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“Chi può dirci con precisione la differenza tra lungo e breve termine? Soprattutto quando le cose sembrano andare male, ci sentiamo quasi costretti a pensare prima al presente urgente piuttosto che al futuro importante”.
— Dwight D. Eisenhower, discorso del 1961 alla Century Association
Dwight D. Eisenhower, generale a cinque stelle durante la Seconda guerra mondiale e 34° presidente degli Stati Uniti, era un tipo molto produttivo.
Durante i suoi due mandati come presidente degli Stati Uniti, ha guidato la costruzione del sistema autostradale interstatale, ha creato la NASA, ha firmato la prima importante legge sui diritti civili dalla fine della guerra civile, ha posto fine alla guerra di Corea, ha accolto l'Alaska e le Hawaii nell'Unione e è riuscito a mantenere fredda la guerra fredda con la Russia.
La chiave di questa straordinaria efficacia risiedeva nella sua profonda comprensione di una distinzione fondamentale: quella tra l'urgente e l'importante. E ha fatto tutto questo con brio: Eisenhower è stato eletto dall'istituto Gallup l'uomo più ammirato dell'anno ben dodici volte.
In un discorso del 1954, Eisenhower citò un rettore universitario anonimo: “Ho due tipi di problemi, quelli urgenti e quelli importanti. Quelli urgenti non sono importanti, e quelli importanti non sono mai urgenti”.
Oltre trent'anni dopo, nel suo libro best seller Le 7 abitudini delle persone altamente efficaci, Stephen Covey ha rielaborato le intuizioni di Eisenhower in uno strumento semplice per dare priorità ai compiti, ora noto come Matrice di Eisenhower (nota anche come Matrice di gestione del tempo, Eisenhower Box, Metodo Eisenhower e Matrice urgente-importante). Questo sistema per dare priorità ti aiuta a combattere l'effetto “mera urgenza” (ne parleremo più avanti), a eliminare le perdite di tempo nella tua vita e a creare più spazio mentale per progredire verso i tuoi obiettivi.
We've made a companion video for the Eisenhower matrix because everyone learns differently, and we know some of you prefer to watch instead of read. Check out that video below, or continue reading for a deeper dive.
Prova la matrice di Eisenhower se...
Find yourself running around putting out fires all day (figuratively speaking)
Are busy but don’t feel like your work has a high impact
Have long-term goals but no time or energy to make progress on them
Have a hard time delegating and/or saying no
Want to be the president of the United States (hey, it worked for Eisenhower)
Nelle prossime sezioni, esploreremo il motivo per cui distinguere tra urgenza e importanza è cruciale, come la matrice di Eisenhower ti aiuta in questo processo e come applicarla concretamente sia ai tuoi progetti più grandi che alle attività quotidiane, il tutto utilizzando Todoist.
L'effetto “mera urgenza”, ovvero perché non siamo bravi a stabilire le priorità
Come decidiamo a quale attività dedicare la nostra attenzione in un dato momento? A quanto pare, non molto bene.
Un recente studio pubblicato sul Journal of Consumer Research ha cercato di capire come le persone decidono su cosa lavorare quando si trovano di fronte ad attività di diversa urgenza e importanza. In cinque esperimenti separati, i ricercatori hanno notato un modello sorprendente: la nostra attenzione va più verso i compiti urgenti che verso quelli meno urgenti, anche se questi ultimi offrono più vantaggi. Questa strana osservazione psicologica, denominata “effetto della mera urgenza”, spiega perché siamo così scarsi nella gestione delle attività e del tempo. Tendiamo a dare la priorità ai compiti con una scadenza rispetto a quelli senza, indipendentemente dai vantaggi a lungo termine.
E l'effetto è ancora più evidente nelle persone che si descrivono come “impegnate”. Gli stessi ricercatori hanno scoperto che le persone che si descrivono come impegnate tendono a scegliere attività urgenti con ricompense inferiori perché sono già focalizzate sulla durata dell'attività stessa. Se ti senti già sotto pressione, continuerai probabilmente a dare priorità ai compiti che ti costringono a guardare l'orologio.
