Du har precis bjudit in dina teammedlemmar till Todoist, och du är redo att göra framsteg med de långvariga projektmålen. Lär dig och anamma dessa bästa praxis för att hantera teamuppgifter och samarbete i Todoist.
Kickstarta teamarbete med några nya projekt
Välj ett eller två högprioriterade projekt som ditt team arbetar med och lägg till dessa projekt i er delade arbetsyta. Börja lägga till relevanta uppgifter som du kommer att tänka på, så att dina teammedlemmar vet vad de ska arbeta med så snart de öppnar Todoist.
Snabbtips
Vet du inte var du ska börja? Ta en titt på vårt galleri med förifyllda mallar för team.
Tilldela uppgifter till teammedlemmar
Tilldela varje enskild uppgift i ett projekt till en teammedlem, så de vet vad de är ansvariga för. I Todoist kan du bara tilldela en person till en uppgift, så det råder ingen tvekan om vem som är ansvarig för vad.
Vill du tilldela multipla personer samma uppgift? Här är ett par alternativ:
- Om det finns flera steg för att slutföra en uppgift, dela upp den genom att lägga till underuppgifter. Tilldela sedan varje underuppgift till en teammedlem.
- Om flera personer behöver slutföra samma uppgift, duplicera uppgiften och tilldela varje kopia till den ansvariga medlemmen.
- Meddela de relevanta personerna i en kommentar till uppgiften, så att de är fullt medvetna om status och framsteg i arbetet.
Sortera eller gruppera uppgifter efter tilldelad
För att få en tydlig bild av allas arbetsbelastning, klicka på Visa uppe till höger i projektet och använd antingen sorterings- eller grupperingsalternativ för att se varje persons uppgifter.
Skapa team-specifika filter
Om du bara behöver se de uppgifter som tilldelats en specifik person, skapa ett filter och använd denna förfrågan:
tilldela till:membername
Om du behöver se uppgifter tilldelade till alla medlemmar utom dig själv, använd det här filtret:
tilldelad till:others or !tilldelad till:me
Dessa filter hjälper dig att se vad som har tilldelats, vilket ger dig en tydlig bild av vad alla arbetar med. Om du behöver fler, här är några arbetsytebaserade filter som du kanske tycker är praktiska:
| Filterförfrågan | Vad som visas | Hjälper dig att... |
|---|---|---|
| Arbetsyta: [Teamnamn] & tilldelad: mig & kommande 7 dagar | Alla uppgifter som tilldelats dig i ditt team och som ska göras den här veckan | Planera veckans samarbete |
| Arbetsyta: [Teamnamn] & tilldelad av: mig | Alla uppgifter som du har tilldelat någon annan i ditt team | Håll kolla på framsteg i sådant som du har delegerat |
| Arbetsyta: [Teamnamn] & förfallet | Alla förfallna uppgifter i ditt team | Upptäcka stoppklossar tidigt och justera planerna |
Marija · Kundtjänstspecialist
Om du har Todoist Business-versionen har du tillgång till kalenderlayouten i Todoist. Tillämpa kalenderlayouten på alla dina team-specifika filter, så att du kan få en överblick över dina teammedlemmars deadliner. Byt mellan Vecka- och Månadsvyerna, så att du kan se vad som ska göras denna vecka eller vad som behöver avslutas innan månaden är slut.
Schemalägg uppgifter med datum eller deadliner
Schemalägg datum eller deadliner för uppgifter, så det blir enkelt att planera och prioritera arbetet för teamet. I uppgiftsnamnet, skriv ett datum på naturligt språk (till exempel: Skriv teamuppdatering imorgon) och den smarta Snabbtilläggning kommer att känna igen, markera och lägga till datumet när du sparar uppgiften. Datum på naturligt språk kan också vara så komplexa som varje tredje torsdag med start 5 augusti och slut 10 april.
Snabbtips
Kolla in fler datumexempel du kan använda för att boka uppgifter.
Om du håller koll på milstolpar, använd deadlines för att ställa in när uppgiften ska vara klar. Detta minskar också risken för flaskhalsar i projektet.
Om du till exempel lägger till en uppgift för att lämna in den månatliga ekonomirapporten, markera det datum du tänker börja arbeta på utkastet. Ställ sedan in en deadline för när rapporten ska lämnas in.
Lägg till kontext i uppgiftsbeskrivningar
Använd uppgiftsbeskrivningar för att dela länkar till dokument och så många relevanta detaljer som möjligt. Istället för att slösa tid på att leta efter information kan dina teammedlemmar kom igång direkt. Beskrivningar hålls organiserade högst upp i din uppgiftsvy och är synliga under uppgiften i projektlistan.
Ställ frågor, dela filer eller dela uppdateringar i uppgiftskommentarer
Ställ frågor, bifoga viktiga filer och tillhandahålla statusuppdateringar direkt i dina uppgifter som kommentarer. Görbar information förblir i sammanhang med själva uppgiften, istället för att spridas ut över externa meddelandeappar.
Glöm inte att meddela dina teammedlemmar så att de är informerade om en ny kommentar eller en fil de kan behöva för att få jobbet gjort.
Kolla och mät teamets framsteg
Todoist ger dig alla verktyg du behöver för att kontrollera och mäta ditt teams framsteg. Teamaktivitet låter dig zooma in på antalet aktiva, slutförda eller försenade uppgifter, så att du kan agera på eventuellt stillastående arbete. Aktivitetslogg visar all aktivitet i ett projekt, från ändrade datum till nya kommentarer som lagts till i uppgifter. Denna mängd information hjälper dig att fatta välgrundade beslut om vad som ska justeras, tas bort eller fokuseras på, så att projektet når mållinjen utan att missa en deadline.
Hör av dig
Inga två team använder Todoist på exakt samma sätt. Denna guide är bara en startpunkt! Installera ditt team i Todoist och börja experimentera med dessa arbetsflöden för att få Todoist att fungera för dig.
Om du har problem med att använda någon av dessa funktioner för att sköta teamuppgifter, som att tilldela uppgifter eller skapa anpassade filter, kontakta oss. Vi—Marija, Stef, Marco, eller någon av våra andra teammedlemmar—hjälper dig gärna!
