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“Chi può dirci con precisione la differenza tra lungo e breve termine? Soprattutto quando le cose sembrano andare male, ci sentiamo quasi costretti a pensare prima al presente urgente piuttosto che al futuro importante”.
— Dwight D. Eisenhower, discorso del 1961 alla Century Association
Dwight D. Eisenhower, generale a cinque stelle durante la Seconda guerra mondiale e 34° presidente degli Stati Uniti, era un tipo molto produttivo.
Durante i suoi due mandati come presidente degli Stati Uniti, ha guidato la costruzione del sistema autostradale interstatale, ha creato la NASA, ha firmato la prima importante legge sui diritti civili dalla fine della guerra civile, ha posto fine alla guerra di Corea, ha accolto l'Alaska e le Hawaii nell'Unione e è riuscito a mantenere fredda la guerra fredda con la Russia.
La chiave di questa straordinaria efficacia risiedeva nella sua profonda comprensione di una distinzione fondamentale: quella tra l'urgente e l'importante. E ha fatto tutto questo con brio: Eisenhower è stato eletto dall'istituto Gallup l'uomo più ammirato dell'anno ben dodici volte.
In un discorso del 1954, Eisenhower citò un rettore universitario anonimo: “Ho due tipi di problemi, quelli urgenti e quelli importanti. Quelli urgenti non sono importanti, e quelli importanti non sono mai urgenti”.
Oltre trent'anni dopo, nel suo libro best seller Le 7 abitudini delle persone altamente efficaci, Stephen Covey ha rielaborato le intuizioni di Eisenhower in uno strumento semplice per dare priorità ai compiti, ora noto come Matrice di Eisenhower (nota anche come Matrice di gestione del tempo, Eisenhower Box, Metodo Eisenhower e Matrice urgente-importante). Questo sistema per dare priorità ti aiuta a combattere l'effetto “mera urgenza” (ne parleremo più avanti), a eliminare le perdite di tempo nella tua vita e a creare più spazio mentale per progredire verso i tuoi obiettivi.
Abbiamo realizzato un video sulla matrice di Eisenhower perché sappiamo che ognuno impara in modo diverso e che alcuni di voi preferiscono guardare piuttosto che leggere. Dai un'occhiata al video qui sotto o, per una panoramica più approfondita dell'argomento, continua a leggere.
Prova la matrice di Eisenhower se...
Ti ritrovi a correre tutto il giorno per gestire costantemente crisi e problemi urgenti (in senso figurato).
Ti senti costantemente impegnato in attività che, alla fine della giornata, non contribuiscono ai tuoi obiettivi più importanti.
Hai obiettivi a lungo termine ma non hai tempo o energia per portarli avanti.
Hai difficoltà a delegare e/o a dire di no.
Vuoi diventare il prossimo presidente degli Stati Uniti (ehi, ha funzionato per Eisenhower).
Nelle prossime sezioni, esploreremo il motivo per cui distinguere tra urgenza e importanza è cruciale, come la matrice di Eisenhower ti aiuta in questo processo e come applicarla concretamente sia ai tuoi progetti più grandi che alle attività quotidiane, il tutto utilizzando Todoist.
L'effetto “mera urgenza”, ovvero perché non siamo bravi a stabilire le priorità
Come decidiamo a quale attività dedicare la nostra attenzione in un dato momento? A quanto pare, non molto bene.
Un recente studio pubblicato sul Journal of Consumer Research ha cercato di capire come le persone decidono su cosa lavorare quando si trovano di fronte ad attività di diversa urgenza e importanza. In cinque esperimenti separati, i ricercatori hanno notato un modello sorprendente: la nostra attenzione va più verso i compiti urgenti che verso quelli meno urgenti, anche se questi ultimi offrono più vantaggi. Questa strana osservazione psicologica, denominata “effetto della mera urgenza”, spiega perché siamo così scarsi nella gestione delle attività e del tempo. Tendiamo a dare la priorità ai compiti con una scadenza rispetto a quelli senza, indipendentemente dai vantaggi a lungo termine.