But there's good news, too — the mere-urgency effect can be reversed. When participants were prompted to consider the consequences of their choices at the time of selection, they were significantly more likely to choose the important task over the urgent one. The findings suggest that if you keep the long-term importance of non-urgent tasks in view, you can overcome the pull toward urgent distractions and focus on what really matters.
È qui che entra in gioco la matrice di Eisenhower.
La matrice di Eisenhower: come distinguere tra attività urgenti e importanti
La matrice di Eisenhower è uno strumento semplice ed efficace per concentrarti sulle attività che generano il maggiore impatto sui tuoi obiettivi a lungo termine, aiutandoti a diventare più efficace, non solo più produttivo. Ti permette di visualizzare tutte le tue attività suddividendole in una matrice basata su due criteri: urgenza e importanza. In questo modo, ogni tuo compito quotidiano e progetto più ampio troverà posto in uno dei seguenti quattro quadranti:
Urgent & Important tasks/projects to be completed immediately
Not Urgent & Important tasks/projects to be scheduled on your calendar
Urgent & Unimportant tasks/projects to be delegated to someone else
Not Urgent & Unimportant tasks/projects to be deleted
Nella vita reale, la distinzione tra urgente/non urgente, importante/non importante è molto più sottile che in condizioni sperimentali. Ecco come Steven Covey la suddivide:
Le attività urgenti sono quelle che richiedono un'azione immediata. Sono i problemi visibili che emergono e richiedono la tua attenzione SUBITO. Spesso, le cose urgenti hanno conseguenze chiare se non vengono fatte. Le cose urgenti sono inevitabili, ma passare troppo tempo a "spegnere incendi" può causare un sacco di stress e portare al burnout.
Le attività importanti, invece, sono quelle che, sebbene spesso non richiedano attenzione immediata, contribuiscono in modo significativo agli obiettivi a lungo termine. Queste cose richiedono pianificazione e azioni ponderate; quando ti concentri sulle cose importanti, gestisci il tuo tempo, la tua energia e la tua attenzione invece di sprecare queste risorse senza pensarci. Ciò che è importante è soggettivo e dipende dai tuoi valori e dai tuoi obiettivi personali. Nessun altro può definire cosa è importante per te.
Di seguito trovi un'analisi approfondita di ciascuno dei quattro quadranti della matrice di Eisenhower per aiutarti a identificare quali attività rientrano in ciascuno di essi e come gestirle di conseguenza.
Quadrante 1: Urgente e importante (Fare)
Le cose urgenti e importanti richiedono un'azione immediata. Di solito hanno scadenze chiare e la mancata azione comporta conseguenze. Spesso sono eventi imprevisti o attività procrastinate all'ultimo minuto, che necessitano di una risposta rapida.
Per esempio:
Covering a project for a colleague out sick
Car stalls on the highway
Sink springs leak and floods your kitchen in two feet of water
Clients come to you with a pressing problem
A last-minute deadline is assigned to you
Le attività del Quadrante 1 sono in gran parte inevitabili, anche per chi tende a procrastinare. Il problema si presenta quando l'attenzione si concentra su queste emergenze e scadenze imminenti, a discapito degli obiettivi importanti a lungo termine.
Come suggerisce Covey, dedicare troppo tempo al Quadrante 1 alimenta stress, burnout e la sensazione di perdere il controllo della propria giornata. Questa costante "lotta contro il tempo" prosciuga rapidamente energia e passione, rendendo più allettante rifugiarsi nelle scappatoie del Quadrante 4.
Quadrante 2: Non urgente e importante (Pianificare)
Le attività non urgenti ma importanti sono cruciali per il successo a lungo termine. Spesso prive di scadenze immediate, tendono a essere procrastinate a favore dell'urgenza. Tuttavia, il loro impatto sull'efficacia nel raggiungere gli obiettivi è significativo.
Esempi:
Planning for long and short-term projects
Regular chores or maintenance projects
Professional networking and personal relationship building
Learning a new skill, keeping up with current research in your field, attending educational events
Exercise and routine healthcare
Covey identifica il Quadrante 2 come il punto ideale per una gestione efficace del tempo. Qui l'attenzione si sposta dalla risoluzione dei problemi urgenti (Q1) alla creazione di opportunità e alla crescita. Vivere in questo quadrante significa essere proattivi, dando priorità alle attività che sviluppano competenze, aumentano l'energia e contribuiscono a obiettivi significativi. È lo spazio del "lavoro profondo", libero dalle distrazioni urgenti.
