flere eksempler på datoer du kan bruke for å planlegge oppgaver.
Hvis du følger med på milepæler, bruk frister for å angi når oppgaven skal være ferdig. Dette reduserer også risikoen for flaskehalser i et prosjekt.
For eksempel, hvis du legger til en oppgave for å levere den månedlige finansrapporten, velg datoen du har tenkt å begynne å jobbe med utkastet. Deretter setter du en frist for når rapporten skal leveres.
Legg til kontekst i oppgavebeskrivelser
Bruk oppgavebeskrivelser til å dele lenker til dokumenter og så mange relevante detaljer som mulig. I stedet for å kaste bort tid på å lete etter informasjon, kan teamet ditt bare sette i gang. Beskrivelser holder seg organisert øverst i oppgavevisningen din og er synlige under oppgaven i prosjektlisten.
Still spørsmål, del filer, eller del oppdateringer i oppgavekommentarer
Still spørsmål, legg ved viktige filer, og gi statusoppdateringer direkte i oppgavene dine som kommentarer. Handlingsrettet informasjon forblir i kontekst med selve oppgaven, i stedet for å være spredt over eksterne meldingsapper.
Ikke glem å varsle teamet ditt for å sikre at de er informert om en ny kommentarer eller en fil de kanskje trenger for å få jobben ferdig.
Sjekke og mål teamets fremgang
Todoist gir deg alle verktøyene du trenger for å sjekke og måle teamets fremgang. Teamaktivitet lar deg zoome inn på antall aktive, fullførte eller forsinkede oppgaver, slik at du kan ta grep om arbeid som har stoppet opp. Aktivitetslogg viser all aktivitet i et prosjekt, fra endrede datoer til nye kommentarer lagt til oppgaver. Denne mengden informasjon hjelper deg med å ta informerte beslutninger om hva som skal justeres, fjernes eller fokuseres på, slik at prosjektet når målstreken uten å miste en frist.
Ta kontakt
Ingen to team bruker Todoist på nøyaktig samme måte. Denne veiledningen er bare et utgangspunkt! Sett opp teamet ditt i Todoist, og begynn å eksperimentere med disse arbeidsflytene for å få Todoist til å fungere for deg.
Hvis du har problemer med å bruke noen av disse funksjonene for å håndtere teamoppgaver, som å tildele oppgaver eller lage tilpassede filtre, ta kontakt med oss. Vi—Marija, Stef, Marco, eller noen av våre andre kolleger—hjelper deg mer enn gjerne!