E l'effetto è ancora più evidente nelle persone che si descrivono come “impegnate”. Gli stessi ricercatori hanno scoperto che le persone che si descrivono come impegnate tendono a scegliere attività urgenti con ricompense inferiori perché sono già focalizzate sulla durata dell'attività stessa. Se ti senti già sotto pressione, continuerai probabilmente a dare priorità ai compiti che ti costringono a guardare l'orologio.
Ma c'è anche una buona notizia: l'effetto mera urgenza può essere invertito. Quando ai partecipanti è stato chiesto di considerare le conseguenze delle loro scelte al momento della selezione, erano significativamente più propensi a scegliere il compito importante rispetto a quello urgente. I risultati suggeriscono che tenendo presente l'importanza a lungo termine delle attività non urgenti, è possibile superare la tentazione delle distrazioni urgenti e concentrarsi su ciò che conta davvero.
È qui che entra in gioco la matrice di Eisenhower.
La matrice di Eisenhower: come distinguere tra attività urgenti e importanti
La matrice di Eisenhower è uno strumento semplice ed efficace per concentrarti sulle attività che generano il maggiore impatto sui tuoi obiettivi a lungo termine, aiutandoti a diventare più efficace, non solo più produttivo. Ti permette di visualizzare tutte le tue attività suddividendole in una matrice basata su due criteri: urgenza e importanza. In questo modo, ogni tuo compito quotidiano e progetto più ampio troverà posto in uno dei seguenti quattro quadranti:
Attività/progetti urgenti e importanti: da completare immediatamente.
Attività/progetti non urgenti e importanti: da programmare sul calendario.
Attività/progetti urgenti e non importanti: da delegare a qualcun altro.
Attività/progetti non urgenti e non importanti: da eliminare.
Nella vita reale, la distinzione tra urgente/non urgente, importante/non importante è molto più sottile che in condizioni sperimentali. Ecco come Steven Covey la suddivide:
Le attività urgenti sono quelle che richiedono un'azione immediata. Sono i problemi visibili che emergono e richiedono la tua attenzione SUBITO. Spesso, le cose urgenti hanno conseguenze chiare se non vengono fatte. Le cose urgenti sono inevitabili, ma passare troppo tempo a "spegnere incendi" può causare un sacco di stress e portare al burnout.
Le attività importanti, invece, sono quelle che, sebbene spesso non richiedano attenzione immediata, contribuiscono in modo significativo agli obiettivi a lungo termine. Queste cose richiedono pianificazione e azioni ponderate; quando ti concentri sulle cose importanti, gestisci il tuo tempo, la tua energia e la tua attenzione invece di sprecare queste risorse senza pensarci. Ciò che è importante è soggettivo e dipende dai tuoi valori e dai tuoi obiettivi personali. Nessun altro può definire cosa è importante per te.
Di seguito trovi un'analisi approfondita di ciascuno dei quattro quadranti della matrice di Eisenhower per aiutarti a identificare quali attività rientrano in ciascuno di essi e come gestirle di conseguenza.
Quadrante 1: Urgente e importante (Fare)
Le cose urgenti e importanti richiedono un'azione immediata. Di solito hanno scadenze chiare e la mancata azione comporta conseguenze. Spesso sono eventi imprevisti o attività procrastinate all'ultimo minuto, che necessitano di una risposta rapida.
Per esempio:
Sostituire un collega assente.
Guasto improvviso dell'auto.
Allagamento dovuto a una perdita idraulica.
Problema urgente segnalato da un cliente.
Scadenza dell'ultimo minuto e improrogabile.
Le attività del Quadrante 1 sono in gran parte inevitabili, anche per chi tende a procrastinare. Il problema si presenta quando l'attenzione si concentra su queste emergenze e scadenze imminenti, a discapito degli obiettivi importanti a lungo termine.
Come suggerisce Covey, dedicare troppo tempo al Quadrante 1 alimenta stress, burnout e la sensazione di perdere il controllo della propria giornata. Questa costante "lotta contro il tempo" prosciuga rapidamente energia e passione, rendendo più allettante rifugiarsi nelle scappatoie del Quadrante 4.