Dedicarsi con costanza al Quadrante 2 riduce i problemi urgenti del Quadrante 1. Permette di pianificare i progetti e prevenire le difficoltà. Ad esempio, rimandare la manutenzione dell'auto (spostandola verso l'urgenza) può causare guasti; dedicarle tempo regolarmente (Quadrante 2) li previene.
Gestisci altre persone?
Quadrante 3: Urgente e non importante (Delegare)
Il Quadrante 3 è popolato alle attività urgenti che, tuttavia, non contribuiscono ai tuoi obiettivi a lungo termine. Spesso, queste attività nascono dalle aspettative altrui e ti mantengono in uno stato di costante "operatività" senza reale progresso verso ciò che conta per te.
Esempi:
Unnecessary interruptions from coworkers
Checking your phone or email whenever it goes off
Responding to certain texts, emails, or social media messages
Acting on coupons or limited time offers
Some meetings
Questo quadrante è la dimora del puro "effetto urgenza", dove la pressione di scadenze reali o percepite ti spinge ad affrontare compiti che, in fondo, non sono significativi per le tue priorità. Poiché le attività del Quadrante 3 sono urgenti ma generalmente allineate con le priorità di qualcun altro, trascorrervi troppo tempo può generare la frustrante sensazione di agire per dovere anziché per desiderio, allontanandoti dai tuoi obiettivi più importanti e facendoti percepire una mancanza di controllo sulla tua quotidianità.
La strategia suggerita da Covey per affrontare il Quadrante 3 è delegare. Valuta attentamente quali compiti possono essere affidati ad altri: prendere appunti durante le riunioni, la consegna della spesa, le faccende domestiche, la gestione di appuntamenti personali tramite un assistente virtuale o l'automazione di processi ripetitivi.
Covey suggerisce di delegare il più possibile queste attività o, se non delegabili, di gestirle strategicamente:
Turn off notifications on your phone and computer when working
Be clear with others about how much time you can spend on a given task
Save Q3 tasks for times when you are very low on energy rather than putting them first thing in the morning
Negotiate your workload with your boss
Quadrante 4: Non urgente e non importante (Eliminare)
Il Quadrante 4 contiene le attività che rappresentano una pura perdita di tempo e che, di conseguenza, dovrebbero essere eliminate. Questi compiti non offrono alcun contributo al raggiungimento dei tuoi obiettivi e rischiano di erodere una porzione significativa del tuo tempo prezioso. Tra queste:
Esempi:
Watching TV for hours
Mindlessly refreshing social media and scrolling
Avoidance activities such as sorting and organizing email rather than answering it
Excessive shopping or online browsing
Il Quadrante 4 incarna la ricerca di una gratificazione immediata e spesso eccessiva, che a lungo termine conduce a un senso di insoddisfazione e improduttività.
Attenzione: è importante sottolineare che il tempo libero è essenziale per il benessere. Anche figure come Eisenhower riconoscevano il valore di attività ricreative come il bridge e il golf come contrappeso allo stress. La chiave risiede nella consapevolezza: se non gestito intenzionalmente, il tempo libero può paradossalmente sottrarre energia, passione e creatività.
Un recente studio pubblicato sul Journal of Applied Psychology ha messo in luce come le attività svolte al di fuori dell'orario di lavoro abbiano un impatto significativo sull'energia e sulla positività dei dipendenti il giorno successivo. I ricercatori hanno osservato che dedicarsi ad attività che richiedono impegno e disciplina, come l'esercizio fisico o il volontariato, è associato a una maggiore motivazione sul lavoro. Allo stesso modo, chi sceglie attività rilassanti come lo yoga, la meditazione o l'ascolto di musica tende ad affrontare la giornata lavorativa con più serenità.
È interessante notare che le attività di distrazione, come guardare molta televisione, possono offrire un temporaneo senso di positività. Tuttavia, lo studio ha rilevato che un'abitudine costante a distrarsi in questo modo porta, nel corso della settimana, a un peggioramento dell'umore e a una diminuzione della motivazione, con una conseguente riduzione della soddisfazione lavorativa complessiva. In altre parole, concedersi occasionalmente momenti di svago è comprensibile, ma farne una strategia prevalente nel tempo libero può avere effetti negativi sul benessere lavorativo a lungo termine.
Come riequilibrare i quadranti
Secondo Stephen Covey, il Quadrante 2 è il “Quadrante della qualità”, dove il tempo dedicato a queste attività incrementa la tua efficacia complessiva. È qui che la crescita personale e professionale si fondono con la pianificazione strategica, la prevenzione proattiva e l'azione mirata.
Il primo passo fondamentale per riequilibrare i tuoi quadranti è capire dove stai effettivamente spendendo il tuo tempo. Se utilizzi Todoist per la gestione delle attività, puoi facilmente ottenere un resoconto di tutte le attività completate e delle relative tempistiche. Dopo aver raccolto dati relativi a qualche giorno, prenditi del tempo per analizzare e categorizzare le tue attività nei quadranti, ponendoti queste domande cruciali:
Was this urgent for me?
Was this important to me?
Ricorda che la valutazione di questi criteri deve basarsi esclusivamente sui risultati che tu desideri ottenere, indipendentemente dalle priorità altrui.
Una volta che le tue attività sono state collocate nei quadranti appropriati, analizza attentamente la tua attuale allocazione del tempo. Sei soddisfatto dell'equilibrio che emerge?
Se trascorri gran parte della giornata sulle attività del Quadrante 1, dedica del tempo alla pianificazione per anticipare e prevenire i problemi:
Next step: Organize a weekly or even monthly plan around your current goals and deadlines. At the end of each week, do a weekly review. Reflect on how well your plan worked and adjust for the next week. If most of your Q1 tasks come from external sources, strategize on how you can better plan and anticipate them. You may need to develop a more proactive workflow with a colleague or client, or talk to your boss about rebalancing an excessive workload. If there’s a particular client who’s creating a lot of Q1 tasks, the work may not be worth the stress.
Se il tuo tempo è prevalentemente assorbito dal Quadrante 3, delega, elimina o limita il tempo dedicato a queste "attività che ti tengono occupato" (spesso delegate o non prioritarie):
Next Step: Strategize and write out specific steps on how you’ll limit these tasks. Can you delegate them? Can you just say no? Can you batch these types of tasks together in a single afternoon during your week? Can you have an open discussion with your boss about just how much time you’re spending on “busywork”? Schedule time in your week to take these steps.
Se il Quadrante 4 occupa una porzione significativa del tuo tempo, potresti essere intrappolato in una routine, sopraffatto dallo stress o intento a evitare un problema:
Next Step: Use your time tracking to identify the biggest time wasters and strategize on how to avoid or limit them. Develop a plan to overcome procrastination before you're tempted to procrastinate. Remember, it’s ok to just relax sometimes, but activities in this quadrant have diminishing returns when used excessively.
Man mano che sposti consapevolmente le tue priorità verso il Quadrante 2, continua a utilizzare la Matrice di Eisenhower come guida quotidiana per concentrarti sulle attività che contano davvero.
Come usare la matrice di Eisenhower con Todoist
Todoist offre due metodi efficaci per organizzare le tue attività all'interno dei quattro quadranti della Matrice di Eisenhower: l'utilizzo di etichette personalizzate o l'impiego dei livelli di priorità integrati. Ecco come usare la Matrice di Eisenhower con Todoist.
Utilizzare le etichette
Su Todoist, le etichette lavorano in sinergia con i filtri personalizzati per consentirti di strutturare e visualizzare in modo ottimale la tua lista di attività. Il primo passo consiste nel creare queste due etichette:
@urgent
@important
Una volta create queste etichette, procedi con la revisione della tua lista di attività esistenti e assegna a ciascuna l'etichetta più appropriata, in base alla sua natura e priorità:
Add @urgent & @important to tasks that need to be done immediately and personally
Add @important to tasks that get a due date and are done personally
Add @urgent to tasks that can be delegated or relegated to
Don't add either label to tasks that can be dropped
Per assegnare rapidamente un'etichetta a un'attività, basta digitare il simbolo "@" quando scrivi il nome dell'attività. Apparirà automaticamente un elenco delle etichette attive tra cui scegliere. Man mano che digiti le prime lettere del nome dell'etichetta desiderata, l'elenco si restringerà, rendendo più semplice e veloce la selezione.