Quadrante 2: Non urgente e importante (Pianificare)
Le attività non urgenti ma importanti sono cruciali per il successo a lungo termine. Spesso prive di scadenze immediate, tendono a essere procrastinate a favore dell'urgenza. Tuttavia, il loro impatto sull'efficacia nel raggiungere gli obiettivi è significativo.
Esempi:
Pianificazione a breve e lungo termine.
Manutenzione regolare (casa, auto, ecc.).
Networking e sviluppo delle relazioni interpersonali.
Apprendimento e aggiornamento professionale.
Esercizio fisico e cura della salute.
Covey identifica il Quadrante 2 come il punto ideale per una gestione efficace del tempo. Qui l'attenzione si sposta dalla risoluzione dei problemi urgenti (Q1) alla creazione di opportunità e alla crescita. Vivere in questo quadrante significa essere proattivi, dando priorità alle attività che sviluppano competenze, aumentano l'energia e contribuiscono a obiettivi significativi. È lo spazio del "lavoro profondo", libero dalle distrazioni urgenti.
Dedicarsi con costanza al Quadrante 2 riduce i problemi urgenti del Quadrante 1. Permette di pianificare i progetti e prevenire le difficoltà. Ad esempio, rimandare la manutenzione dell'auto (spostandola verso l'urgenza) può causare guasti; dedicarle tempo regolarmente (Quadrante 2) li previene.
Gestisci altre persone?
Quadrante 3: Urgente e non importante (Delegare)
Il Quadrante 3 è popolato alle attività urgenti che, tuttavia, non contribuiscono ai tuoi obiettivi a lungo termine. Spesso, queste attività nascono dalle aspettative altrui e ti mantengono in uno stato di costante "operatività" senza reale progresso verso ciò che conta per te.
Esempi:
Interruzioni inutili da parte dei colleghi.
Controllo compulsivo di telefono ed email.
Risposta immediata a messaggi, email, o DM non essenziali
FOMO da offerte a tempo limitato irrilevanti.
Partecipare a riunioni non produttive.
Questo quadrante è la dimora del puro "effetto urgenza", dove la pressione di scadenze reali o percepite ti spinge ad affrontare compiti che, in fondo, non sono significativi per le tue priorità. Poiché le attività del Quadrante 3 sono urgenti ma generalmente allineate con le priorità di qualcun altro, trascorrervi troppo tempo può generare la frustrante sensazione di agire per dovere anziché per desiderio, allontanandoti dai tuoi obiettivi più importanti e facendoti percepire una mancanza di controllo sulla tua quotidianità.
La strategia suggerita da Covey per affrontare il Quadrante 3 è delegare. Valuta attentamente quali compiti possono essere affidati ad altri: prendere appunti durante le riunioni, la consegna della spesa, le faccende domestiche, la gestione di appuntamenti personali tramite un assistente virtuale o l'automazione di processi ripetitivi.
Covey suggerisce di delegare il più possibile queste attività o, se non delegabili, di gestirle strategicamente:
Disattivare le notifiche del telefono durante il lavoro profondo.
Comunicare chiaramente agli altri quanto tempo puoi dedicare a una specifica attività.
Riservare queste attività ai momenti di bassa energia, piuttosto che affrontarle come prima cosa al mattino.
Rinegoziare il carico di lavoro con il tuo manager.
Quadrante 4: Non urgente e non importante (Eliminare)
Il Quadrante 4 contiene le attività che rappresentano una pura perdita di tempo e che, di conseguenza, dovrebbero essere eliminate. Questi compiti non offrono alcun contributo al raggiungimento dei tuoi obiettivi e rischiano di erodere una porzione significativa del tuo tempo prezioso. Tra queste:
Esempi:
Guardare la TV per ore.
Navigazione passiva sui social media e scrolling.
Procrastinare con attività di riordino non necessarie (ad esempio, riordinare la posta elettronica invece di rispondere ai messaggi importanti).
Shopping online compulsivo o navigazione fine a sé stessa.
Il Quadrante 4 incarna la ricerca di una gratificazione immediata e spesso eccessiva, che a lungo termine conduce a un senso di insoddisfazione e improduttività.
Attenzione: è importante sottolineare che il tempo libero è essenziale per il benessere. Anche figure come Eisenhower riconoscevano il valore di attività ricreative come il bridge e il golf come contrappeso allo stress. La chiave risiede nella consapevolezza: se non gestito intenzionalmente, il tempo libero può paradossalmente sottrarre energia, passione e creatività.
Un recente studio pubblicato sul Journal of Applied Psychology ha messo in luce come le attività svolte al di fuori dell'orario di lavoro abbiano un impatto significativo sull'energia e sulla positività dei dipendenti il giorno successivo. I ricercatori hanno osservato che dedicarsi ad attività che richiedono impegno e disciplina, come l'esercizio fisico o il volontariato, è associato a una maggiore motivazione sul lavoro. Allo stesso modo, chi sceglie attività rilassanti come lo yoga, la meditazione o l'ascolto di musica tende ad affrontare la giornata lavorativa con più serenità.
È interessante notare che le attività di distrazione, come guardare molta televisione, possono offrire un temporaneo senso di positività. Tuttavia, lo studio ha rilevato che un'abitudine costante a distrarsi in questo modo porta, nel corso della settimana, a un peggioramento dell'umore e a una diminuzione della motivazione, con una conseguente riduzione della soddisfazione lavorativa complessiva. In altre parole, concedersi occasionalmente momenti di svago è comprensibile, ma farne una strategia prevalente nel tempo libero può avere effetti negativi sul benessere lavorativo a lungo termine.
Come riequilibrare i quadranti
Secondo Stephen Covey, il Quadrante 2 è il “Quadrante della qualità”, dove il tempo dedicato a queste attività incrementa la tua efficacia complessiva. È qui che la crescita personale e professionale si fondono con la pianificazione strategica, la prevenzione proattiva e l'azione mirata.
Il primo passo fondamentale per riequilibrare i tuoi quadranti è capire dove stai effettivamente spendendo il tuo tempo. Se utilizzi Todoist per la gestione delle attività, puoi facilmente ottenere un resoconto di tutte le attività completate e delle relative tempistiche. Dopo aver raccolto dati relativi a qualche giorno, prenditi del tempo per analizzare e categorizzare le tue attività nei quadranti, ponendoti queste domande cruciali:
Era urgente per me?
Era importante per me?
Ricorda che la valutazione di questi criteri deve basarsi esclusivamente sui risultati che tu desideri ottenere, indipendentemente dalle priorità altrui.
Una volta che le tue attività sono state collocate nei quadranti appropriati, analizza attentamente la tua attuale allocazione del tempo. Sei soddisfatto dell'equilibrio che emerge?
Se trascorri gran parte della giornata sulle attività del Quadrante 1, dedica del tempo alla pianificazione per anticipare e prevenire i problemi:
Passo successivo: Organizza un piano settimanale o mensile allineato ai tuoi obiettivi a lungo termine e alle scadenze imminenti. Al termine di ogni settimana, effettua una revisione per valutare l'efficacia del piano e apportare modifiche per la settimana successiva. Se la maggior parte delle attività del Q1 proviene da "fonti esterne" (ad esempio, richieste urgenti del team), individua strategie per pianificarle e anticiparle meglio. Potrebbe essere necessario ottimizzare un flusso di lavoro con colleghi o clienti, oppure discutere con il tuo superiore per riequilibrare un carico di lavoro eccessivo. Se un cliente specifico genera costantemente attività urgenti, valuta se il rapporto lavorativo giustifica lo stress.
Se il tuo tempo è prevalentemente assorbito dal Quadrante 3, delega, elimina o limita il tempo dedicato a queste "attività che ti tengono occupato" (spesso delegate o non prioritarie):
Passo successivo: Definisci una strategia e annota passaggi specifici per ridurre queste attività. Puoi delegarle? Puoi semplicemente rifiutarle? Puoi raggrupparle in un blocco di tempo specifico durante la settimana? Puoi discutere apertamente con il tuo responsabile del tempo dedicato ad attività improduttive? Programma del tempo nella tua settimana per implementare questi passaggi.