Dopo aver etichettato tutte le tue attività in base ai criteri di urgenza e importanza, il passo successivo è la creazione di quattro nuovi filtri, ognuno dei quali corrisponderà a uno specifico quadrante della Matrice di Eisenhower:
Urgent & Important with filter query: @urgent & @important
Important & Not urgent with filter query: @important & !@urgent
Urgent & Unimportant with filter query: @urgent & !@important
Unimportant & Not urgent with filter query: !@important & !@urgent
And/or combine them all into one Eisenhower filter with the query: @urgent & @important, @important & !@urgent, @urgent & !@important, !@important & !@urgent
Now you'll be able to check each filter view to know which urgent and important tasks need your attention first; which important but not urgent tasks need to be scheduled; which urgent and unimportant tasks you should either delegate or do in your low energy hours; and which tasks you should just delete.
Utilizzare i livelli di priorità
Un approccio alternativo all'organizzazione delle attività nella Matrice di Eisenhower in Todoist è l'utilizzo dei quattro livelli di priorità di Todoist. Ogni livello di priorità corrisponderà a un quadrante della matrice di Eisenhower:
Urgent & Important = Priority 1 (Red)
Not Urgent & Important = Priority 2 (Orange)
Urgent & Not Important = Priority 3 (Blue)
Not Urgent & Not Important = Priority 4 (No color)
Assegnare un livello di priorità a un’attività è facilissimo: ti basta cliccare o toccare l’icona a forma di bandierina accanto all’attività e scegliere il livello desiderato. Puoi modificarlo in qualsiasi momento ripetendo l’operazione durante la modifica dell’attività, oppure digitare direttamente “p1”, “p2” o “p3” nel campo di testo mentre la crei: Todoist riconoscerà automaticamente la priorità corretta. Se non assegni alcun contrassegno colorato, l’attività verrà considerata come Priorità 4 per impostazione predefinita.
Per visualizzare le tue attività organizzate per priorità all'interno di tutti i tuoi progetti, imposta un filtro personalizzato. Accedi ai Filtri, clicca su "Aggiungi filtro" e assegna un nome al filtro (ad esempio, "Matrice di Eisenhower"). Nel campo "Ricerca", digita: p1, p2, p3, p4.
Le attività con il livello di priorità più alto appariranno in cima alle tue liste di cose da fare nelle viste "Oggi" e "Prossime" (ricorda che le attività con una data e un'ora di scadenza specifica avranno la precedenza, indipendentemente dal loro livello di priorità).
Gestire ogni quadrante
Una volta configurato Todoist per usare la Matrice di Eisenhower tramite etichette o priorità, puoi iniziare a valutare e gestire attivamente le tue attività all'interno di ciascun quadrante:
Per Q1: Importante e urgente (etichetta @urgente & @importante; priorità p1):
Review your upcoming tasks and make a plan to complete these items first.
Per Q2: Importante e non urgente (etichetta @importante & !@urgente; priorità p2):
Set a reasonable due date for the next steps on each task. Get ahead of your planning by using comments to attach reference materials or add notes to your task.
Per Q3: Urgente e non importante (etichetta @urgente & !@importante; priorità p3):
Delegate as many tasks as you possible. To delegate these in Todoist, you can share projects with anyone, assign tasks, set deadlines, upload files, and discuss task details with collaborators in the comments.
Per Q4: Non importante e non urgente (nessuna etichetta specifica; priorità p4):
Di fronte a una lista di attività, la decisione su quale affrontare per prima può spesso risultare complessa. La Matrice di Eisenhower ti offre un framework prezioso per superare la "trappola dell'urgenza" e concentrare le tue energie su ciò che è realmente importante per il raggiungimento dei tuoi obiettivi a lungo termine.
Use the Eisenhower Matrix to avoid the mere-urgency trap and do more of what's important to you.
Laura Scroggs
Laura is a freelance writer, PhD candidate, and pug mom living in Minneapolis, MN.