Se il Quadrante 4 occupa una porzione significativa del tuo tempo, potresti essere intrappolato in una routine, sopraffatto dallo stress o intento a evitare un problema:
Prossimo passo: Utilizza un'app di monitoraggio del tempo per identificare le principali fonti di dispersione e pianifica attivamente di ridurle o eliminarle. Elabora una strategia per contrastare la procrastinazione prima che si manifesti la tentazione. Ricorda, concedersi momenti di svago è salutare, ma le attività del Q4 hanno un rendimento decrescente se protratte eccessivamente.
Man mano che sposti consapevolmente le tue priorità verso il Quadrante 2, continua a utilizzare la Matrice di Eisenhower come guida quotidiana per concentrarti sulle attività che contano davvero.
Come usare la matrice di Eisenhower con Todoist
Todoist offre due metodi efficaci per organizzare le tue attività all'interno dei quattro quadranti della Matrice di Eisenhower: l'utilizzo di etichette personalizzate o l'impiego dei livelli di priorità integrati. Ecco come usare la Matrice di Eisenhower con Todoist.
Utilizzare le etichette
Su Todoist, le etichette lavorano in sinergia con i filtri personalizzati per consentirti di strutturare e visualizzare in modo ottimale la tua lista di attività. Il primo passo consiste nel creare queste due etichette:
@urgente
@importante
Consiglio di Todoist
Puoi cambiare il colore di un'etichetta e aggiungere un'emoji per metterla in risalto nella tua lista.
Una volta create queste etichette, procedi con la revisione della tua lista di attività esistenti e assegna a ciascuna l'etichetta più appropriata, in base alla sua natura e priorità:
Applica sia l'etichetta @urgente che l'etichetta @importante a quelle attività che richiedono un'azione immediata da parte tua e che non possono essere delegate.
Assegna l'etichetta @importante alle attività che hanno una scadenza definita e che devi completare personalmente per raggiungere i tuoi obiettivi.
Etichetta con @urgente quelle attività che, pur avendo una scadenza o richiedendo un'azione rapida, potrebbero essere delegate a un altro membro del team.
Non assegnare alcuna etichetta alle attività che, dopo un'attenta valutazione, risultano non urgenti e non importanti e che, pertanto, possono essere eliminate dalla tua lista.
Per assegnare rapidamente un'etichetta a un'attività, basta digitare il simbolo "@" quando scrivi il nome dell'attività. Apparirà automaticamente un elenco delle etichette attive tra cui scegliere. Man mano che digiti le prime lettere del nome dell'etichetta desiderata, l'elenco si restringerà, rendendo più semplice e veloce la selezione.
Consiglio di Todoist
Se hai un sacco di cose da fare, puoi assegnare etichette a più attività contemporaneamente.
Dopo aver etichettato tutte le tue attività in base ai criteri di urgenza e importanza, il passo successivo è la creazione di quattro nuovi filtri, ognuno dei quali corrisponderà a uno specifico quadrante della Matrice di Eisenhower:
Urgente e importante con filtro di ricerca: @urgente & @importante
Importante e non urgente con filtro di ricerca: @importante & !@urgente
Urgente e non importante con filtro di ricerca: @urgente & !@importante
Non importante e non urgente con filtro di ricerca: !@importante & !@urgente
In alternativa, per una gestione più centralizzata, puoi unire tutti e quattro i quadranti in un unico filtro "Matrice di Eisenhower" utilizzando la seguente query: @urgente & @importante, @importante & !@urgente, @urgente & !@importante, !@importante & !@urgente.
Una volta configurati questi filtri, potrai consultarli individualmente per avere una visione chiara delle tue priorità: il filtro "Urgente e importante" ti mostrerà le attività che richiedono la tua attenzione immediata; "Importante e non urgente" evidenzierà i compiti da programmare nel tuo calendario; "Urgente e non importante" indicherà le attività delegabili o da svolgere in momenti di minore energia; infine, "Non importante e non urgente" ti ricorderà ciò che puoi eliminare senza rimpianti.
Consiglio di Todoist
Per tenere sempre a portata di mano le cose più importanti, aggiungi i filtri “Urgente e importante” e “Importante e non urgente” ai tuoi preferiti. Li troverai in cima al menu di navigazione, così potrai accedervi facilmente.
Utilizzare i livelli di priorità
Un approccio alternativo all'organizzazione delle attività nella Matrice di Eisenhower in Todoist è l'utilizzo dei quattro livelli di priorità di Todoist. Ogni livello di priorità corrisponderà a un quadrante della matrice di Eisenhower:
Urgente & importante: Priorità 1 (Rosso)
Non urgente & importante: Priorità 2 (Arancione)
Urgente & non importante: Priorità 3 (Blu)
Non urgente & non importante: Priorità 4 (Nessun colore)
Assegnare un livello di priorità a un’attività è facilissimo: ti basta cliccare o toccare l’icona a forma di bandierina accanto all’attività e scegliere il livello desiderato. Puoi modificarlo in qualsiasi momento ripetendo l’operazione durante la modifica dell’attività, oppure digitare direttamente “p1”, “p2” o “p3” nel campo di testo mentre la crei: Todoist riconoscerà automaticamente la priorità corretta. Se non assegni alcun contrassegno colorato, l’attività verrà considerata come Priorità 4 per impostazione predefinita.
Per visualizzare le tue attività organizzate per priorità all'interno di tutti i tuoi progetti, imposta un filtro personalizzato. Accedi ai Filtri, clicca su "Aggiungi filtro" e assegna un nome al filtro (ad esempio, "Matrice di Eisenhower"). Nel campo "Ricerca", digita: p1, p2, p3, p4.
Le attività con il livello di priorità più alto appariranno in cima alle tue liste di cose da fare nelle viste "Oggi" e "Prossime" (ricorda che le attività con una data e un'ora di scadenza specifica avranno la precedenza, indipendentemente dal loro livello di priorità).
Consiglio di Todoist
Quando utilizzi questo metodo basato sulle priorità, ricorda che tutte le attività prive di un livello di priorità colorato (p1, p2, p3) vengono automaticamente classificate come Priorità 4. Se utilizzi Todoist anche per archiviare materiali di riferimento all'interno di progetti dedicati, potresti voler modificare il filtro "Matrice di Eisenhower" per escludere gli elementi P4 da tali progetti specifici. In questo caso, la query di ricerca del tuo filtro diventerà: "p1, p2, p3, p4 & !#Riferimento". (L'ultima parte di questo filtro può essere interpretata come "mostrami tutte le attività con priorità p4 che non si trovano nel progetto chiamato 'Riferimento'").
Gestire ogni quadrante
Una volta configurato Todoist per usare la Matrice di Eisenhower tramite etichette o priorità, puoi iniziare a valutare e gestire attivamente le tue attività all'interno di ciascun quadrante:
Per Q1: Importante e urgente (etichetta @urgente & @importante; priorità p1):
Rivedi attentamente le attività in arrivo e pianifica di completarle per prime.
Per Q2: Importante e non urgente (etichetta @importante & !@urgente; priorità p2):
Definisci una data di scadenza realistica per i passaggi successivi di ogni attività. Ottimizza la tua pianificazione utilizzando i commenti per allegare materiali di riferimento pertinenti o aggiungere note utili alle tue attività.
Per Q3: Urgente e non importante (etichetta @urgente & !@importante; priorità p3):
Delega il maggior numero possibile di queste attività. Con Todoist è facile: puoi condividere progetti con altri utenti, assegnare attività, impostare scadenze, allegare file utili e discutere i dettagli direttamente nei commenti delle attività.
Per Q4: Non importante e non urgente (nessuna etichetta specifica; priorità p4):
Di fronte a una lista di attività, la decisione su quale affrontare per prima può spesso risultare complessa. La Matrice di Eisenhower ti offre un framework prezioso per superare la "trappola dell'urgenza" e concentrare le tue energie su ciò che è realmente importante per il raggiungimento dei tuoi obiettivi a lungo termine.
Ora non ti resta altro da fare che provare la Matrice di Eisenhower per stabilire cosa è più importante per te!
